Trong các nhà hàng, quán cafe, nhân viên thường làm việc theo ca. Việc này gây không ít khó khăn cho các chủ kinh doanh trong việc quản lý nhân viên, quản lý doanh thu, lãi lỗ trong từng ca làm việc. Bạn đã từng đau đầu vì thu chi tiền mặt không rõ ràng? Các số liệu tài chính không khớp nhau? Phát hiện thất thoát nhưng không biết vấn đề nằm ở đâu, xảy ra ở ca làm việc của nhân viên nào?
Dưới đây là phương pháp kiểm kê và chốt ca chặt chẽ giúp các chủ nhà hàng/quán cafe hạn chế những thất thoát không đáng có trong quá trình quản lý ca làm việc của nhân viên.
1. Vì sao cần thường xuyên thực hiện việc kiểm kê chốt ca?
Kiểm soát thu chi từng ca
Theo dõi các báo cáo chốt ca sau mỗi ca làm việc của nhân viên hoặc cuối ngày sẽ giúp bạn nắm được mức thu chi cũng như tình hình kinh doanh cụ thể trong từng ca, từng ngày. Từ những số liệu về doanh thu, món ăn/đồ uống nào đang bán chạy hoặc khó bán, thời điểm nào đắt khách trong ngày,… bạn sẽ đưa ra các kế hoạch điều chỉnh kinh doanh kịp thời cũng như tránh được những thất thoát không đáng có.
Phát hiện sớm những bất thường và hành vi gian lận
Thường xuyên kiểm kê, theo dõi các báo cáo chốt ca sẽ giúp bạn phát hiện sớm những bất thường trong các số liệu tài chính, những vấn đề liên quan đến hoạt động bán hàng của nhân viên như chỉnh sửa/hủy hóa đơn, áp dụng chương trình khuyến mãi, chiết khấu không hợp lý,… Đây là những nguyên nhân gây thất thoát rất dễ gặp phải trong kinh doanh nhà hàng, quán cafe,… Do đó khi phát hiện những bất thường trong báo cáo chốt ca, bạn nên yêu cầu nhân viên giải trình ngay để xác định nguyên nhân và xử lý vấn đề nhanh chóng, kịp thời.
Đánh giá nhân viên
Các báo cao ca là cơ sở để các chủ quán theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: Nhân viên thực hiện những công việc gì? Có hoàn thành các công việc được yêu cầu hay không? Doanh số bán hàng của từng nhân viên như thế nào? Có biểu hiện gian lận hay không?… Thông qua việc kiểm kê, theo dõi các báo cáo chốt ca hàng ngày, nhà quản lý có thể đánh giá được từng nhân viên, từ đó đưa ra các chính sách thưởng phạt phù hợp cũng như những điều chỉnh để cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Kiểm kê, theo dõi báo cáo chốt ca thường xuyên để hạn chế thất thoát2. Những vấn đề gặp phải khi thực hiện kiểm kê, chốt ca theo phương pháp thủ công
Kiểm kê, chốt ca theo phương pháp thủ công bằng sổ sách ghi tay hay file excel có ưu điểm là ai cũng có thể dễ dàng thực hiện, không cần thành thạo công nghệ và đặc biệt là không tốn chi phí. Đây cũng được coi là phương pháp khá linh hoạt vì việc kiểm đếm, báo cáo dữ liệu tùy thuộc vào tư duy của mỗi cá nhân, không phụ thuộc vào một biểu mẫu nhất định.
Tuy nhiên kiểm kê, chốt ca bằng phương pháp thủ công lại rất dễ dẫn đến thất thoát. Một số vấn đề dễ gặp phải như:
- Sổ sách ghi tay khó kiểm soát, chữ xấu khó đọc, nhân viên dễ dàng sửa đổi, hủy hóa đơn mà chủ quán khó có thể phát hiện ra vì không lưu lại lịch sử
- Dễ nhầm lẫn, sai sót trong khâu nhập dữ liệu vào file excel
- Dữ liệu file excel không được bảo mật, bất cứ ai cũng có thể xem, cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu dẫn đến tình trạng gian lận, dối trá và khó khăn để truy ra sai sót nằm trong ca làm việc của nhân viên nào, ai là người cố tình làm sai dữ liệu
- Toàn bộ thông tin, dữ liệu các ca đều nằm trong sổ sách hoặc máy tính nên rất bất tiện khi chủ quán muốn quản lý các ca làm việc của nhân viên từ xa
- Thiếu dữ liệu để thực hiện đối soát
Khó kiểm soát khi kiểm kê theo phương pháp thủ công3. Hướng dẫn kiểm kê và chốt ca tránh thất thoát tài chính bằng phần mềm quản lý bán hàng
Hiện nay, phần mềm quản lý bán hàng được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực trong kinh doanh nhà hàng, quán cafe,… Việc quản lý nhân viên theo ca cũng trở nên đơn giản hơn, hạn chế thất thoát hiệu quả. Nhân viên hay các chủ kinh doanh/nhà quản lý đều có thể thực hiện kiểm kê, chốt cả một cách dễ dàng và chính xác hơn nhờ phần mềm mà không phải tốn kém nhiều thời gian, công sức như trước.
3.1. Đối với nhân viên
Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, nhân viên có thể thực hiện các nghiệp vụ khi kết thúc ca như kiểm tra số liệu doanh thu ca làm việc, kiểm đếm tiền và bàn giao két cuối ca làm,… một cách thuận tiện và dễ dàng đối chiếu số liệu.
Khi đóng ca, nhân viên có thể xem lại chi tiết các đơn hàng mình đã thực hiện và tiến hành kiểm đếm, đối chiếu với số liệu thực tế. Các thông tin chi tiết về tổng doanh thu, số lượng các món đã bán ra, doanh thu theo từng món, các khoản thu chi (nếu có),… đều được thể hiện rõ ràng trên phần mềm để nhân viên có thể dễ dàng theo dõi, đảm bảo các thông tin là chính xác trước khi bàn giao cho ca sau. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể in phiếu chốt ca nhanh chóng nếu nhà quản lý có yêu cầu.
Bảng chi tiết ca trên phần mềm FABi giúp nhân viên dễ dàng theo dõi3.2. Đối với chủ kinh doanh/nhà quản lý
Thay vì sổ sách ghi tay hay các file excel dễ nhầm lẫn, nhà quản lý có thể theo dõi chi tiết từng ca làm việc của nhân viên một cách chặt chẽ trên phần mềm quản lý bán hàng bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Các ca làm việc của nhân viên, thông tin đơn hàng cũng như chi tiết các giao dịch đều được tự động ghi nhận trên phần mềm theo thời gian thực.
Ví dụ về giao diện báo cáo ca cực kỳ chi tiết trên phần mềm quản lý bán hàng FABiĐể hạn chế thất thoát cũng như phát hiện sớm tình trạng nhân viên gian lận, khi kiểm kê và theo dõi báo cáo chốt ca, nhà quản lý cần quan tâm đến một số vấn đề như sau:
Kiểm tra báo cáo doanh thu, chi phí
Công việc đầu tiên khi thực hiện kiểm kê, chốt ca là kiểm tra các hoạt động thu chi để nắm được tình hình kinh doanh trong ngày. Các công việc cần làm là thực hiện kiểm đếm tiền mặt, tổng hợp doanh thu, các khoản thu chi khác trong ca và so sánh với số liệu thống kê trên phần mềm bán hàng xem có sự chênh lệch nào không, từ đó tìm hiểu rõ về nguyên nhân dẫn đến chênh lệch để có giải pháp xử lý kịp thời.
Tiền trong két cuối ca = Số dư đầu ca + Tổng doanh thu (Net) + Số tiền thu – Số tiền chi
Khi kiểm đếm tiền trong két, có thể tổng tiền kiểm đếm được không bằng với tổng tiền khi tính toán theo công thức trên. Lúc này bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:
Thứ nhất, doanh thu phải là “doanh thu net” – tức là doanh thu sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá cho khách hàng.
Thứ hai, tiền trong két là tiền mặt. Do đó bạn cần kiểm tra lại trong ca đó có những phương thức thanh toán nào như tiền mặt, ví điện tử, chuyển khoản,… Chỉ tính toán dựa trên số tiền theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt.
Thứ ba, kiểm tra lại các phiếu thu chi mà nhân viên đã thực hiện trong ca xem có gì bất thường hay không, có khoản chi nào mà nhân viên không lập phiếu hay số tiền nhập vào không chính xác,…
Giả sử số dư đầu ca trong két là 2.000.000đ, doanh thu net là 940.000đ (sau khi đã trừ phiếu giảm giá 30.000đ), trong ca bạn có 2 phương thức thanh toán là tiền mặt (660.000đ) và ví điện từ Momo (280.000đ), ngoài ra có khoản chi phát sinh là 200.000đ. Như vậy số tiền trong két cuối ca bằng 2.460.000đ (2.000.000đ + 660.000đ – 200.000đ).
Chi tiết các khoản thu chi trên báo cáo ca của phần mềm FABiTrường hợp số liệu kiểm đếm thực tế không khớp với số liệu ghi nhận trên phần mềm quản lý bán hàng như số dư cuối ca khác nhau, tổng doanh thu (bao gồm tất cả phương thức thanh toán) không trùng khớp,… bạn nên tìm hiểu lý do và yêu cầu nhân viên giải trình.
Theo dõi doanh thu chi tiết
Bên cạnh số liệu về tổng doanh thu, bạn cũng nên theo dõi các thông tin chi tiết hơn như doanh thu đến từ những nguồn nào (tại chỗ, mang về hay từ các app giao hàng trực tuyến như Grab, Now,…), những nhóm món nào bán chạy và mang về doanh thu bao nhiêu,… Những số liệu này sẽ giúp bạn đưa ra những điều chỉnh kinh doanh kịp thời, tiếp tục phát triển những điểm đang là thế mạnh cũng như có giải pháp cho những điểm còn chưa tốt để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Thông tin tổng hợp về từng món, nhóm món như số lượng, doanh thu trong từng ca đều được thể hiện chi tiết trên báo cáo ca của phần mềm FABiKiểm tra các hóa đơn sửa, hủy
Nghiệp vụ sửa, hủy hóa đơn là nghiệp vụ nhạy cảm trong kinh doanh ăn uống. Lợi dụng việc khách hàng không biết hoặc không để ý cũng như những lỗ hổng trong công tác quản lý, nhân viên có thể gian lận bằng cách tự ý chỉnh sửa hóa đơn, bỏ món, sửa món có giá trị thấp hơn hay hủy hóa đơn để thu về phần chênh lệch giữa số tiền ghi nhận trên phần mềm và số tiền thực tế đã nhận từ khách hàng. Do đó khi kiểm kê và theo dõi các báo cáo chốt ca, bạn nên kiểm tra lại các hóa đơn xem trong ca làm việc của nhân viên có hóa đơn nào được sửa/hủy không và làm rõ lý do sửa/hủy những hóa đơn này. Hiện nay, lịch sử giao dịch của nhân viên đều được lưu lại trên phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn dễ dàng theo dõi, kiểm tra khi cần thiết.
Phần mềm quản lý bán hàng FABi ghi nhận toàn bộ lịch sử giao dịch của nhân viên. Bạn dễ dàng theo dõi chi tiết toàn bộ hóa đơn cũng như các hóa đơn sửa/hủy trong từng caThống kê các chương trình khuyến mãi đã áp dụng
Sẽ có những thời điểm, nhà hàng hay quán cafe chạy các chương trình khuyến mãi, giảm giá để thu hút khách hàng mới hay các chương trình ưu đãi thành viên. Lúc này bạn sẽ cần theo dõi được số lượng voucher, khuyến mãi, giảm giá,… đã được áp dụng trong ngày là bao nhiêu, nhân viên có áp dụng đúng khuyến mãi cho khách hàng không. Rất nhiều trường hợp nhân viên gian lận bằng cách tự ý khuyến mãi, giảm giá cho người thân, người quen hay cố tình không thông báo khuyến mãi cho khách hàng để thu đủ tiền từ khách trong khi vẫn nhập khuyến mãi trên hóa đơn để bỏ túi phần chênh lệch,.. Thông qua báo cáo chốt ca, bạn sẽ nắm được chi tiết những chương trình nào đã được sử dụng trong từng ca làm việc và áp dụng cho những hóa đơn nào.
Biểu đồ trực quan về việc áp dụng chương trình khuyến mãi trong một ca trên phần mềm FABiThất thoát là một trong những vấn đề mà tất cả những ai kinh doanh nhà hàng, quán cafe đều phải đối mặt. Điều quan trọng là làm thế nào để hạn chế những thất thoát đó hiệu quả nhất. Hy vọng rằng với những chia sẻ từ iPOS.vn, bạn có thể tránh được những thất thoát không đáng có ngay từ khâu kiểm kê, chốt ca bán hàng hằng ngày.
Nguồn: Ipos
