Ngày nay việc sử dụng phần mềm và thiết bị giúp quản lý nhà hàng, café, trà sữa v.v… đã không còn xa lạ với chủ F&B nữa. Nhưng làm thế nào để có thể sử dụng các thiết bị phù hợp để tinh giảm chi phí nhân sự nhà hàng, bài viết dưới đây iPOS.vn sẽ đưa tới cho các bạn 3 công cụ cơ bản giúp thực hiện việc này.
1. 3 công cụ giúp cắt giảm nhân sự nhà hàng là gì?
1.1. Máy tính tiền (POS)
Hầu hết các nhà hàng đều trang bị máy POS cho cửa hàng của mình để thuận tiện hơn cho việc thanh toán. Việc sử dụng máy POS đã mang lại rất nhiều những lợi ích cho cả nhà hàng và khách hàng, đặc biệt giúp nhà hành tinh giảm nhân sự.
Giao dịch nhanh và chính xác
Với cách tính tiền thủ công, nhân viên thu ngân phải tự tổng hợp và tính toán số món mà khách hàng đã gọi. Công việc này rất gây mất thời gian và nhầm lẫn nếu trong quá trình ăn khách có gọi thêm món mà nhân viên không ghi lại hoặc ghi nhầm. Ngoài ra, việc thống kê số đơn món ăn mỗi ngày cũng trở nên khó khăn nếu không có máy móc giúp đỡ.
Máy POS hỗ trợ cho các hoạt động thanh toán bán hàng
Tuy nhiên khi sử dụng máy POS, nhân viên chỉ cần bấm chọn bàn và món ăn trên menu đã được thiết lập sẵn. Máy sau khi xử lý order sẽ ghi nhận các giao dịch thanh toán. Các chức năng tính tiền thừa, giảm giá, quà tặng, v.v… được tích hợp trong phần mềm bán hàng chỉ mất vài giây. Ngay cả khi nhà hàng đông khách, máy có thể xử lý khối lượng công việc lớn mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng
Với phương pháp tính tiền truyền thống, khách hàng phải chờ đợi lâu mới đến lượt thanh toán, nhất là khi đông khách. Thay vào đó, máy tính tiền POS thực hiện thao tác thanh toán nhanh chóng, đơn giản và chính xác. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn tạm tính trước để kiểm tra lại, sau khi công đoạn kiểm tra hoàn thành, chỉ cần đợi đến lượt nhân viên sẽ in luôn hóa đơn và chọn hình thức tiền mặt, thẻ hay ví điện tử tùy nhu cầu của khách.
Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên thu ngân
Với POS, tất cả các thao tác thanh toán, in hóa đơn, tính tiền thừa, giảm giá được thực hiện bằng vài cú chạm vuốt nhẹ tiện lợi, nhanh chóng. Nhờ đó, nhân viên thu ngân có thể thực hiện khối lượng công việc lớn một cách chính xác trong thời gian ngắn nhất. Hiệu quả công việc cũng tăng lên đáng kể trong khi nhà hàng không phải thuê thêm nhiều nhân viên.
Quản lý doanh thu, hạch toán doanh thu dễ dàng
Bạn sẽ không mất nhiều thời gian tính toán doanh thu của nhà hàng khi dùng máy bán hàng POS. Những dữ liệu về hóa đơn, thông tin thanh toán, dòng tiền ra vào cửa hàng, báo cáo doanh thu theo từng hóa đơn, nhóm khách hàng, nhóm hàng đều được lưu lại đầy đủ.
Có thể quản lý, hạch toán doanh thu dễ dàng với máy tính tiền
Thêm nữa, máy bán hàng POS kết hợp với phần mềm bán hàng sẽ là giúp kiểm soát hàng xuất – nhập – tồn kho. Bạn sẽ biết được chính xác số lượng hàng còn trong kho, khi nào cần nhập hàng mới, hạn sử dụng của nguyên liệu, lợi nhuận mặt hàng nào cao hơn và bán nhanh hơn v.v… Từ đó, bạn dễ dàng thống kê, phân tích và kịp thời điều chỉnh các quyết định kinh doanh.
1.2. Máy tính bảng (PDA)
Hiện nay tại hầu hết các quán ăn, quán café, nhà hàng… khi thực khách chọn món ăn trên thực đơn, nhân viên phục vụ phải đợi để ghi chép. Sau khi ghi lại order bổ sung, nhân viên phải mang nó vào quầy thu ngân để nhập thêm vào máy POS hoặc mang xuống cho bếp, mất thêm một khoảng thời gian để món ăn được chế biến.
Nếu như một nhà hàng rộng, nhiều tầng hay nhiều khu vực, việc nhân viên chạy đi chạy lại để mang một chai nước, một cốc bia hay từng đĩa thức ăn sẽ rất mất thời gian và nguồn lực. Tất cả công việc này nếu không được tổ chức tốt sẽ gây ách tắc, dễ nhầm lẫn và mất thời gian. Mặt khác, mỗi lần khách hàng cần nhân viên phục vụ phải ngóng chờ để gọi.
Sử dụng PDA giúp cắt giảm nhân sự nhà hàng
Trong trường hợp này, hướng xử lý cho các nhà hàng là sử dụng thiết bị order cầm tay (PDA), tùy theo quy mô của quán mà phân chia số lượng nhân viên cùng PDA phù hợp. Nhân viên A ở khu vực X sẽ bao quát toàn bộ yêu cầu thêm của khách, khi khách muốn gọi thêm món, nhân viên vẫn tiến hành gọi đồ như bình thường trên PDA, hệ thống sẽ kết nối đến bar/ bếp để chế biến và trả đồ. Điều này sẽ giúp rút ngắn thời gian gọi món, không nhầm lẫn hóa đơn cho khách mà giảm công sức đi lại cho nhân viên.
Gọi món bằng máy tính bảng sẽ giúp khách hàng trải nghiệm trọn vẹn sự phục vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng của nhà hàng. Khi order bằng PDA, nhân viên sẽ cầm máy tính bảng đến từng bàn và gọi món. Khách hàng muốn gọi thêm món cũng không cần phải đi xuống quầy để gọi, mà chỉ cần gọi nhân viên đừng gần đó gọi và nhập ngay món vào PDA, không có sự nhầm lẫn hay sai sót gì cả.
Sử dụng máy tính bảng (PDA) trong kinh doanh nhà hàng sẽ giúp tiết kiệm thời gian của nhân viên, tránh xảy ra sai sót trong quá trình phục vụ và quan trọng sẽ giúp cắt giảm nhân sự ở một số bộ phận.
1.3. Máy in
Tại sao máy in trở thành thiết bị buộc phải có ở mỗi quần thu ngân nhà hàng, ngoài tính năng in hóa đơn, máy in đóng góp như thế nào vào quy trình bán hàng giúp tối ưu nhân sự?
Trong quán ăn, nhà hàng, quán nhậu thường được trang bị máy in tại 2 khu vực với chức năng khác nhau. Máy in đặt tại quầy thu ngân giúp in hóa đơn thanh toán khi tính tiền. Bên cạnh đó là máy in đặt tại khu vực bếp để in phiếu chế biến. Khi nhân viên order, món ăn sẽ được máy in tại bếp in phiếu chế biến. Bếp nhận đơn và chế biến luôn, nhân viên không cần chạy xuống hay hô to số món, giúp tiết kiệm thời gian phục vụ. Bên cạnh đó việc dùng máy in còn có tác dụng:
Thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại.
Ngày nay hầu hết tất cả các cửa hàng đều xuất hóa đơn bằng máy khi thanh toán, nên theo tâm lý ngày nay khách hàng sẽ hài lòng hơn khi cầm trên tay một tờ hóa đơn rõ ràng và đẹp được in ra từ máy in bill hơn là một tờ hóa đơn viết tay bằng 1 loại giấy nào đó. Máy in hóa giúp tiết kiệm thời gian viết hóa đơn cho nhân viên và khách hàng cũng cảm thấy tiện hơn khi nhận một tờ hóa đơn được thiết kế vừa đẹp mắt.
Máy in là thiết bị quan trọng trong nhà hàng
Tăng sự tin tưởng với khách hàng
Sau khi thanh toán và nhận được phiếu tạm tính, khách hàng thường sẽ kiểm tra lại các con số đó xem có chính xác hay không? Và đều chắc chắn rằng 100% khách hàng sau khi nhận được hóa đơn bán hàng đều kiểm tra lại những thứ họ đã mua, cả số lượng và giá cả. Việc in phiếu tạm tính trước sẽ tránh được sai sót so với việc ghi bằng tay, giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra và tăng sự tin tưởng đối với cửa hàng của bạn.
Hạn chế tối đa thất thoát, gian lận
Sử dụng máy in hóa đơn cho cửa hàng sẽ giúp chủ nhà hàng biết được các hàng hóa nào nhân viên đã bán và bán có đúng giá niêm yết hay không. Ngoài ra, trong quá trình bán hàng sẽ xảy trường hợp nhân viên thu tiền của khách nhưng không tạo hóa đơn để gian lận. Khi đó, để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và tránh thất thoát tiền, bạn nên ghi chú tại cửa hàng là “khách hàng vui lòng nhận hóa đơn khi mua hàng”, khi đó nhân viên bán hàng bắt buộc phải in hóa đơn.
2. Các thiết bị đã giúp gì cho quá trình vận hành kinh doanh?
2.1. Tiết kiệm chi phí nhân sự
Việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ sẽ giúp tiết kiệm chi phí mà nhà hàng chi trả cho nhân sự như tiền lương nhân viên, các khoản đãi ngộ khác và đặc biệt giúp tối ưu hiệu quả, năng suất làm việc của nhân viên.
Sử dụng máy POS, PDA, máy in giúp tiết kiệm chi phí nhân sự
Máy POS với hệ thống kết nối với máy in hóa đơn, PDA giúp nhà hàng xây dựng quy trình phục vụ tối giản, giảm tối đa sức lao động nhân viên cho việc chạy đi chạy lại. Các chủ nhà hàng cũng có thể cắt giảm nhân sự trong các ca làm vì số lượng nhân viên chạy bàn và bê món có thể gộp chung lại. Tiền lương chi trả cho nhân viên và các khoản trợ cấp, hỗ trợ cũng sẽ ít đi, lợi nhuận nhà hàng theo đó sẽ tăng lên.
Bên cạnh đó, việc sử dụng ít nhân viên hơn và kết hợp với các thiết bị hỗ trợ sẽ giúp nhà hàng tăng hiệu suất làm việc. Nhân viên biết rõ công việc của mình ở đâu, tập trung làm tốt nó. Việc kiểm soát, phân chia ca làm việc, sắp xếp số lượng nhân viên fulltime, parttime cũng dễ dàng hơn.
2.2. Tăng trải nghiệm khách hàng
Với phương pháp kinh doanh nhà hàng truyền thống, quy trình thanh toán mất nhiều thời gian, khách hàng phải đợi nhân viên khác đi kiểm kê số món ăn, ghi chép và tính toán hoặc nhẩm miệng. Có không ít trường hợp phục vụ trả nhầm món giữa bàn này và bàn kia, người đến sau nhận được đồ trước gây khó chịu cho thực khách.
Khách hàng sẽ có những trải nghiệm tốt hơn tại cửa hàng
Tuy nhiên với giải pháp khép kín kết hợp giữa máy POS, máy in, PDA những vấn đề trên dễ dàng được xử lý. Khách hàng sau khi kiểm tra phiếu tạm tính của mình, mang hóa đơn ra quầy thu ngân và lựa chọn hình thức thanh toán tiền mặt, ví điện tử, thẻ, v.v… nhanh chóng.
Chúng ta ai cũng từng là khách hàng, khi mà bạn bước chân vào một nhà hàng có dịch vụ nhanh chóng. Thực khách không phải tốn quá nhiều thời gian chờ đợi, nhân viên ai biết việc người đó, tất cả đều theo một trật tự ngăn nắp và ổn định. Nhờ những điều đó thôi, nhà hàng của bạn cũng đã lấy thêm được điểm trong mắt khách hàng rồi.
2.3. Tăng hình ảnh thương hiệu, giảm chi phí Marketing
Sử dụng các thiết bị hỗ trợ giúp tăng trải nghiệm của khách hàng về quán. Trải nghiệm tăng, mức độ hài lòng về thương hiệu tăng tất nhiên khách hàng sẽ không ngại nhắc đến bạn với bạn bè, trong những câu chuyện chọn điểm đến để dùng bữa. Đây là một trong những phương pháp marketing tiết kiệm và hiệu quả nhất, không có cách marketing nào hiệu quả hơn marketing truyền miệng từ chính khách hàng của mình.
Tăng hình ảnh thương hiệu của nhà hàng
Ngoài ra, trong hóa đơn bạn gửi lại khách hàng, bên cạnh những thông tin như tên quán, logo, địa chỉ và số điện thoại hãy thiết kế thêm một câu chào hỏi hoặc hẹn gặp lại đầy cảm xúc hoặc thú vị. Khách hàng biết đâu vì một câu nói chạm đến cảm xúc, họ sẽ yêu quý thương hiệu của bạn hơn, yêu quý thì tất nhiên phải gặp lại. Biến hóa đơn bán hàng thành một hình thức quảng cáo miễn phí, nhà hàng đã tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ cho marketing.
Là một người chủ, chắc bạn đã có sự lựa chọn hoàn hảo để giúp tiết kiệm chi phí nhân sự cho nhà hàng của mình rồi chứ?
