Nhiều nhà tuyển dụng dừng công việc của họ xuống một lần một năm để xem xét quá trình làm việc của họ. Vào thời điểm đó, các nhân viên phát hiện ra những gì họ đã làm đúng hay nếu có những sai lầm cần phải cải thiện. Nhưng những gì xảy ra 364 ngày khác trong năm? Và đó là lý do cần đào tạo nhân viên hiệu quả hơn.

Đào tạo nhân viên là một cách tiếp cận khác nhau để phát triển tiềm năng của nhân viên hơn nữa so với hiện tại. Với đào tạo nhân viên, bạn cung cấp cho nhân viên của bạn có cơ hội để phát triển và đạt được hiệu suất tối ưu thông qua đánh giá phù hợp, tư vấn và cố vấn. Thay vì chỉ dựa trên một lịch trình xem xét lại, bạn có thể hỗ trợ người lao động dọc theo con đường để đạt được mục tiêu của họ. Thực hiện trong đúng cách, đào tạo nhân viên được xem như là một lộ trình cho sự thành công và một lợi ích dễ dàng đạt được đối với những nhà quản trị. Làm việc không đúng và người lao động có thể cảm thấy bị mắng, không được đánh giá không tốt.

Dưới đây là bảy bước đào tạo nhân viên, khi theo sau, có thể giúp tạo ra một môi trường tích cực cho việc cung cấp thông tin phản hồi đúng đắn, kịp thời:

Bước 1: Xây dựng một mối quan hệ tin cậy lẫn nhau

Nền tảng của bất kỳ mối quan hệ huấn luyện được bắt nguồn từ mối quan hệ của nhà quản lý ngày qua ngày với các nhân viên. Nếu không có một mức độ tin tưởng, khi tiến hành một cuộc họp đào tạo nhân viên sẽ tạo hiệu quả không cao, thậm chí 1 điều gì đó tệ ngược lại mong muốn của bạn.

Bước 2: Mở hội trong cuộc gặp mặt đào tạo nhân viên

Trong việc mở một cuộc gặp mặt đào tạo nhân viên, điều quan trọng cho các nhà quản lý cần làm rõ, theo một cách bình đẳng, là lý do cụ thể cuộc gặp mặt đã được sắp xếp. Chìa khóa để bước này là để xác định lại - một cách thân thiện, không phán xét - mục đích cuộc họp là tập đầu tiên khi các cuộc hẹn đã được lên kế hoạch. Hay nói cách khác, làm cho nó tự nhiên nhất có thể hơn là 1 sự bó buộc nào đó không thoải mái.

Bước 3: Thỏa Thuận cho quá trình đào tạo nhân viên

Có lẽ là bước quan trọng nhất trong quá trình đào tạo nhân viên là để người lao động đồng ý bằng lời nói rằng một vấn đề hiệu suất tồn tại, hay những tồn tại hiện nay. Nhìn ra hoặc tránh các vấn đề hiệu suất vì bạn cho rằng các nhân viên hiểu được ý nghĩa của nó, đó là một sai lầm điển hình của các nhà quản lý. Để thuyết phục một nhân viên một vấn đề hiệu suất nào đó đang tồn tại, một người quản lý phải có khả năng xác định bản chất của vấn đề, và nhìn nhận được 1 cách tổng quát các vấn đề mà nhân viên không nhận ra, những hậu quả không làm thay đổi hành vi của họ. Để làm điều này, bạn phải xác định hành vi và làm rõ các hậu quả.

Các kỹ năng của quy định cụ thể các hành vi bao gồm ba phần.

• Trích dẫn ví dụ cụ thể của vấn đề hiệu suất.
• Làm rõ mong đợi hiệu suất của bạn trong tình huống đó.
• Yêu cầu người lao động thoả thuận về vấn đề này.

Các kỹ năng của hậu quả làm rõ bao gồm hai phần. Bạn nên:

• Thăm dò để có được những nhân viên để nói lên sự hiểu biết của mình về các hậu quả liên quan đến các vấn đề hiệu suất.
• Hãy hỏi nhân viên để thỏa thuận về vấn đề này.

Bước 4: Khám phá giải pháp thay thế

Tiếp theo, tìm hiểu cách thức vấn đề này có thể được cải thiện hoặc sửa chữa bằng cách khuyến khích các nhân viên để xác định các giải pháp thay thế. Tránh nhảy với lựa chọn thay thế của riêng bạn, trừ khi người lao động  không thể nghĩ ra bất kỳ điều gì khác. Thúc đẩy cho lựa chọn thay thế cụ thể và không khái quát hóa. Mục tiêu của bạn trong bước này không phải là lựa chọn thay thế, đó là bước tiếp theo, nhưng để tối đa hóa số lượng các lựa chọn cho người lao động để xem xét và thảo luận về những thuận lợi và bất lợi của họ cho việc đào tạo nhân viên tốt hơn. Hay nói  1 cách chính xác, hãy khuyến khích họ giải đáp chính những vấn đề họ đang mắc phải.

Điều này đòi hỏi các kỹ năng phản ứng và mở rộng. Bạn nên xác nhận đề nghị của nhân viên, thảo luận về những lợi ích và hạn chế của các đề nghị, yêu cầu và đề nghị cung cấp thêm, và yêu cầu các nhân viên để giải thích làm thế nào để giải quyết vấn đề đang được thảo luận.

Bước 5: Lấy một cam kết để hoạt động

Bước tiếp theo là để giúp nhân viên chọn một sự thay thế. Đừng làm sự lựa chọn cho người lao động. Để thực hiện bước này, người quản lý phải chắc chắn để có được một cam kết bằng miệng của người lao động về những hành động sẽ được thực hiện và khi nào nó sẽ được thực hiện. Hãy chắc chắn để hỗ trợ sự lựa chọn và đề nghị khen ngợi nhân viên trong quá trình đào tạo nhân viên.

Bước 6: Xử lý lý do trong quá trình đào tạo nhân viên

Những lời bào chữa của nhân viên có thể xảy ra ở bất kỳ điểm nào trong những lần đào tạo nhân viên. Để xử lý lời bào chữa, diễn đạt lại quan điểm bằng cách lấy một bình luận hoặc tuyên bố rằng đã thấy được những sai lầm của nhân viên trong quá trình đào tạo nhân viên để được đổ lỗi hay trách móc và đúc lại nó như là một sự khích lệ cho các nhân viên để kiểm tra hành vi của mình. Đáp ứng thắc mắc để hiển thị hỗ trợ cho tình hình của nhân viên và truyền đạt một sự hiểu biết về cả nội dung và cảm giác nhận xét của nhân viên.

Bước 7: Cung cấp Phản hồi

Đào tạo nhân viên có hiệu quả sẽ hiểu được giá trị và tầm quan trọng của thông tin phản hồi liên tục cho thực hiện để người dân của họ, cả tích cực và khắc phục.

Có một vài điều quan trọng cần nhớ khi phản hồi cho người khác. Phản hồi nên:

• Được kịp thời. Nó phải diễn ra càng sớm càng tốt sau khi sự tương tác, hoàn thành việc chuyển giao, hoặc quan sát được thực hiện.
• Phải cụ thể. Câu như "Bạn đã làm một công việc tuyệt vời" hay "Bạn đã không chăm sóc các mối quan tâm của khách hàng rất tốt" là quá mơ hồ và không đủ cung cấp cho cái nhìn sâu sắc vào các hành vi mà bạn muốn thấy lặp đi lặp lại hoặc thay đổi.
• Tập trung vào "những gì," không phải là "tại sao". Tránh làm cho các thông tin phản hồi có vẻ như thể nó là một bản án. Hãy bắt đầu với "Tôi đã quan sát ..." hoặc "Tôi đã nhìn thấy ..." và sau đó tham khảo các hành vi. Tập trung vào hành vi và không phải là người. Mô tả những gì bạn đã nghe và đã thấy và những hành vi ảnh hưởng như thế nào trong nhóm, khách hàng, vv
• Sử dụng một giọng điệu chân thành của giọng nói. Tránh một giai điệu mà thể hiện sự tức giận, thất vọng, thất vọng hay mỉa mai.

Thông tin phản hồi tích cực trong quá trình đào tạo nhân viên sẽ tăng cường hiệu suất. Mọi người sẽ tự nhiên đi những dặm thêm khi họ cảm thấy được công nhận và đánh giá cao. Khi phản hồi khắc phục được xử lý kém, nó sẽ là một nguồn quan trọng của ma sát và xung đột. Khi nó được xử lý tốt, mọi người sẽ trải nghiệm những tác động tích cực và hiệu suất được tăng cường.

Nguồn: sapo