Trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần xem xét các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến các hoạt động diễn ra hàng ngày. Rủi ro có thể phát sinh từ nguyên vật liệu được sử dụng, thiết bị, con người,... Các tác động này được coi là các tác động tiềm tàng với doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng,... tất cả đều có thể một rủi ro được gọi tên cụ thể.

Tùy thuộc vào quan điểm cá nhân, trọng tâm của hoạt động quản lý rủi ro có thể giúp giảm thiểu những tình huống xấu cho doanh nghiệp, khách hàng. Ngoài ra, với nhiều doanh nghiệp thì trọng tâm có thể là tài chính, trong đó tài chính của doanh nghiệp là mối quan tâm chính hoặc tác động tiềm ẩn đến lợi nhuận của các cổ đông khác. Tuy nhiên lại có nhiều tổ chức đặt trọng tâm cao vào thương hiệu, hay bất kỳ thiệt hại tiềm ẩn nào đối với thương hiệu của doanh nghiệp đều có ảnh hưởng lâu dài, do đó những rủi ro gây ảnh hưởng đó cần được xác định và thực hiện các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu khả năng xảy ra những rủi ro.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, trong mọi quy trình cần có một chương trình xác định rủi ro toàn diện, đánh giá rủi ro, đo lường rủi ro, giảm thiểu rủi ro và giám sát sự rủi ro. Một chương trình như vậy cần phải có bao gồm tất cả các khía cạnh hoạt động kinh doanh để đảm bảo trong tất cả các lĩnh vực thì những rủi ro quan trọng đều được nắm bắt.

Nguyên tắc, thực hành và thực hiện "Kiểm soát rủi ro trong sản xuất"

Xây dựng kế hoạch kiểm soát rủi ro trong sản xuất

Giai đoạn đầu tiên của nhiều doanh nghiệp sản xuất trong việc thực hiện chương trình kiểm soát rủi ro thường sẽ là xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro. Cần có kế hoạch kiểm soát rủi ro để đảm bảo rằng có một lộ trình rõ ràng, khách quan trong việc xác định rủi ro được tạo ra và ngăn ngừa được các yếu tố rủi ro thiết yếu dễ bị thiết sót. Kế hoạch cần xác định những người có liên quan và chịu trách nhiệm về việc thực hiện hiệu quả quá trình kiểm soát rủi ro.

Kế hoạch sẽ giải quyết nhu cầu xem xét của ban lãnh đạo đối với quá trình kiểm soát rủi ro trong sản xuất. Kế hoạch sẽ xác định cách thức và thời gian các cuộc đánh giá diễn ra. Nếu kế hoạch liên quan đến một sản phẩm cụ thể, thì kế hoạch cần giải quyết toàn bộ vòng đời của sản phẩm từ giai đoạn đầu tiên đến sản xuất và đưa vào sử dụng sau sản xuất. Tương tự như vậy, đối với rủi ro trong quá trình sản xuất của một doanh nghiệp sản xuất, kế hoạch rủi ro cần bao gồm toàn bộ phạm vi trách nhiệm và tác động trong toàn bộ quá trình.

Các tiêu chí về khả năng chấp nhận rủi ro cần được xác định trong kế hoạch. Kế hoạch phải nêu rõ cách thức thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro bắt buộc và tính hiệu quả của biện pháp kiểm soát đó được xác nhận. Kế hoạch phải phác thảo cách thức thông tin được thu thập và đưa trở lại quá trình phân tích rủi ro trên các cơ sở liên tục.

Thực hiện quy trình kiểm soát rủi ro

Để thực hiện quy trình rủi ro, cần phải liên tục đặt ra câu hỏi. Những rủi ro tiềm ẩn là gì? Cái nào có hại nhất? Nguyên nhân gốc rễ liên quan đến rủi ro là gì? Những rủi ro nào dễ xảy ra nhất? Thực hành thông thường sẽ dành cho một đội nhóm (nhóm kiểm soát rủi ro) với một loạt các kỹ năng và năng lực để tham gia vào quá trình kiểm soát rủi ro.

Khi đội nhóm kiểm soát rủi ro xác định các nguyên nhân, họ cần xác định các tiềm ẩn để giải quyết từng rủi ro. Các hành động này sẽ được thống nhất và thực hiện. Khi được thực hiện thì cần xác nhận tính hiệu quả của cách hành động được thực hiện, Kế hoạch rủi ro và các biện pháp rủi ro cần được cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào về sản phẩm hoặc quy trình và mức độ rủi ro gây ra.

Những người phụ trách kiểm soát rủi ro sẽ cần phải liên tục theo dõi tính hiệu quả và các hành động đã thực hiện và liên tục cập nhật kế hoạch.

Các công cụ và kỹ thuật tạo thuận lợi cho Quy trình Kiểm soát rủi ro trong sản xuất

Khi đánh giá rủi ro, doanh nghiệp nên xem xét việc áp dụng các công cụ đánh giá rủi ro. Lợi ích chính trong việc áp dụng các phương pháp này là các công cụ giúp phân tích dựa trên thực tế và có thể giúp rút ra kiến thức từ những nhân viên có năng lực trong các giai đoạn khác nhau của chương trình kiểm soát rủi ro.

Xác định mức độ rủi ro sản xuất

Đối với mỗi khía cạnh của rủi ro, doanh nghiệp cần thiết lập một phương pháp xác định và đo lường mức độ rủi ro, có thể là tài chính, liên quan đến khách hàng, quy định,…

Khi doanh nghiệp tiến hành quá trình đánh giá rủi ro, xác định được danh sách các rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp sẽ cần sử dụng một số công cụ để xác định độ nghiêm trọng tiềm ẩn, xác suất và khả năng phát hiện của từng rủi ro tiềm ẩn.

Sau đó cần kết hợp từng khía cạnh rủi ro. Có một loạt các phương pháp để kết hợp các biện pháp khác nhau này thành một công thức tính mức độ rủi ro như sau:

Mức độ nghiêm trọng (S) x Xác Suất (P) x Khả năng phát hiện (D) = Số mức độ rủi ro (hoặc số mức độ ưu tiên rủi ro – RPN)

Trách nhiệm quản lý

Trách nhiệm của quản lý cấp cao trong một doanh nghiệp sản xuất là đảm bảo cung cấp các nguồn lực, các cá nhân có năng lực, các nhân viên có năng lực được chỉ định vào quy trình rủi ro, chính sách về khả năng chấp nhận rủi ro được xác định và lập thành văn bản cũng như việc đánh giá hiệu quả của ban quản lý đối với quy trình rủi ro theo quy định.

Lưu trữ dữ liệu

Thông tin dữ liệu kiểm soát rủi ro nên được lưu trữ. Tệp thông tin kiểm soát rủi ro cần xác định rõ nguồn gốc đối với các mối nguy khác nhau đã được xác định, tệp thông tin kiểm soát rủi ro cũng cần xác định phân tích rủi ro được thực hiện, ghi lại đánh giá rủi ro, chi tiết việc thực hiện biện pháp rủi ro, xác minh tính đầy đủ của các biện pháp kiểm soát rủi ro khác nhau và lập hồ sơ đánh giá khả năng chấp nhận của các rủi ro còn lại.

Nguồn: speedmaint.com