Doanh nghiệp nào cũng có những khó khăn riêng về quản lý. Đối với loại hình Agency, một trở ngại lớn hiện nay là phải quản lý cùng lúc nhiều quy trình – từ bán hàng đến vận hành dự án – tương đối phức tạp một cách thủ công – thiếu sự hỗ trợ từ các phương tiện công nghệ - hoặc sử dụng cùng lúc nhiều ứng dụng quản lý khiến thông tin phân tán, khó phối hợp hoạt động. Để vượt qua thử thách này, Chuyển đổi số là một giải pháp khả thi, nhiều tiềm năng và xứng đáng cân nhắc. Trong bài viết dưới đây, Cask sẽ giúp bạn thấy rõ hơn những tiềm năng và lợi ích của giải pháp Chuyển đổi số đối với các công ty Agency – những doanh nghiệp luôn phải đổi mới để cạnh tranh!

Trước tiên, để hiểu đặc trưng & khó khăn trong hoạt động của một Agency, chúng ta hãy xem qua các hoạt động vận hành chính của họ:

(1) Tìm kiếm & duy trì khách hàng: kết nối & xây dựng mạng lưới đối tác, khách hàng tiềm năng; phân nhóm theo đặc tính, giai đoạn bán hàng để có cách tiếp cận bán hàng phù hợp.

(2) Xây dựng giải pháp cho khách hàng: nhận yêu cầu cụ thể từ khách hàng & nghiên cứu, xây dựng giải pháp phù hợp và nỗ lực chốt dự án với khách.

(3) Triển khai dự án: tiến hành triển khai dự án cho khách hàng đúng theo giải pháp đã đề ra.

(4) Nghiệm thu & thanh toán: nghiệm thu dự án & làm thủ tục thanh toán.

Đó là 4 giai đoạn chính trong chuỗi giá trị, ngoài ra còn các khâu hỗ trợ như:

(5) Quản lý giao tiếp nội bộ: ngoài giao tiếp trực tiếp, còn các kênh như họp mặt Online, Chat, Email… Khâu này bao gồm luôn việc quản trị hệ thống lưu trữ thông tin, dữ liệu nội bộ doanh nghiệp.

(6) Quản lý nhân sự: quản trị các mảng việc về nhân sự: tuyển dụng, giám sát, đánh giá nhân viên; lương bổng, chính sách nhân viên, đào tạo…

(7) Quản lý tài chính: quản trị các mảng việc về ngân sách công ty…

Với chuỗi giá trị điển hình trên, một Agency tiềm ẩn những vấn đề sau:

• Cần sự phối hợp nhiều thành viên trong cùng một phòng ban và/hoặc từ phòng ban khác để hoàn thành quy trình phòng ban mình. Với cách quản lý thủ công – không thông qua công nghệ - sẽ tốn nhiều thời gian cho việc họp nhóm, thông tin.
• Lượng thông tin đồ sộ, được cập nhật liên tục, trong đó có nhiều thông tin quan trọng từ phía đối tác, khách hàng dẫn đến rủi ro thất thoát, thiếu sót thông tin, gây thiệt hại nếu không được quản lý chặt chẽ, thấu đáo.
• Khi làm dự án cho khách hàng, trưởng dự án hay CEO khó nắm bắt hết nhiệm vụ từng người, tiến độ chung, các vấn đề phát sinh mỗi ngày… nếu quản lý thủ công, phân tán; dẫn đến trễ dự án, tốn chi phí sửa chữa, bồi thường…

Với giải pháp chuyển đổi số giúp quản lý mọi quy trình trên một hệ thống công nghệ, các Agency sẽ tăng hiệu quả vận hành gấp nhiều lần, nhờ 3 sự nâng cấp sau:

1. Chuẩn hóa quy trình

Bước đầu tiên trong chuyển đổi số không phải là mua một hệ thống công nghệ nào đó rồi thúc ép nhân viên xài; mà trước hết, bạn cần chuẩn hóa lại mọi quy trình phòng ban. Không công nghệ nào cải thiện được quy trình kém. Một quy trình rõ ràng, tối ưu, khả thi là nền tảng cho việc triển khai về sau.

2. Áp dụng hệ thống phù hợp

Hiện nay có nhiều hệ thống công nghệ, tuy nhiên một hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Thương hiệu quốc tế, uy tín: giúp hạn chế rủi ro sai sót, hỏng hóc và đảm bảo hệ thống thích hợp với nhiều loại hình kinh doanh ở nhiều quốc gia.
• Tính tùy chỉnh: để bạn dễ dàng điều chỉnh cho phù hợp với đặc trưng công ty mình.
• Tốc độ cao: thao tác mượt mà, không bị giật, treo máy.
• Giao diện đẹp: bố cục chi tiết rõ ràng, dễ nhìn, bắt mắt để thu hút nhân viên sử dụng.
• Tính tích hợp: có thể tích hợp mọi quy trình, tài liệu, kênh liên lạc… của công ty để quản lý tập trung ở một nơi.

3. Đào tạo nhân viên

Bước cuối cùng là đào tạo nhân viên vận hành các quy trình đã được chuẩn hóa cũng như sử dụng hệ thống công nghệ mỗi ngày. Đây là bước cuối cùng để phát huy sức mạnh chuyển đổi số vào sự vận hành kinh doanh.

Với 3 sự nâng cấp này, Agency sẽ gặt hái những lợi ích sau:

• Các quy trình toàn doanh nghiệp đã được chuẩn hóa, đảm bảo hiệu suất cao nhất khi triển khai và phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
• Hệ thống công nghệ tích hợp mọi quy trình, dữ liệu về một đầu mối, giúp việc quản lý dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian. Nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt công việc từng thành viên, dễ dàng phân công, điều phối nhân sự ngay trên hệ thống.
• Các thành viên dễ dàng phối hợp khi làm các nhiệm vụ nhóm; thông qua hệ thống, họ có thể trao đổi thông tin, cập nhật File, bình luận, sửa chữa trực tiếp trên File.
• Mọi thông tin cập nhật được lưu trữ đầy đủ trên cùng một hệ thống, tránh thiếu sót, thất thoát các thông tin quan trọng từ đối tác hay khách hàng.

Và kết quả sau cùng là hiệu quả, tốc độ công việc tăng cao, giúp công ty tăng doanh thu & lợi nhuận.

Có lẽ không có giải pháp nào giúp tăng hiệu suất công việc một cách bền vững nếu giải pháp đó không cải thiện nền tảng của doanh nghiệp. Chuyển đổi số là một giải pháp nền tảng, mang tính nền tảng với tiềm năng ứng dụng cho Agency

Nguồn: brandsvietnam