Ý tưởng tổ chức sự kiện được coi là “linh hồn’ của bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào. Bởi không có ý tưởng, chúng ta sẽ không hình dung ra được cái chủ đề hay nội dung chính mà chương trình cần phải hướng đến là gì. Tuy nhiên để lên được ý tưởng hay, phù hợp với mong muốn của khách hàng và thu hút khách mời là câu hỏi khó đối với người tổ chức sự kiện. Để giải quyết vấn đề này, LuxEvent sẽ bật mí cho bạn những bước để tạo nên một ý tưởng thật ấn tượng và hiệu quả ở bài viết dưới đây.

Vì sao cần chuẩn bị ý tưởng cho sự kiện?

Chuẩn bị ý tưởng là bước cần thiết để giúp các doanh nghiệp tổ chức được một chương trình thành công và hiệu quả.

Do nhu cầu của doanh nghiệp cũng như sự phát triển của thời đại, các sự kiện không chỉ được đa dạng hóa mà còn được chú trọng trong từng khâu tổ chức, đặc biệt là ý tưởng.

1.Giúp sự kiện diễn ra thuận lợi

Một sự kiện được chuẩn bị ý tưởng cụ thể, nội dung rõ ràng chắc chắn sẽ được diễn ra chỉnh chu và trọn vẹn hơn so với chương trình hời hợt không có ý tưởng. Nhờ đó, các giai đoạn sẽ được bao quát và bám sát timeline để thể hiện thông điệp một cách nhất quán. Đồng thời, điều này còn hạn chế tối đa các phát sinh không đáng có nhằm giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công.

2.Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Khi thấy sự kiện càng diễn ra tốt đẹp thì khách mời sẽ càng hài lòng khi tham gia chương trình. Qua đó, khách hàng sẽ bị thu hút bởi sự chuyên nghiệp và chuẩn bị kỹ càng của doanh nghiệp mà sẽ càng thêm tin tưởng và yêu quý hơn. Dù là sự kiện nhỏ hay có quy mô lớn thì sự uy tín của doanh nghiệp sẽ được thể hiện hết ở quá trình diễn ra và nâng cao thương hiệu của mình.

Mời bạn xem thêm Bí quyết để tổ chức sự kiện thành công mới nhất 2023: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết để có một sự kiện thành công

3. Gây ấn tượng đến khách mời

Ý tưởng tốt là ý tưởng hấp dẫn và gây ấn tượng được với khách mời. Do đó, người tổ chức cần xem xét kỹ lưỡng để xây dựng cho mình một ý tưởng thật độc đáo, vui nhộn, khơi gợi được sự tò mò của khách hàng. Đó cũng là một thành công lớn của bất kì chương trình nào. Bản thân khách mời khi thấy vui vẻ sẽ càng tin tưởng và tham gia chương trình một cách nhiệt tình hơn.

Các bước để xây dựng ý tưởng hiệu quả

1. Xác định chủ đề sự kiện

Chủ đề sự kiện chính là xác định được mục đích, đối tượng hướng đến, hình thức tổ chức, concept chương trình… cụ thể và rõ ràng. Có 2 loại sự kiện mà bạn cần phân biệt rõ để dễ dàng hơn trong việc tìm chủ đề chính đó là sự kiện mang tính chất nghiêm túc, trang trọng hay sự kiện giải trí.

- Sự kiện trang trọng: Là các buổi hội thảo, khai trương, họp báo, hội nghị, … Hình thức sự kiện này sẽ không yêu cầu quá nhiều về chủ đề hay ý tưởng chương trình vì đã có sẵn mục đích tổ chức từ chính tên của sự kiện.

- Sự kiện giải trí: tất niên, lễ tri ân, ngày hội gia đình, festival, sự kiện lễ hội,… Chủ đề của các sự kiện này có thể linh hoạt thay đổi để bắt kịp xu hướng và phù hợp hơn với chương trình hiện nay. Do đó, người tổ chức cần không ngừng tìm hiểu và sáng tạo để xây dựng các ý tưởng cũng như kịch bản mới mẻ và độc đáo thu hút khách mời cho doanh nghiệp.

2. Xây dựng kịch bản chung

Sau khi xác định được chủ đề chính, nội dung các hạng mục, người tổ chức sẽ bắt đầu tiến hành xây dựng kịch bản từ chung đến chi tiết theo từng mốc thời gian chi tiết nhất. Ở đây sẽ gồm các thông tin chi tiết từ địa điểm, công việc, nhân lực đến cả các biện pháp khắc phục những rủi ro có thể xảy ra để đảm bảo chương trình diễn ra một cách trọn vẹn nhất.

Ơ bước này, người viết kịch bản phải có kinh nghiệm tổ chức cũng như những kiến thức trong từng hạng mục để không bỏ sót bất kì công việc nào.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Người tổ chức cần đến tận nơi để khảo sát địa điểm để đảm bảo sự chính xác cũng như tính thực tế ở thời điểm đó. Dựa vào kịch bản đã giới hạn địa điểm từ trước mà chúng ta sẽ xác định địa điểm cụ thể bao gồm:

- Tổ chức trong nhà: Với lợi thế là tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, dễ dàng để quản lý nên hình thức này hiện nay khá được yêu thích và phổ biển rộng rãi. Không gian tổ chức bị giới hạn phù hợp với các sự kiện vừa và nhỏ như hội thảo, hội nghị,… đảm bảo được sự riêng tư và sang trọng tạo cảm giác thoải mái, gần gũi hơn. Ngoài ra, hình thức này sẽ hạn chế được ảnh hưởng của thời tiết và không gian bên ngoài như người lạ hay những yếu tố khách quan khác. Tuy nhiên đối với các sự kiện cần không gian rông lớn cho số lượng người tham gia đông như festival, amazing race… thì không nên chọn hình thức tổ chức này.

- Tổ chức ngoài trời: Hình thức này phù hợp với các sự kiện lớn và vừa do đặc điểm không gian rộng rãi, thoáng mát tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động vui chơi. Bên cạnh đó, các sự kiện còn kết hợp với những ý tưởng độc đáo như hội chợ, du lịch kết hợp với teambuilding, festival,… Địa điểm này là sự lựa chọn lý tưởng cho hoạt động dài ngày vừa tham gia chơi team, vừa trò chuyện và đến tối có thể tổ chức gala dinner. Bên cạnh những ưu điểm đó, hình thức này cũng khá tốn nhiều chi phí và đòi hỏi nhiều nhân sự hỗ trợ. Do yếu tố tác động của thời tiết, người tổ chức cần lường trước các biện pháp khắc phục những ảnh hưởng của thời tiết như chuẩn bị ô, bạt, chỗ trú…

4. Lên ý tưởng trang trí

Sau khi đã xác định được địa điểm, bạn cần bắt đầu phần trang trí sân khấu, in ấn… Bạn cần nắm bắt được các tone màu chủ đạo, concept, hình ảnh xuyên suốt chương trình… độc đáo và dễ nhận diện, thu hút.

5. Xây dựng chương trình giải trí

Chương trình giải trí là nội dung quan trọng và góp phần tạo nên sức hút và gây ấn tượng cho khách mời. Một số chương trình giải trí phổ biến hiện nay như: tiết mục âm nhạc, trò chơi teambuilding, gameshow, ảo thuật, đố vui có thưởng,.. Chương trình này cần được lên kịch bản dựa theo thị hiếu của khách hàng và mong muốn của doanh nghiệp để đạt được hiệu quả cao.

Lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Để tạo nên một ý tưởng đem lại hiệu quả cao, các đơn vị tổ chức cần đặc biệt lưu ý một vài điều sau đây:

1. Phù hợp với ngân sách

Ngân sách là yếu tố quan trọng có thể chi phối mọi hoạt động và đầu mục của sự kiện. Do đó, bạn cần bám sát vào giới hạn của ngân sách để xác định được ý tưởng có thể thực hiện được tránh việc chọn ý tưởng hay nhưng quá tốn nhiều chi phí dẫn đến kết quả không khả quan.

Bên cạnh đó với mỗi đầu mục công việc trong quá trình thực hiện cũng cần kiểm tra và phân bổ theo từng mức giá để việc theo dõi được thuận lợi hơn.

2. Sử dụng mindmap

Một phương pháp hiệu quả để quản lý các giai đoạn và giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn về kế hoạch hay ý tưởng chính là sử dụng mindmap. Đây là sơ đồ tư duy góp phần xác định và phân chia các đầu mục một cách rõ ràng. Từ ý chính ban đầu (keyword) bạn sẽ phát triển từng hạng mục theo dạng sơ đồ cây chia nhánh chi tiết, dễ hiểu mà không bị bỏ sót công việc nào.

3. Đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp

Một ý tưởng dù có mới lạ và thu hút nhưng lại không thể hiện được thông điệp của doanh nghiệp hay mong muốn của chủ đầu tư thì sẽ không thể tạo nên sự thành công trọn vẹn. Chính vì vậy, ý tưởng cần được bám sát và triển khai các nội dung theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp từ trước. Đồng thời, ý tưởng sẽ có thể linh hoạt thay đổi sao cho phù hợp nhất và phải được sự đồng ý trước từ phía đại diện doanh nghiệp.

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Với hàng loạt các sự kiện được tổ chức thành công cho các doanh nghiệp nổi tiếng như Samsung, Vingroup, Vietcombank, BIDV, LG, Bảo Việt… LuxEvent đang ngày càng khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Công ty tự hào sẽ là đơn vị đồng hành và hợp tác đáng tin cậy, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất. Chúng tôi cam kết mang tới cho quý khách những dịch vụ chất lượng nhất, trải nghiệm chưa từng có với những ý tưởng chương trình độc đáo và hấp dẫn.

Bên cạnh đó, LuxEvent còn cung cấp đa dạng các sản phẩm và gói dịch vụ sự kiện để khách hàng có nhiều sự lựa chọn như dịch vụ Media chụp ảnh, quay phim hiện đại cùng đội ngũ nhân viên sự kiện năng động, kinh nghiệm và chuyên nghiệp. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn miễn phí 24/7 với bất kỳ yêu cầu về dịch vụ nào của quý khách.

Nguồn: https://luxevent.net/y-tuong-to-chuc-su-kien/