Kinh nghiệm tổ chức sự kiện là một yếu tố để làm nên sự thành công cho chương trình bởi sẽ xuất hiện nhiều tình huống phát sinh không thể lường trước được. Nhờ có kinh nghiệm bạn có thể hạn chế các sai lầm thường gặp và đảm bảo cho chương trình diễn ra suôn sẻ. Để giảm thiểu rủi ro và đưa sự kiện đến vạch đích thành công, bạn hãy tham khảo những lưu ý và những điều cần tránh dưới đây của LuxEvent.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện

1. Nhất quán trong mục tiêu

Mục tiêu rõ ràng và nhất quán xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện chính là “kim chỉ nam” để người làm event tiến hành theo đúng timeline chương trình. Thông qua đó, người tổ chức sẽ xác định được các hạng mục công việc khác như lựa chọn địa điểm, tiết mục, thiết kế trang trí… một cách logic. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức sẽ không tránh khỏi sự thay đổi để phù hợp hơn với doanh nghiệp và bối cảnh lúc đó.

2. Kế hoạch truyền thông

Truyền thông tốt là điều kiện để thu hút được sự quan tâm và tương tác từ phía khách hàng hay người tham dự. Nếu như sự kiện được tổ chức quy mô, kịch bản với nhiều chương trình hấp dẫn, khách mời nổi tiếng… nhưng lại không được tiến hành marketing, truyền thông thì sẽ khó đem lại sự thành công. Bởi chỉ khi công tác truyền thông tốt thì khách hàng mới dễ dàng tiếp cận được và tham gia theo đúng mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Do đó, bạn cần có kế hoạch truyền thông chi tiết và hấp dẫn từ trước đến sau sự kiện để đạt được hiệu quả cao nhất.

Xem ngay khái niệm, quy trình và bí quyết để tổ chức sự kiện thành công: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết để có một sự kiện thành công

3. Yếu tố con người

Khách mời là yếu tố quan trọng, là chủ thể được hướng đến mà bạn cần chuẩn bị kỹ càng và cung cấp các dịch vụ chu đáo cho họ. Bên cạnh số lượng người tham gia, người tổ chức cần lưu ý có những kịch bản phòng trường hợp khách mời gây náo loạn, cố ý phá chương trình hay đặt những câu hỏi nhạy cảm. Để giữ gìn trật tự chung và đảm bảo an toàn cho cả người lớn và trẻ nhỏ, bộ phận an ninh cần đảm bảo số lượng người đầy đủ và làm việc hiệu quả.

4. Chú trọng trong quá trình kiểm tra

Mỗi đầu việc trong chương trình sẽ được lên kịch bản và giám sát theo từng mục riêng do nhiều nhân sự quản lý và chịu trách nhiệm. Để đảm bảo các công việc được diễn ra thuận lợi, người tổ chức cần chú ý kiểm tra đều đặn và đầy đủ các hạng mục đó để kịp thời xử lý khi có sự cố xảy ra. Đó có thể là dịch vụ ăn uống, địa điểm, nhân sự cụ thể như PG, MC, âm thanh loa đài, các vật dụng hỗ trợ… từ những điều đơn giản nhất nhưng phải được kiểm tra kỹ càng.

5. Ngân sách

Mong muốn mang đến cho khách hàng những trải nghiệm và dịch vụ tuyệt vời nhất cho khách hàng là điều mà tất cả các đơn vị tổ chức luôn hướng tới. Nhưng mọi hoạt động và kịch bản cần được xây dựng dựa trên ngân sách của công ty để mà lựa chọn và điều chỉnh sao cho kiểm soát tốt được tài chính và tránh lãng phí. Bên cạnh đó, bạn cũng cần cân đối chi phí bởi khi tiết kiệm quá mức sẽ dẫn đến chất lượng chương trình bị ảnh hưởng.

Có một phương thức nhằm giúp công ty không những tiết kiệm được chi phí mà còn tạo nên sự thống nhất khi doanh nghiệp thuê combo dịch vụ từ các đơn vị tổ chức sự kiện. Hiện nay đây là một xu hướng khá hữu ích và phổ biến khi các doanh nghiệp tổ chức sự kiện.

6. Tạo điểm nhấn

Nếu chương trình cứ diễn ra từ tiết mục này đến hạng mục khác một cách đều đều mà không tạo được điểm nhấn hay là điểm sáng thì sẽ gây nhàm chán và không thu hút được khách mời. Chính “key moment” này giúp bùng nổ những khoảnh khắc trong sự kiện, gây ấn tượng sâu sắc trong tâm trí khách hàng. Người tổ chức cần dựa vào yếu tố văn hóa doanh nghiệp và đòi hỏi sự sáng tạo, theo đúng mục đích ban đầu để mà tạo điểm sáng giúp truyền tải thông điệp của sự kiện.

7. Thiết bị Media

Là hạng mục cần có trong bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào, thiết bị media bao gồm máy quay phim, chụp ảnh, âm thanh, ánh sáng, flycam… Tuy nhiên, các thiết bị này cần phải đảm bảo hoạt động tốt, hiện đại và đáp ứng được nhu cầu của sự kiện.

Mời bạn xem thêm: Các bước để xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện cực hay 2023

Những sai lầm dễ mắc khi tổ chức sự kiện.

1. MC

MC chính là người dẫn chương trình, giữ vai trò dẫn dắt và điều phối chương trình để diễn ra một cách suôn sẻ và theo đúng kịch bản. Tuy nhiên, không thể tránh được những tình huống phát sinh và sai sót nghiêm trọng trong quá trình dẫn như:

- MC quên kịch bản

- MC nói sai tên sự kiện và khách mời

- Trống sân khấu

Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn kỹ càng MC uy tín và chuyên nghiệp để tránh mắc phải những lỗi nhỏ nhất. Đồng thời nhờ có kinh nghiệm lâu năm mà người dẫn chương trình đó cũng sẽ biết cách khắc phục và xử lý kịp thời các tình huống xấu có thể xảy ra.

2. Địa điểm

Với các sự kiện mang tính chất trang trọng như lễ trao giải, hội nghị, hội họp… bạn nên chọn các địa điểm nghiêm túc và đầu tư như ở nhà hàng, khách sạn… Bên cạnh đó, dựa vào sự quan trọng và quy mô tổ chức mà chọn khách sạn theo từng hạng chuẩn “sao” phù hợp với số lượng người. Đồng thời người tổ chức cũng nên khảo sát và tìm hiểu trước hệ thống máy lạnh, âm thanh, ánh sáng, hệ thống an ninh… để có các biện pháp khắc phục kịp thời. Một lưu ý nữa đó là cần phân tích trước những chi phí, rủi ro và lợi ích của các địa điểm để so sánh và đưa ra sự lựa chọn tốt nhất.

3. Ý tưởng tổ chức

Ý tưởng hay kịch bản theo lối mòn cũ, nghèo nàn và nhàm chán chính là điều dẫn đến sự thất bại của chương trình. Do vậy, người lên ý tưởng cần phát huy tính sáng tạo, chủ động tìm điều mới lạ để tạo ấn tượng và hài lòng cho khách mời.

4. Văn bản với bên cung cấp

Đây là điều bắt buộc đối với cả doanh nghiệp và các bên cung cấp dịch vụ. Bởi văn bản hành chính là bản cam kết để hai bên thấy được nghĩa vụ và trách nhiệm của đôi bên nhằm tạo sự uy tín để làm việc lâu dài. Tuy nhiên, do có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp mà đôi khi các đơn vị tổ chức chỉ thỏa thuận bằng miệng hay qua điện thoại mà không có một văn bản chính thức nào. Điều này sẽ gây nhiều khó khan nếu rơi vào trường hợp phát sinh mà không có văn bản để đối chứng, từ đó gây nhiều cuộc tranh cãi không đáng có và ảnh hưởng đến công việc chung của cả 2 bên.

5. Cháy chương trình

Thời lượng của chương trình sẽ có những thay đổi do thời gian từng hạng mục như trò chơi, giới thiệu, bài phát biểu… có thể không được giới hạn như trong kịch bản dẫn đến cháy timeline. Người tổ chức sự kiện cần xem xét để bỏ qua những đầu việc không cần thiết hoặc có thể rút ngắn thời gian hơn để đảm bảo nội dung các phần vẫn đầy đủ mà không bị cháy thời gian. Do đó, bên tổ chức cần làm việc một cách kĩ càng với nhân sự sự kiện để các công việc được thực hiện hiệu quả.

6. Số lượng khách mời

Không kiểm soát được số lượng khách đến tham dự là một sai lầm dễ mắc của hầu hết các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm. Điều này đã gây ra nhiều sự cố như tình trạng khách quá đông hoặc quá vắng khiến địa điểm tổ chức không đáp ứng được, đồ ăn thừa hoặc không đủ, khó quản lý… Do đó, người tổ chức cần có biện pháp như yêu cầu khách mời xác nhận tham gia qua link để kịp thời có những thay đổi phù hợp.

LuxEvent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hiểu được tầm quan trọng của các sự kiện, chương trình mà các doanh nghiệp mong đợi, Lux Event luôn không ngừng nỗ lực để phát triển và phục vụ tốt nhất. Là một công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp đứng đầu tại Hà Nội, chúng tôi cam kết sẽ là đối tác đáng tin cậy trong bất kỳ sự kiện nào của bạn. Lấy trải nghiệm của khách hàng và chất lượng dịch vụ làm “kim chỉ nam”, LuxEvent luôn cập nhật và xây dựng những kịch bản, ý tưởng mới lạ độc đáo đem lại những dịch vụ tuyệt vời nhất. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự trẻ trung, nhiệt huyết, dày dặn kinh nghiệm cũng là một điểm cộng lớn đối với khách hàng của chúng tôi. Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ media như quay phim, chụp ảnh, flycam,... chuyên nghiệp và hiện đại. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, hãy liên hệ ngay với LuxEvent để được tư vấn nhanh chóng và miễn phí nhé.

Nguồn: https://luxevent.net/kinh-nghiem-to-chuc-su-kien/