Bạn lưu trữ hàng tồn kho ở đâu? Trong phòng khách hoặc nhà để xe, hay tại một không gian nhà kho cho thuê? Thậm chí bạn thuê nhà cung cấp bên thứ ba để lưu trữ hàng hóa?
Là một người bán hàng trên kênh thương mại điện tử, kho bãi là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng của bạn. Quản lý kho thương mại điện tử tốt có thể giúp bạn tiết kiệm tiền bạc và thời gian cũng như giữ cho khách hàng của bạn hài lòng.
Tuy nhiên, nếu việc lập kế hoạch cho kho bãi và lưu trữ không được chú ý để khiến các hoạt động trước khi ra mắt thú vị hơn, bạn sẽ đánh mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Vậy thì đâu là lý do khiến kho thương mại điện tử lại có vai trò quan trọng — và bạn nên làm gì với nó.
Định nghĩa kho hàng trong ngành thương mại điện tử là gì?
Kho thương mại điện tử là nơi lưu trữ hàng hóa vật chất trước khi chúng được bán trực tuyến. Kho bãi bao gồm lưu trữ sản phẩm một cách an toàn và bảo mật, cũng như theo dõi vị trí của các mặt hàng, thời gian nhập kho, thời gian hàng hóa ở trong kho và số lượng có sẵn tại bất kỳ thời điểm nào.
Quản lý kho thương mại điện tử là gì?
Quản lý kho thương mại điện tử đề cập đến các hoạt động kho hàng ngày, bao gồm:
Đào tạo và quản lý nhân viên kho.
Quản lý hàng tồn kho, thiết bị và an toàn.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các hãng tàu.
Bảo quản sản phẩm an toàn.
Dự báo sản lượng vận chuyển và nhu cầu lao động.
Nhận chứng nhận và cấp phép.
Mở rộng quy mô hoạt động khi doanh nghiệp phát triển.
Tuân thủ các quy định an toàn thích hợp.
Ghi nhận các lô hàng xuất nhập hàng ngày.
Và nhiều hoạt động khác.
Rất nhiều thời gian và nguồn lực dành cho việc quản lý kho thương mại điện tử hiệu quả. Nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn cố gắng tự làm tất cả bằng cách giữ kho thương mại điện tử trong nhà.
Tại sao nhiều người sử dụng nơi để xe hoặc phòng khách làm kho hàng?
Khi bạn bắt đầu cửa hàng trực tuyến của mình, bạn có nghĩ đến danh sách gạch đầu dòng ở trên không? Đối với nhiều người, câu trả lời là không. Thông thường, điều này dẫn đến nhà kho, phòng khách và tầng hầm chất đầy sản phẩm từ sàn đến trần nhà. Lý do của vấn đề này là gì?
1. Hoạt động kinh doanh tại nhà
Nếu toàn bộ hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của bạn hoạt động tại nhà, thì bạn nên lưu trữ sản phẩm tại chỗ vào thời gian đầu. Điều này cho phép bạn theo dõi kho hàng của mình, đóng gói và vận chuyển đơn đặt hàng ngay từ nhà, đồng thời nhận hàng tồn kho mới ngay trước cửa nhà bạn. Tuy nhiên, khi số lượng đơn đặt hàng của bạn tăng lên, thì lượng hàng có sẵn của bạn cũng tăng lên — và bạn có thể thấy mình bị chôn vùi trong những chiếc hộp.
2. Chi phí kho bãi quá cao
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, kho thương mại điện tử có thể tốn kém hơn giá trị của nó, đặc biệt nếu bạn muốn kiểm soát hoàn toàn kho của mình. Thuê hoặc mua không gian nhà kho có thể tốn kém. Nếu bạn bán nhiều loại sản phẩm, bạn cần nhiều không gian lưu trữ hơn, khiến nó thậm chí còn đắt hơn.
3. Chủ sở hữu cảm thấy họ quá nhỏ để thuê ngoài
Nhiều doanh nghiệp nhỏ có thể không nhận ra rằng kho bãi là một lựa chọn cho các cửa hàng trực tuyến của họ. Nếu một doanh nghiệp quá nhỏ để mua hoặc thuê kho thương mại điện tử của riêng mình, thì có những lựa chọn thay thế để giữ hàng trong nhà để xe hoặc phòng khách, chẳng hạn như nhập kho thông qua dịch vụ của bên thứ ba. Người bán có thể không nhận ra rằng các tùy chọn như thế này tồn tại cho những người chơi nhỏ hơn, không chỉ những người khổng lồ bán lẻ.
4 lợi ích của việc lưu trữ các sản phẩm thương mại điện tử
Kho bãi có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp thương mại điện tử thuộc mọi quy mô. Dưới đây là bốn lợi ích của việc sử dụng kho bãi bên ngoài cho các sản phẩm của bạn.
1. Giao hàng cho khách hàng của bạn nhanh hơn
Nhờ Hiệu ứng Amazon Prime, người mua sắm trực tuyến mong muốn nhận được đơn đặt hàng nhanh chóng và hợp túi tiền mỗi khi họ mua sắm trực tuyến.
Khi chọn nơi lưu trữ hàng tồn kho của bạn, hãy cân nhắc việc phân phối hàng hóa đó đến nhiều kho hàng trên toàn quốc. Điều này có thể giúp đặt khoảng không quảng cáo của bạn gần với nhiều khách hàng hơn, nghĩa là sẽ mất ít thời gian (và tiền bạc) hơn để các đơn đặt hàng trực tuyến tiếp cận họ.
2. Tổ chức sản phẩm tốt hơn
Nhà kho được thiết kế để lưu trữ sản phẩm. Phòng khách, nhà để xe và phòng khách của bạn thì không. Kho thương mại điện tử có thể cải thiện tính chính xác của việc theo dõi hàng tồn kho và ngăn ngừa các mặt hàng bị thất lạc. Với hệ thống quản lý kho phù hợp, điều này có thể giúp bạn theo dõi tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho và chủ động sắp xếp lại hàng tồn kho.
3. Ít căng thẳng hơn
Kho thương mại điện tử vượt xa các sản phẩm cần không gian lớn để lưu trữ; loại bỏ trách nhiệm quản lý kho bãi của bạn có thể là một sự giải thoát to lớn. Một quy trình có tổ chức hơn và biết rằng các sản phẩm của bạn đang ở trong tay tốt có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
4. Tiết kiệm thời gian
Đối với người kinh doanh thương mại điện tử, thời gian là một nguồn tài nguyên quý giá. Giải phóng thời gian dành cho việc tìm kiếm trong hàng đống sản phẩm hoặc chơi Tetris lưu trữ cho phép bạn tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình. Thông thường, tiết kiệm thời gian có thể bù đắp chi phí lưu kho; Rốt cuộc, thời gian là tiền bạc.
Điều gì xảy ra nếu không có sự quản lý kho thương mại điện tử chặt chẽ?
Cho dù bạn lưu trữ hàng tồn kho tại nhà hay cho thuê không gian nhà kho, mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên tồi tệ nếu bạn không có hệ thống quản lý hàng tồn kho và kho phù hợp. Đây là những gì có thể xảy ra nếu bạn không có hệ thống quản lý kho thích hợp:
1. Hàng tồn kho bị thất lạc
Hệ thống quản lý kho thương mại điện tử theo dõi vị trí lưu trữ của các loại sản phẩm trên trang web của bạn. Nếu không có công nghệ này, hàng tồn kho có thể bị thất lạc, đặc biệt là khi doanh nghiệp và danh mục sản phẩm của bạn tăng lên.
2. Vận chuyển sai hàng hóa
Nếu bạn không theo dõi cẩn thận hàng tồn kho của mình, bạn có thể vô tình vận chuyển nhầm mặt hàng cho khách hàng của mình. Điều này có thể khiến khách hàng lần đầu không quay lại và khiến khách hàng trung thành bỏ đi. Đầu tư vào quản lý kho hàng có thể có tác động tích cực đến lợi nhuận của bạn bằng cách tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
3. Không đủ khả năng lưu trữ
Nhiều doanh nghiệp nhỏ thấy mình hết không gian ở nhà để lưu trữ hàng tồn kho. Ví dụ: Noel Churchill của Rainbow OPTX gặp phải vấn đề này khi thương hiệu kính râm của anh ấy phát triển:
“Nhà kho lưu trữ của tôi đã hoạt động hết công suất - chúng tôi thậm chí không thể nhét thêm một người nào vào đó. Tôi có thể đã thuê một nhà kho ở đâu đó và phát triển vào không gian, nhưng với tính chất thời vụ của hoạt động kinh doanh của chúng tôi, nghĩa là chúng tôi phải mở rộng quy mô thực hiện và lực lượng lao động hàng năm, tôi biết mình phải tìm một đối tác 3PL.” -Noel Churchill, Chủ sở hữu và Giám đốc điều hành của Rainbow OPTX
4. Hết hàng hoặc trữ quá nhiều hàng tồn kho
Chiến lược quản lý kho hàng thương mại điện tử giúp bạn xác định số lượng hàng tồn kho mà bạn nên có trong tay. Quá ít hàng tồn kho có thể dẫn đến hết hàng — và bỏ lỡ cơ hội bán hàng trực tuyến tiềm năng. Quá nhiều hàng tồn kho và bạn có nguy cơ có hàng tồn kho lỗi thời mà bạn không thể bán được nữa.
Hàng tồn kho dư thừa cũng có thể dẫn đến chi quá nhiều tiền cho việc lưu trữ. Quản lý mức tồn kho của bạn một cách chiến lược có thể giúp bạn phân bổ lại các khoản tiền đó.
Xây dựng kho hàng thương mại điện tử với 3PL
Một cách để hợp lý hóa chuỗi cung ứng thương mại điện tử của bạn — bao gồm cả kho bãi — là thuê ngoài dịch vụ hậu cần cho nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL- Third Party Logistics). Làm việc với 3PL cho phép bạn tự động hóa và quản lý tất cả các quy trình hậu cần thương mại điện tử của mình thông qua một đối tác, bao gồm kho bãi, quản lý hàng tồn kho, thực hiện đơn hàng,...
Lợi ích thuê ngoài kho bãi thương mại điện tử và thực hiện đơn hàng cho 3PL
1. Tích hợp thương mại điện tử
Nhiều 3PL tích hợp trực tiếp với các nền tảng thương mại điện tử lớn như BigC Commerce. Ngay sau khi đơn hàng được đặt trên cửa hàng trực tuyến của bạn, thông tin chi tiết sẽ được chuyển đến kho hàng hoặc trung tâm thực hiện đơn hàng của 3PL. Sau đó, đơn hàng được chọn, đóng gói và chuyển đến khách hàng từ kho
Kết nối này cũng cho phép số lượng hàng tồn kho được tự động đồng bộ hóa giữa phần mềm của 3PL và cửa hàng trực tuyến của bạn.
2. Giao hàng dễ dàng trên các thị trường lớn
Ngoài các nền tảng thương mại điện tử, một số 3PL cũng tích hợp với các thị trường trực tuyến lớn. Nếu bạn bán hàng trên Amazon, eBay hoặc Walmart, bạn có thể tự động đồng bộ hóa đơn đặt hàng và hàng tồn kho của mình. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn bán hàng trên nhiều nền tảng — lưu trữ, quản lý và theo dõi hàng tồn kho của bạn thông qua một nhà cung cấp và phần mềm.
3. Theo dõi đơn hàng
Khi 3PL của bạn gửi đơn đặt hàng, thông tin theo dõi sẽ được đẩy trở lại cửa hàng thương mại điện tử của bạn và chia sẻ với khách hàng. Điều này giúp giữ chân khách hàng của bạn ngay từ khi họ đặt hàng cho đến khi hàng đến trước cửa nhà họ.
4. Quản lý hàng tồn kho
Vì họ lưu trữ và vận chuyển sản phẩm cho bạn nên 3PL có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho. Điều này bao gồm theo dõi mức tồn kho, đặt hàng và bổ sung hàng tồn kho cũng như dự báo nhu cầu trong tương lai.
Nhiều 3PL cung cấp phần mềm quản lý hàng tồn kho tích hợp để hợp lý hóa và tự động hóa quy trình. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt cho phép bạn chuẩn bị cho các mức độ nhu cầu và doanh số khác nhau bằng cách theo dõi các xu hướng và mẫu lịch sử.
5. Mở rộng quy mô phát triển của doanh nghiệp
Khi cửa hàng trực tuyến của bạn phát triển và khối lượng đặt hàng tăng lên, bạn sẽ cần nhiều không gian hơn để lưu trữ hàng tồn kho của mình và nhiều nhân viên hơn để quản lý việc thực hiện thương mại điện tử. Làm việc với 3PL đảm bảo rằng bạn có chỗ để phát triển — theo nghĩa đen và nghĩa bóng.
Những người đồng sáng lập thương hiệu trang phục tập luyện quần đùi FLEO đã học được tầm quan trọng của việc chọn một công ty 3PL có khả năng mở rộng một cách khó khăn:
“Trước ShipBob, chúng tôi đã sử dụng một trung tâm thực hiện mà thực sự không thể mở rộng quy mô với chúng tôi. Kể từ khi chuyển sang ShipBob, chúng tôi đã tăng trưởng 30% mỗi năm, đây là minh chứng cho khả năng mở rộng, dịch vụ và công nghệ của họ. Tôi cảm thấy thực sự may mắn khi tìm thấy ShipBob khi chúng tôi tìm thấy.” – Carl Protsch, Đồng sáng lập FLEO
6. Thực hiện đơn hàng nhanh hơn
Nhờ những kỳ vọng do Amazon Prime đặt ra, khách hàng muốn đơn hàng của họ được giao nhanh chóng và miễn phí ở bất cứ nơi nào họ mua sắm trực tuyến. Nếu bạn vận chuyển hàng từ nhà hoặc trung tâm thực hiện đơn hàng ở nông thôn, vận chuyển nhanh có thể tốn kém. Bạn phải ăn những chi phí đó hoặc chọn chuyển chúng cho khách hàng của mình. Đó là một kiểu lose-lose.
Việc chọn một công ty 3PL có nhiều địa điểm kho hàng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng vận chuyển đơn hàng của bạn một cách nhanh chóng và hợp lý. Bằng cách lưu trữ hàng tồn kho tại các trung tâm phân phối gần với nhiều khách hàng hơn, các đơn đặt hàng sẽ có ít khoảng cách hơn (hay còn gọi là ít khu vực vận chuyển hơn), khiến việc vận chuyển nhanh hơn và giá cả phải chăng hơn.
Kết luận
Ngay khi bắt tay vào quản lý, kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, xây dựng và quản lý kho hàng có thể là vấn đề dễ bị lãng quên. Đó là một phần quan trọng của câu đố thương mại điện tử và có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho lợi nhuận của bạn.
Quản lý hàng tồn kho và sở hữu kho chứa hàng tốt cho cửa hàng trực tuyến của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và thời gian đồng thời đáp ứng mong đợi của khách hàng. Cho dù bạn lưu trữ hàng tồn kho trong nhà hay hợp tác với 3PL, hãy ghi nhớ các mẹo và chiến lược trong bài đăng này để có trải nghiệm lưu kho tốt hơn.
Nguồn: Bigcommerce
