Để cải thiện hoạt động quản lý và kinh doanh nhà hàng/cafe, rất nhiều chủ quán đã nhanh tay “xuống tiền”, đem về những hệ thống POS “sang, xịn, mịn”. Tuy nhiên, không may là nhiều người vẫn còn đang nhầm lẫn, đem về những hệ thống POS bán lẻ, thay vì hệ thống POS F&B chuyên dụng… 

Việc ứng dụng POS bán lẻ vào trong nhà hàng chắc chắn sẽ không phù hợp, đồng thời gây ra những bất tiện không nhỏ. Sau đây iPOS sẽ phân biệt hai hệ thống POS này, đồng thời chỉ ra lý do tại sao bạn nên lựa chọn đúng hệ thống quản lý khi kinh doanh F&B!

1. Hệ thống POS là gì? Chúng hoạt động như thế nào?

Có nhiều chủ cửa hàng kinh doanh khi bắt đầu tìm hiểu về phần mềm bán hàng sẽ thắc mắc hệ thống POS là gì? Về bản chất, POS được viết tắt từ cụm từ “Point of Sale” (Điểm bán) – là những hệ thống hỗ trợ việc quản lý bán hàng và xử lý thanh toán. Hiện nay, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng bắt gặp hệ thống POS tại các quầy thanh toán tiền trong cửa hàng bán lẻ, trong khu trung tâm thương mại, khi thanh toán tiền tại các tiệm cafe,… bởi độ phổ biến của chúng. 

Minh họa về một hệ thống POS F&B của iPOS.vn

Vậy chúng hoạt động như thế nào?

Hệ thống POS bao gồm 2 phần là phần cứng và phần mềm bán hàng:

Phần mềm là chương trình giúp bạn xử lý thanh toán, theo dõi doanh thu của cửa hàng, hay các khoản thu chi, lịch sử mua hàng của từng khách hàng. Tính ưu việt của phần mềm bán hàng chính là thay bạn cập nhật từng nghiệp vụ bán hàng và quản lý các hoạt động kinh doanh trong mọi thời điểm một cách tự động, nhanh chóng với tính chính xác cao và vô cùng tiện lợi.

Phần cứng là các thiết bị bán hàng phục vụ cho quá trình thanh toán của khách hàng. Thương phần cứng của hệ thống sẽ bao gồm máy POS bán hàng, máy in hóa đơn, két tiền,… hay đặc thù trong 1 vài ngành có máy quét mã vạch.

2. Hệ thống POS F&B và POS bán lẻ: Khác biệt nằm ở đâu?

Do có một vài điểm tương đồng nhất định, nên để đi sâu vào làm rõ sự khác biệt giữa POS F&B và POS bán lẻ, cách tốt nhất là so sánh phần mềm và phần cứng của hai hệ thống này. 

2.1. Khác biệt về phần mềm của POS F&B và POS bán lẻ

Phần mềm của hệ thống POS đều có tính năng chung là quản lý bán hàng, tuy nhiên, do đặc thù vận hành của từng lĩnh vực, phần mềm POS F&B và POS bán lẻ lại có sự khác biệt nhất định.

Trong bán lẻ, một giao dịch được tính là hoàn tất khi tất cả mặt hàng bạn chọn mua được xác nhận, in hóa đơn và thanh toán trực tiếp. Đặc biệt, khi đã ghi nhận hết mặt hàng, giao dịch bán lẻ không thể thêm hay bớt sản phẩm được nữa. Những sản phẩm thêm/bớt được tính vào một giao dịch mới hoàn toàn.

Do cách thức hoạt động khá đơn giản, nên tính năng của POS bán lẻ cũng không quá đặc biệt: Chúng chỉ được thiết kế chủ đạo để ghi nhận sản phẩm, xác nhận mua hàng và thanh toán.

Hệ thống POS bán lẻ hầu như chỉ để ghi nhận sản phẩm, xác nhận mua hàng và thanh toán.

Ngược lại, cách thức hoạt động của một giao dịch F&B lại phức tạp hơn rất nhiều: Sản phẩm F&B thường KHÔNG CÓ SẴN, thực khách phải order, sau đó chờ phục vụ chuyển thông tin xuống bếp, bếp chế biến xong thì mới có người phục vụ. Việc thêm bớt món ăn trong suốt quá trình giao dịch cũng xảy ra thường xuyên. Ngay cả bước thanh toán cũng rất linh hoạt, có thể là trả trước hoặc trả sau khi hoàn tất việc dùng bữa. 

Bởi đặc thù hoạt động này mà phần mềm POS F&B cũng có tính năng nâng cao, chuyên biệt hơn: Ngoài order, nó còn phải được liên kết với kho để kiểm tra tình trạng còn/hết nguyên vật liệu, cũng như kết nối với bếp để truyền đi thông tin chuẩn bị, chế biến món ăn. Ngoài ra, POS F&B cũng phải linh hoạt trong khâu thanh toán, cho phép thêm bớt món ăn thoải mái khi giao dịch với khách hàng, thay vì luôn tiền trao cháo múc, “chốt sổ” cứng nhắc như POS bán lẻ.

2.2. Khác biệt về phần cứng của POS F&B và POS bán lẻ

Chính bởi sự khác biệt về phần mềm, mà phần cứng của hai hệ thống POS này cũng có nhiều điểm đặc trưng riêng:

Phần cứng trong hệ thống POS bán lẻ, tiêu biểu là máy POS, thường rất cồng kềnh và luôn được đặt cố định ở quầy thu ngân. Ngoài máy POS, phần cứng còn có thể bao gồm: máy quét mã vạch, két tiền, máy in hóa đơn hay máy in tem cho những sản phẩm không có mã vạch.

Với tính chất linh hoạt trong khâu phục vụ và thanh toán, máy POS F&B vô cùng gọn nhẹ, thậm chí còn có loại cầm tay, di chuyển được linh hoạt. Bên cạnh máy POS, phần cứng của hệ thống còn có máy in hóa đơn, thiết bị quản lý chế biến KDS hay đôi khi là kiosk order tự động.

3. Kinh doanh F&B: Tại sao phải quản lý bằng hệ thống POS chuẩn? 

Với những sự khác biệt cơ bản đã nêu trên, rõ ràng việc sử dụng hệ thống POS không đúng sẽ gây sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ đặc thù của từng lĩnh vực, dẫn đến suy giảm hiệu quả công việc. Bởi vậy, khi kinh doanh F&B, nhất định bạn sẽ phải đúng đắn lựa chọn một hệ thống POS chuyên dụng cho mình, qua đó tận dụng được những ưu điểm sau:

3.1. Hệ thống POS F&B sở hữu những tính năng đặc thù của ngành

Hệ thống POS ngành F&B thường được phát triển bởi những nhân sự có nhiều kinh nghiệm chuyên môn về ngành, đặt tiêu chí nâng cao trải nghiệm khách hàng lên hàng đầu. Do vậy, chúng sẽ có những tính năng đặc trưng, hỗ trợ giải quyết những bài toán chỉ có riêng trong kinh doanh nhà hàng/cafe như:

Hệ thống POS F&B sở hữu nhiều tính năng đặc thù cho ngành nhà hàng/cafe

Ngoài tính đặc thù, những tính năng này còn được thiết kế vô cùng linh hoạt để đáp ứng được nhu cầu không ngừng biến đổi của khách hàng trong ngành kinh doanh F&B. Một hệ thống POS bán lẻ, đơn giản là sẽ không đáp ứng được những tính năng này, do yêu cầu mua bán của người dùng trong ngành này tương đối đơn giản và ít có sự thay đổi.

3.2. Hệ thống POS F&B hỗ trợ kết nối/hợp tác với những tiện ích/đối tác bổ trợ dành riêng cho ngành

Thay vì chỉ sở hữu những bộ tính năng cố định, các hệ thống POS F&B cũng có khả năng tích hợp thêm những tiện ích bổ sung, giúp bạn giải quyết được những bài toán phát sinh trong quá trình phát triển nhà hàng/cafe. Các hệ thống POS bán lẻ, mặt khác, sẽ không thể tích hợp với nhóm tiện ích của ngành F&B do có đặc thù khác biệt về cách thức vận hành.

Một vài những tiện ích đính kèm nổi bật của POS F&B bao gồm:  

• Tiện ích quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng
• Tiện ích phát hành e-voucher và các chương trình khuyến mãi trực tuyến
• Tiện ích Menu Điện tử, số hóa hoạt động gọi món tại điểm bán
• Và còn nhiều tiện ích khác…

Bên cạnh các nhóm tiện ích thì việc kết nối với đối tác cũng là điểm mạnh của hệ thống POS F&B. Đối tác ở đây là những đơn vị đóng vai trò cung cấp các dịch vụ bổ trợ trong xuyên suốt quá trình kinh doanh ăn uống: từ bán online, giao hàng cho đến khuyến mãi, giao dịch thanh toán. Các hệ thống POS bán lẻ, may mắn thì cũng có thể liên kết với các đối tác tương tự, nhưng chắc chắn sẽ không thể đầy đủ và có trải nghiệm tốt cho chủ quán như POS F&B.

3.3. Hệ thống POS F&B cung cấp những dạng báo cáo chuyên sâu trong kinh doanh ăn uống

Các hệ thống POS, trong đó có bán lẻ, đều cung cấp các dạng báo cáo cơ bản, giúp người dùng phần nào mường tượng được về kết quả kinh doanh của mình. 

Tuy nhiên, riêng trong ngành F&B, nhu cầu phân tích, báo cáo đòi hỏi sự sâu sát và đặc thù hơn rất nhiều. Chẳng hạn, để tối ưu cách chế biến hay nội dung thực đơn, bạn cần dữ liệu chi tiết về các biến số như khách hàng đang sử dụng món nào nhiều nhất hay chi phí nguyên vật liệu nào đang trở nên quá đắt. Đây là những dữ liệu chỉ có thể được thu thập, trích xuất cũng như phân tích từ một hệ thống POS chuyên dụng.

POS F&B có khả năng thu thập và phân tích những số liệu đặc thù của ngành

Với khả năng theo dõi các loại dữ liệu đặc thù trong ngành, hệ thống POS F&B sẽ là trợ thủ giúp bạn thực hiện các thay đổi chiến lược, không ngừng cải thiện dịch vụ và tối đa hóa lợi nhuận trong kinh doanh.

3.4. Hệ thống POS F&B luôn có đội ngũ hỗ trợ sâu sát với chuyên môn cao

Không chỉ có sản phẩm đáp ứng tốt về tính năng, những công ty cung cấp hệ thống POS F&B còn sở hữu đội ngũ hỗ trợ khách hàng với hiểu biết sâu về ngành, luôn sẵn sàng tư vấn cho khách hàng giải quyết vấn đề trong nhà hàng hiệu quả. 

Ngoài ra, khi thấu hiểu mọi sự cố trong hệ thống POS đều gây ra gián đoạn các hoạt động kinh doanh cho nhà hàng, kéo theo thất thoát về doanh thu, bộ phận chăm sóc khách hàng của các đơn vị giải pháp F&B cũng xông xáo và “cơ động” hơn rất nhiều. Dịch vụ của các đơn vị này trong nghiệp vụ chăm sóc khách hàng gần như sẽ mở cửa 24/7/365!

Đây là điều mà nhóm hỗ trợ POS bán lẻ, vốn có nghiệp vụ chuyên môn F&B chưa tốt cùng tính chất công việc không linh hoạt sẽ không thể đáp ứng được.

Tạm kết

Mỗi ngành nghề kinh doanh đều có những đặc thù cơ bản, kéo theo việc xây dựng và phát triển giải pháp cho từng ngành nghề cũng vô cùng khách biệt. Việc “râu ông nọ cắm cằm bà kia”, sử dụng giải pháp “tréo ngoe” với mục đích ban đầu của chúng chắc chắn sẽ không đem lại kết quả khả quan. Bởi vậy, nếu bạn là một chủ quán thông thái thì: “ Đã kinh doanh nhà hàng/cafe, xin chớ dại chọn sai máy POS bán lẻ!”.

Nguồn: Ipos