Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ hiện đại hỗ trợ các doanh nghiệp nắm bắt tình hình nhân sự, đánh giá hiệu quả công việc, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến hoạt động kiểm soát nguồn nhân lực. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, việc sử dụng dữ liệu và thông tin chính xác từ phần mềm quản lý là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động và tự tin hơn trong việc đưa ra quyết định.
Để sử dụng dữ liệu và thông tin từ phần mềm quản lý nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần biết các loại số liệu và báo cáo quan trọng trong phần mềm quản lý nhân sự. Các loại số liệu và báo cáo này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự, đánh giá hiệu suất, phát hiện các vấn đề và cơ hội, và định hướng các hành động cải tiến.
Các loại số liệu và báo cáo quan trọng trong phần mềm quản lý nhân sự
Báo cáo nhân sự
Báo cáo nhân sự là một công cụ quan trọng để theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự của doanh nghiệp. Báo cáo nhân sự cung cấp các số liệu thống kê chi tiết về:
Số lượng nhân sự: Bao gồm tổng số, phân theo phòng ban, vị trí, khu vực, giới tính, độ tuổi, v.v… Số liệu này giúp doanh nghiệp biết được quy mô và cấu trúc của nguồn nhân lực, và định hướng các kế hoạch tuyển dụng, bố trí và phát triển nhân sự.
Tỷ lệ nghỉ việc: Bao gồm tỷ lệ nghỉ việc tổng thể, phân theo phòng ban, vị trí, khu vực, lý do nghỉ việc, v.v… Số liệu này giúp doanh nghiệp biết được nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của việc nghỉ việc, và đề ra các giải pháp để giữ chân và thu hút nhân tài.
Chi phí nhân sự: Bao gồm tổng chi phí nhân sự, phân theo phòng ban, vị trí, khu vực, chi phí tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm, thưởng, v.v… Số liệu này giúp doanh nghiệp biết được chi phí đầu tư vào nguồn nhân lực, so sánh với ngân sách và mục tiêu kinh doanh, và tối ưu hóa chi phí nhân sự.
Tần suất làm báo cáo có thể là hàng tháng hoặc hàng quý.
Một số chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả của bộ phận Nhân sự là:
Tỷ lệ nghỉ việc thấp: Cho thấy mức độ cam kết và trung thành của nhân viên, giảm thiểu chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
Chi phí nhân sự hợp lý và hiệu quả lao động cao: Cho thấy mức độ khai thác và tận dụng nguồn nhân lực, tăng cường năng lực cạnh tranh và sinh lời.
Chi phí nhân sự hợp lý phụ thuộc vào ngành nghề, vị trí, khu vực và mức độ cạnh tranh của thị trường lao động. Một cách để đo lường chi phí nhân sự có hợp lý hay không là so sánh tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu (labor cost to revenue ratio) của doanh nghiệp với các doanh nghiệp cùng ngành.
Báo cáo về hiệu suất công việc
Phần mềm quản lý nhân sự cho phép trưởng phòng nhân sự thiết lập, chỉnh sửa các công thức đánh giá KPI, OKR theo ý muốn. Báo cáo về hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ cung cấp dữ liệu trực quan về kết quả thực hiện mục tiêu đặt ra của từng cá nhân, từng bộ phận theo tuần/tháng/quý/năm. Ví dụ, hiệu suất của Phòng tuyển dụng phản ánh qua tỷ lệ tuyển dụng thành công, thời gian tuyển dụng trung bình.
Việc đánh giá hiệu suất công việc dựa trên các chỉ tiêu và mục tiêu đã đặt ra giúp doanh nghiệp đảm bảo sự công bằng trong việc đánh giá nhân viên, tạo động lực cho nhân viên phấn đấu và hoàn thành công việc hiệu quả.
Báo cáo về đào tạo và phát triển nhân viên
Báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả của các chương trình đào tạo thông qua kết quả đánh giá của hệ thống.
Kết quả phản ánh bằng tỷ lệ nhân viên tham gia, tỷ lệ nhân viên đạt tiêu chuẩn đầu ra. Nếu không đạt mức này, trưởng phòng nhân sự cần đánh giá lại trình độ thực của đội ngũ nhân viên, hoặc chất lượng khóa đào tạo.
Thông qua báo cáo nêu trên, trưởng phòng nhân sự đưa ra các định hướng liên quan tới đào tạo và phát triển nhân viên một cách hợp lý. Việc đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nhân sự.
Báo cáo về thưởng và chế độ phúc lợi
Báo cáo về thưởng và chế độ phúc lợi là một loại báo cáo để đánh giá và cải thiện các chính sách và hoạt động nhằm bảo vệ các quyền lợi của nhân viên. Thưởng và chế độ phúc lợi bao gồm các khoản thưởng theo kết quả kinh doanh, thưởng theo hiệu suất cá nhân, thưởng theo dự án, thưởng theo sự kiện, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm nhân thọ, trợ cấp ăn trưa, trợ cấp đi lại, trợ cấp học tập và các khoản khác.
Báo cáo về lương thưởng và chế độ phúc lợi được tính toán bằng cách tổng hợp các khoản thưởng và chế độ phúc lợi đã chi trả cho nhân viên trong một kỳ thời gian nhất định, thường là một năm. Báo cáo về thưởng và chế độ phúc lợi giúp ban lãnh đạo có cái nhìn khách quan hơn khi so sánh với ngân sách và tiêu chuẩn của ngành, phát hiện và giải quyết các vấn đề về thưởng và chế độ phúc lợi.
Một số chỉ số quan trọng để đánh giá báo cáo về thưởng và chế độ phúc lợi là:
Báo cáo về thời gian làm việc
Thời gian làm việc là tổng số giờ mà nhân viên làm việc trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm cả ngày công, ngày nghỉ phép, ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ bù. Thời gian làm việc quan trọng vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả, năng suất và chi phí của doanh nghiệp. Một số chỉ số để đánh giá thời gian làm việc là:
Số giờ làm việc trung bình mỗi ngày
Tỷ lệ ngày công trên tổng số ngày làm việc
Tỷ lệ ngày nghỉ phép trên tổng số ngày làm việc
Tỷ lệ ngày nghỉ lễ trên tổng số ngày làm việc
Tỷ lệ ngày nghỉ bù trên tổng số ngày làm việc
Cách phân tích số liệu và báo cáo để ra quyết định chiến lược
Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu: Công cụ phân tích dữ liệu như biểu đồ, bảng, và các công cụ thống kê khác giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích số liệu và báo cáo. Việc sử dụng các công cụ này giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận ra xu hướng, điểm mạnh, và điểm yếu trong quản lý nhân sự, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện kịp thời.
Đánh giá hiệu quả và chỉnh sửa chiến lược nếu cần thiết: Sau khi phân tích số liệu và báo cáo, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả và chỉnh sửa chiến lược để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc đánh giá và điều chỉnh chiến lược giúp doanh nghiệp luôn cải tiến, phát triển và đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực
Phần mềm quản lý nhân sự giúp tự động hóa nhiều công việc, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp. Các công việc như quản lý thông tin nhân viên, theo dõi hiệu suất công việc, tính lương, và quản lý chế độ phúc lợi được thực hiện nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất lao động. Sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp tiết kiệm hơn 50% số giờ làm việc trong công tác của Bộ phận tuyển dụng theo một nghiên cứu của CoffeHR.
Nâng cao chất lượng quản lý nhân sự
Phần mềm cung cấp các thông tin chính xác và cập nhật, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nhân viên hiệu và kịp thời
Nguồn: brandsvietnam
