Ngày nay, bài PR là công cụ truyền đạt thông tin quan trọng của tổ chức đến với công chúng. Tuy nhiên, có rất ít tài liệu học thuật giới thiệu về cách hình thành kỹ năng viết PR. Bài viết này được tác giả viết dựa trên các tài liệu chính thống của các TS, Th.S uy tín trong ngành học thuật, nhằm giúp cho độc giả có thể dễ dàng hiểu về kỹ năng viết PR.

1. Thế nào là kỹ năng viết PR

Nghiên cứu vể PR ở nước ta hiện nay mới được đề cập đến như một sự bắt đầu nên có rất ít tài liệu chính thống về ngành này. Theo TS. Đinh Thị Thúy Hằng – trường Học viện Báo chí và Tuyên truyền Hà Nội có đề cập đến trong cuốn “PR - Lý luận & Ứng dụng” (2008), kỹ năng viết cho PR là:

Tất cả các dạng viết PR đều nhằm mục đích tạo dựng mối quan hệ tích cực giữa một tổ chức và những nhóm công chúng thông qua các thủ pháp xây dựng hình ảnh. Theo Thomas H. Bivins, phần lớn các công việc viết PR đều nằm trong hai nhóm: “thông tin kiểm duyệt được” và “thông tin không kiểm duyệt được”.

• Thông tin kiểm duyệt được tức là thông tin được công bố có nội dung, hình thức, vị trí và thời gian theo ý nguyện và chủ định của chính bản thân một tổ chức hay cá nhân nào đó. Ví dụ, các bài báo quảng bá được viết theo nội dung, được đăng ở một vị trí và thời gian đã hợp đồng với một tờ báo yêu cầu của khách hàng. Hoặc thông tin đó được in ấn trong các tờ rơi, các ấn phẩm phát hành nội bộ.
• Thông tin không kiểm duyệt được là các thông tin do báo chí công bố theo nội dung, hình thức, vị trí và thời gian của chính cơ quan báo chí đưa ra. Ví dụ, một tổ chức nào đó gửi thông cáo báo chí đến một tờ báo. Tờ báo đó sẽ xem xét và xử lý lại thông tin theo cách nhìn nhận và tôn chỉ của từng tòa soạn. Khi gửi đi thông cáo báo chí, tổ chức đó có thể nghĩ rằng nội dung văn bản đã được viết một cách ấn tượng và đầy đủ. Tuy nhiên, khi được đăng tải trên tờ báo, nó có thể bị cắt xén một số chi tiết nên thông điệp được đưa ra công chúng không theo đúng ý của tổ chức. Đây chính là loại thông tin mà các tổ chức không kiểm duyệt được, bởi quyền kiểm duyệt thuộc về các biên tập viên của tờ báo.

Muốn PR đạt được hiệu quả tối đa thì cần phải dùng cả hai hình thức thông tin kiểm duyệt được và thông tin không kiểm duyệt được bởi mỗi loại có những ưu thế riêng. Loại thông tin không kiểm duyệt được do báo chí tự lựa chọn và đăng tải, tổ chức không phải trả tiền cho vị trí đăng trên báo, loại hình này có uy tín đối với công chúng và mang tính cân bằng hơn. Tuy nhiên, để thông điệp đến được với công chúng rộng rãi thì các tổ chức nên sử dụng cả hai loại vì một số người thích đọc loại này, một số khác lại thích loại thích đọc loại kia.

2. Vai trò của kỹ năng viết cho PR

• Thu hút công chúng mục tiêu: Dù là thông tin ở dạng kiểm soát được hay không kiểm soát được thi việc các bài viết PR cũng thu hút được công chúng mục tiêu của tổ chức trên diện rộng thông qua các kênh truyền thông đại chúng.

• Quảng bá thương hiệu và giúp tăng doanh số
• Mục tiêu của PR là nhằm hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xây dựng và quan hệ tốt đẹp với công chúng để công chúng biết đến thương hiệu của mình và ngày càng mua hàng nhiều hơn và mục tiêu kinh doanh của tổ chức ngày càng thuận lợi hơn.
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí: Nhờ các nhà báo và các trang mạng xã hội nên các bài viết PR được đăng trên các phương tiện truyền thông, nên các bài viết PR là công cụ quảng bá doanh nghiệp, tổ chức hữu hiệu với chi phí thấp hơn so với quảng cáo.

3. Các thể loại bài viết PR

Các bài viết của PR rất đa dạng, tuy nhiên dưới đây là những hình thức thường dùng nhất, bao gồm 5 dạng thức cơ bản:

- Thông cáo báo chí: Loại bài viết được sử dụng nhiều nhất trong PR, được dùng nhằm mục đích truyền đạt thông tin tới công chúng. Nó được gửi đi tất cả các loại hình báo chí, từ báo in, phát thanh, truyền hình cho đến báo mạng. Đây là tài liệu dành riêng cho giới báo chí.

- Thông tin nền: Những thông tin cơ bản nhằm cung cấp thêm kiến thức nền cho các phóng viên, biên tập viên của tòa báo hoặc giám đốc, nhân viên, người phát ngôn của tổ chức. Thông tin này thường được sử dụng khiến cho bài viết của họ phong phú hơn.

- Bài PR: Được dùng trên tất cả các loại hình báo chí. Việc sử dụng vị trí trả tiền trên truyền thông đại chúng là nhằm bảo đảm chắc chắn rằng thông điệp đưa ra sẽ đến được công chúng theo đúng hình thức và thời gian mong muốn.

- Ấn phẩm nội bộ: Thường sử dụng trong các bản tin hoặc ấn phẩm phát hành trong nội bộ cơ quan, ấn phẩm thương mại, ấn phẩm cho người tiêu dùng. Loại bài này viết theo phong cách báo chí cũng dùng để đăng trên các loại hình truyền thông đại chúng nhưng phải trả tiền. Có hai loại bản tin nội bộ: bản tin nội bộ đối nội và bản tin nội bộ đối ngoại với nhiều loại ấn phẩm khác nhau.

- Các bài diễn văn và phát biểu: Là phương pháp giao tiếp cá nhân để củng cố vị trí hoặc hình ảnh. Bài diễn văn dùng để nói trong giao tiếp trước công chúng, bài viết tốt có thể thông tin, thuyết phục được mọi người và giành được sự ủng hộ của công chúng. Tùy vào sự kiện khác nhau thì bài diễn văn sẽ được chuẩn bị khác nhau.

Nguồn: Như Hạnh - Hình: Internet