Trong bài biết kỳ trước, CASK đã giới thiệu đến bạn khái niệm, quy trình chuẩn cũng như những khó khăn thường gặp trong quá trình vận hành một công ty Agency. Dựa trên cơ sở đó, hôm nay, CASK sẽ mang đến cho các doanh nghiệp một số hệ thống hỗ trợ vận hành tối ưu giúp tổ chức công việc một cách hợp lý, phân bổ và sử dụng nguồn lực hiệu quả.

1. Monday.com

Monday.com là hệ thống quản lý công việc và dự án được thiết kế để giúp các tổ chức tăng cường hiệu suất và phân chia công việc một cách hiệu quả. Với giao diện thân thiện và linh hoạt, Monday.com cung cấp một loạt các chức năng quản lý công việc, theo dõi dự án và cộng tác phòng ban, bao gồm:

• Bảng công việc: Monday.com tạo ra các bảng công việc linh hoạt để theo dõi và quản lý công việc và nhiệm vụ của toàn công ty. Bạn có thể tạo các cột tùy chỉnh, thay đổi trạng thái công việc, gán người phụ trách hoặc thêm các trường thông tin liên quan…
• Timeline công việc: Monday.com cung cấp công cụ để theo dõi các mốc thời gian công việc của toàn công ty. Bạn có thể tạo lịch làm việc, đặt nhắc nhở và chia sẻ nó với các thành viên khác.
• Theo dõi tiến độ: Các biểu đồ và bảng công việc cho phép bạn theo dõi tiến độ toàn dự án, đảm bảo rằng các mục tiêu và thời gian đều được tuân thủ.
• Phối hợp các phòng ban: Bạn có thể mời thành viên thành viên nào tham gia vào các dự án, chia sẻ công việc, tài liệu, giao nhiệm vụ, gửi thông báo...
• Phân tích và báo cáo: Monday.com cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo trực quan, dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất.

2. Microsoft Teams

Microsoft Teams là một nền tảng giao tiếp và làm việc nhóm trực tuyến kết hợp các tính năng gọi video, hội nghị trực tuyến, tin nhắn, chia sẻ tệp, lưu trữ file và giao tiếp nhóm trong một nền tảng duy nhất, bao gồm:

• Hội nghị trực tuyến và cuộc gọi video: Teams cho phép bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến và gọi video với người khác, bao gồm cả cuộc gọi video riêng tư lẫn hội nghị trực tuyến với nhiều người tham gia. Bạn có thể chia sẻ màn hình, trình chiếu, và tạo cuộc họp trực tuyến với âm thanh và video chất lượng cao
• Tin nhắn và thông báo: Teams cung cấp tính năng tin nhắn để bạn có thể gửi và nhận tin nhắn văn bản, hình ảnh và tệp tin theo thời gian thực; đồng thời thông báo tức thì để bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn mới nào.
• Lưu trữ và chia sẻ tệp: Teams cho phép bạn lưu trữ tệp theo cấu trúc và chia sẻ tệp trực tuyến một cách nhanh chóng. Ngoài ra bạn có thể trực tiếp để lại phản hồi gán tên người phụ trách trên file.
• Cộng tác nhóm: Teams cung cấp môi trường làm việc nhóm cho phép nhiều cá nhân cùng tương tác và làm việc trên một dự án. Bạn có thể tạo và quản lý các dự án, gán công việc cho thành viên nhóm, theo dõi tiến độ công việc và chia sẻ ý tưởng.
• Tích hợp ứng dụng liên quan: Teams tích hợp nhiều ứng dụng để nâng cao trải nghiệm làm việc như Outlook, OneDrive, SharePoint… để truy cập dễ dàng vào các tài liệu và dữ liệu khác nhau.

3. SharePoint

SharePoint là nền tảng cho phép các tổ chức quản lý, lưu trữ, chia sẻ và tương tác với thông tin, tài liệu trong môi trường kinh doanh, bao gồm:

• Quản lý tài liệu: SharePoint cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu phong phú, cho phép người dùng lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dễ dàng. SharePoint còn hỗ trợ tính năng đồng bộ hóa dữ liệu và tích hợp với các ứng dụng Office khác như Word, Excel và PowerPoint…
• Chia sẻ tài liệu liên phòng ban: SharePoint cho phép các thành viên trong nhiều phòng ban làm việc cùng nhau trên các dự án, tài liệu và nhiệm vụ. Bạn có thể chia sẻ tài liệu, thông tin, lịch trình và tạo diễn đàn thảo luận để tăng cường sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm.
• Trang web và intranet: SharePoint cung cấp một nền tảng để xây dựng và quản lý các trang web và intranet nội bộ. Bạn có thể tạo các trang web chia sẻ thông tin với nhân viên và cung cấp các công cụ tìm kiếm, danh mục và liên kết nội bộ. SharePoint cũng cho phép bạn tạo các trang wiki và blog để chia sẻ kiến thức và thông tin trong tổ chức.
• Quản lý quyền truy cập và bảo mật: SharePoint cung cấp các cơ chế quản lý quyền truy cập và bảo mật để bảo vệ thông tin quan trọng của tổ chức. Bạn có thể xác định quyền truy cập cho người dùng, nhóm và vai trò, thiết lập chính sách bảo mật và kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu và nội dung.

4. Outlook

Microsoft Outlook là một ứng dụng email và quản lý thông tin cung cấp nhiều chức năng hữu ích để quản lý email, lịch trình, danh bạ, bao gồm:

• Email: Outlook cho phép bạn gửi, nhận và quản lý email một cách dễ dàng. Bạn có thể tạo và gửi email, đính kèm tệp tin, sắp xếp thư mục và sử dụng các chức năng lọc để tìm kiếm nhanh các email cần thiết.
• Lịch trình: Outlook tích hợp lịch trình cho phép bạn lên kế hoạch, sắp xếp và theo dõi các sự kiện, cuộc họp và nhiệm vụ. Bạn có thể tạo lịch trình cá nhân hoặc chia sẻ lịch trình với người khác trong tổ chức.
• Quản lý danh bạ: Outlook cung cấp danh bạ điện tử để lưu trữ thông tin liên lạc. Bạn có thể tạo danh bạ cá nhân, tổ chức, danh sách địa chỉ…
• Ghi chú và nhiệm vụ: Outlook cung cấp chức năng ghi chú và quản lý nhiệm vụ để bạn có thể tạo và theo dõi các ghi chú, nhiệm vụ quan trọng. Bạn có thể thiết lập deadline, ưu tiên và lập lịch nhắc nhở để không bỏ lỡ các công việc quan trọng.
• Quản lý tệp tin đính kèm: Outlook cho phép bạn đính kèm tệp tin vào email và quản lý tệp tin đính kèm một cách thuận tiện. Bạn có thể xem, lưu trữ và tìm kiếm các tệp tin đính kèm một cách dễ dàng.
• Tích hợp với các ứng dụng khác: Outlook tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office như Word, Excel và PowerPoint. Bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trong Outlook và gửi email với tệp tin đính kèm.

Kết: Trên đây là một số hệ thống điển hình hỗ trợ Agency vận hành hiệu quả và trơn tru. Tuy nhiên, các hệ thống trên dù hữu ích đến mấy nhưng nếu không được sử dụng một cách phù hợp thì cũng khó có thể mang lại kết quả tối ưu.

Nguồn: brandsvietnam