Trong kinh doanh nhà hàng và quán ăn, để tối ưu hóa lợi nhuận bên cạnh mục tiêu thúc đẩy doanh thu, cần phải tối ưu hóa các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động vận hành. Giá bán món ăn không đổi, nhưng nếu những chi phí liên quan giảm xuống, nhà hàng sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn. 

Trong cơ cấu chi phí, chi phí nguyên liệu chiếm trọng số rất lớn. Vì vậy, yêu cầu đặt ra làm sao quản trị kho hàng thật hiệu quả, đảm bảo định lượng và chất lượng, hạn chế vấn đề hao hụt, thất thoát nguyên liệu. Tuy nhiên, không nhiều nhà hàng dành nhiều sự quan tâm về vấn đề này. Các nhà hàng cần có một quy trình quản lý việc sử dụng nguyên liệu chặt chẽ, sẽ tối ưu được khoản chi phí lớn trong hoạt động vận hành.

1. Quản trị định mức nguyên liệu 

Nguyên liệu trong nhà hàng chỉ xác định được lượng hao hụt khi có thước đo chuẩn để đối chiếu. Việc xây dựng thước đo đồng nghĩa với việc cần có công thức định lượng cho tất cả các món ăn cần chế biến. 

Trong cơ cấu chi phí, chi phí nguyên liệu chiếm trọng số rất lớn.

Thực trạng hay gặp trong vấn đề định mức: 

– Chưa có sự thống nhất công thức định lượng giữa bộ phận chế biến và kế toán. Chẳng hạn như, bộ phận bar định nghĩa định mức của 1 cốc nước ép dưa hấu từ 1/3 quả dưa. Tuy nhiên kế toán lại định mức 1 cốc nước ép dưa hấu dùng bao nhiêu kg dưa hấu. 

– Xây dựng thiếu công thức định lượng cho các Bán thành phẩm* trung gian. Ví dụ: mua nguyên liệu thịt bò về sơ chế thành từng phần ăn, sau khi đã tách bỏ những phần không có giá trị sử dụng như xương bò, mỡ bò,…. Tuy nhiên, kế toán lại kiểm kê các phần sau sơ chế và quy ra tương đương nguyên liệu gốc ban đầu, gây ra sự hao hụt số liệu. 

– Các món ăn mới chưa kịp xây dựng định mức. 

– Khách gọi các món ăn mở ngoài menu, không có công thức định lượng 

– Xây dựng định mức món ăn quá chi tiết khi yêu cầu chuẩn xác gần tuyệt đối, tới cả những nguyên liệu phụ rất nhỏ. Thực tế, việc kiểm soát các đầu nguyên liệu phụ này như nước mắm, dầu ăn, các loại gia vị… chiếm khá nhiều thời gian nhưng khó để kiểm soát chính xác, dẫn tới sai số quá cao khi kiểm kê cuối kỳ. 

Như vậy, muốn quản lý được nguyên vật liệu và hạn chế hao hụt, thất thoát thì cần phải xây dựng định mức nguyên liệu. Cuối kỳ, nếu số kiểm kê thực tế chênh lệch với số liệu trên sổ sách thì sẽ có cơ sở để xác định nguyên nhân hao hụt. Từ đó, hệ thống quy trình kiểm soát sẽ chặt chẽ hơn, hạn chế được lượng hao hụt không cần thiết. 

Vậy để xây dựng định mức cần chuẩn bị qua 3 bước: 

– Khoanh vùng món ăn cần xây dựng định mức. 

– Xác định nhu cầu quản lý định mức tới mức chi tiết như thế nào. 

– Kết hợp cùng bộ phận bếp để xây dựng định mức cho sát với thực tế.

Muốn quản lý được nguyên vật liệu và hạn chế thất thoát thì cần phải xây dựng định mức nguyên liệu.

Sau khi có bảng công thức định lượng, kết hợp với quy trình quản lý kho phù hợp, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát nguyên liệu một cách chặt chẽ, hạn chế tối thiểu việc thất thoát. Với từng loại nguyên liệu chính, dựa theo công thức định lượng, kết hợp với lượng hàng bán, bạn hoàn toàn có thể tính toán được lượng tiêu hao nguyên liệu, đối chiếu với số liệu đã dùng thực tế hàng ngày để quản lý hao hụt.

Kết hợp quy trình quản lý kho để kiểm soát nguyên liệu một cách chặt chẽ

2. Quản trị nguyên liệu trong kho theo mục đích sử dụng

Trong kho nhà hàng chứa nhiều chủng loại nguyên liệu, hàng hóa, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ… mà đặc thù là tính luân chuyển nhanh, dẫn tới việc quản lý kho cũng không hề dễ dàng.

– Xây dựng quy trình luân chuyển kho phù hợp: Hàng hóa trong kho khi luân chuyển bắt buộc phải có chứng từ ghi nhận giao cho kế toán, nhằm đối chiếu bất kỳ thông tin nào trên hệ thống.

– Bên cạnh đó, tất cả các hình thức xuất kho khác đều cần được thống kê đầy đủ đúng mục đích sử dụng. Như vậy, bạn sẽ được nhìn được một bức tranh toàn cảnh về kho để thấy được hàng hóa đã bán đi bao nhiêu, đã hủy bao nhiêu, đã hao hụt bao nhiêu…  

Trong nhà hàng vẫn có một số các nghiệp vụ kho đặc thù, nên cần phải xây dựng chúng thành quy trình để kế toán kho luôn ghi nhận đúng: 

– Hàng hóa hỏng, hủy phải có phiếu báo hủy hàng, có bộ phận kiểm tra và ghi nhận, đưa vào chi phí nhà hàng. 

– Xây dựng quy trình hủy món khi có có lý do khách quan đến từ khách hàng. 

– Xây dựng quy trình bán hàng nội bộ, điều chuyển hàng nội bộ, đảm bảo theo dõi được cả số liệu kho xuất và kho nhận.  

Cần xây dựng các nghiệp vụ kho đặc thù thành quy trình để kế toán kho luôn ghi nhận đúng

3. Lời kết

Để tối ưu hóa lợi nhuận, giảm thiểu chi phí không cần thiết là mục tiêu của nhiều nhà hàng/quán ăn hiện nay. Điều đó giúp thay đổi quy trình vận hành, chuẩn hóa và mang lại lợi ích to lớn, giúp các chủ đầu tư có cơ sở để mở rộng quy mô kinh doanh của chính mình.

Nguồn: Ipos