Khi đặt bàn trước đang dần trở thành xu thế khi đi ăn ngày nay, thì việc các nhà hàng triển khai nhiều hình thức đặt bàn khác nhau để thuận tiện cho thực khách cũng là điều dễ hiểu.

Bên cạnh đó, việc bố trí nhân sự tiếp nhận các đặt bàn trước cũng cần có những quy trình đào tạo kỹ năng nhất định, nhằm sắp xếp bàn đặt trước đúng yêu cầu của khách, đảm bảo chất lượng dịch vụ của nhà hàng.

Dưới đây là bài tổng hợp của PasGo Team, cung cấp những thông tin hữu ích cho Quý Anh Chị quản lý, chủ nhà hàng về các cách thức đặt bàn nhà hàng mà khách hàng thường sử dụng. Đi kèm là những lưu ý đối với nhân viên phục vụ khi xếp bàn cho khách đã đặt trước. Mời các bạn cùng tham khảo nhé!

Những thông tin đặt bàn quan trọng của khách

Tệ hại nhất của một nhà hàng là nắm sai thông tin đặt bàn của khách, đặc biệt là các thông tin vô cùng quan trọng như ngày, giờ khách đến. Bởi vậy, ghi nhận thật chính xác mọi thông tin đặt bàn của khách là nghiệp vụ đầu tiên mà nhân sự tiếp nhận đặt bàn của nhà hàng cần phải làm tốt.

Dưới đây là các thông tin cơ bản của một giao dịch đặt bàn, nhà hàng cần ghi nhận được:

• Tên khách hàng đặt bàn
• Thông tin liên hệ của người đặt bàn: Số điện thoại, địa chỉ (có thể có thêm thông tin về email, zalo, skype, facebook,… để tiện liên lạc hoặc gửi hình ảnh).
• Thông tin liên hệ của người đến dùng bữa tại nhà hàng (nếu người đặt bàn và người đến sử dụng dịch vụ là khác nhau)
• Số lượng khách dùng bữa (gồm cả thông tin người lớn và trẻ em)
• Thời gian khách đến dùng bữa. (Hoặc nhận món nếu là đặt gọi món mang về)
• Thực đơn hoặc các set tiệc chọn trước (kèm thông tin về yêu cầu đồ uống đặt trước nếu có, đặc biệt là với các đồ uống có cồn như rượu, bia)
• Số tiền đặt cọc
• Hình thức thanh toán
• Tất cả các yêu cầu khác của khách nếu có, như: yêu cầu vị trí ngồi, sắp xếp ghế trẻ em, cách chế biến đặc biệt,…

Các cách thức đặt bàn nhà hàng mà khách thường dùng

1. Đặt bàn qua điện thoại

Với sự nhanh – gọn – tiện của một chiếc điện thoại, thì đây dường như là hình thức đặt bàn thường được khách hàng sử dụng nhiều nhất.

Thông thường, khách hàng sẽ đặt bàn bằng cách gọi điện vào số hotline của nhà hàng. Nhân sự tiếp nhận điện thoại có thể là quản lý nhà hàng, hoặc nhân viên chuyên phụ trách việc nhận đặt bàn qua hotline.

Hình thức đặt bàn qua điện thoại tuy thuận tiện cho khách, nhưng lại bất lợi cho nhà hàng. Bởi lẽ đây là hình thức ít ràng buộc nhất, hay nói cách khác, là hình thức mà tỉ lệ huỷ đặt bàn cũng có thể là cao nhất.

Bởi vậy, phía nhà hàng cần linh hoạt từng trường hợp để đưa ra đề nghị khách hàng đặt cọc và số tiền đặt cọc tương ứng.

2. Khách đến đặt bàn trực tiếp tại nhà hàng

So với hình thức đặt bàn qua điện thoại, thì việc khách hàng đến tận nhà hàng để đặt bàn đã đủ thể hiện việc vị khách đó quan tâm tới nhà hàng của bạn như thế nào rồi. Bởi vậy, nếu họ đã đặt bàn, thì khả năng huỷ sẽ thấp hơn.

Tuy vậy, việc khách hàng đến đặt bàn trực tiếp cũng thể hiện, đó là một vị khách khá “kỹ tính”. Họ phải tận tay, tận mắt kiểm chứng vị trí địa điểm, không gian, phục vụ,… của nhà hàng bạn. Bởi vậy, hãy lưu ý để đáp ứng làm hài lòng các yêu cầu của họ ngay lúc đấy.

3. Khách hàng đặt bàn trực tuyến

3.1 Đặt bàn qua các trang web hoặc mạng xã hội của nhà hàng

- Ngoài website riêng của nhà hàng, thì việc phổ biến của các mạng xã hội như facebook, zalo,… cũng khiến cách thức đặt bàn nhà hàng phong phú hơn rất nhiều.

- Vẫn là các thông tin cơ bản của một giao dịch đặt bàn như đã nói ở trên, nhà hàng của bạn cần nắm được. Nhưng với hình thức đặt bàn nhà hàng qua website và mạng xã hội như thế này, bạn sẽ cần phải bố trí nhân sự hợp lý để “trực đặt bàn”, tránh tình trạng để “rơi” mất khách.

3.2 Đặt bàn qua các đơn vị đặt bàn trung gian

Các đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ đặt bàn nhà hàng hiện nay đã khá phổ biến tại Việt Nam. Một số trang đặt bàn trực tuyến chuyên về ship/gọi món mang về như Grabfood, Now, PasGo, Loship, Baemin,… giờ đây cũng có thêm dịch vụ đặt bàn để đến ăn tại nhà hàng.

Trong đó PasGo có thể coi là đơn vị dẫn đầu về dịch vụ chuyên sâu mảng đặt chỗ, đặt bàn nhà hàng với mạng lưới hơn 2000 đối tác nhà hàng khắp Việt Nam, bên cạnh dịch vụ ship/gọi món mang về.

Bạn hoàn toàn có thể cân nhắc việc hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp đặt bàn, đặt chỗ nhà hàng, gọi món mang về này, vì khách hàng đã khá quen thuộc với điều đó. Mỗi lượt đặt bàn qua các đơn vị trung gian, nhà hàng cũng ghi nhận lại được toàn bộ thông tin đặt bàn và các yêu cầu riêng của khách.

4. Khách hàng đặt bàn qua người quản lý hoặc nhân viên nhà hàng

Đây là hình thức mà các khách VIP, khách quen của nhà hàng thường đặt. Họ có mối quan hệ sẵn với nhân sự của nhà hàng, hoặc những lần ăn trước đã có số liên lạc của người quản lý hoặc nhân viên phục vụ của nhà hàng, nên họ thích đặt qua kênh “người thân” này hơn, với tâm lý sẽ được phục vụ chu đáo hơn các khách hàng khác.

Những khách hàng đặt bàn qua kênh này thông thường cũng là những khách hàng đã có thiện cảm với nhà hàng. Bởi vậy, người tiếp nhận đặt bàn (nếu không phải là quản lý nhà hàng) thì cần có trách nhiệm báo cáo với cấp trên phụ trách để sắp xếp bàn chu đáo cho khách.

Trường hợp đặt bàn kiểu này, nhà hàng cân nhắc có yêu cầu đặt cọc hoặc không. Đồng thời cũng cân nhắc các chương trình ưu đãi, giảm giá cho khách quen nếu có.

5. Khách đặt bàn qua email

Email không phải là kênh đặt bàn nhanh nhất, nhưng vẫn là cách thức nhiều khách hàng sử dụng, với mục đích lưu lại các “bằng chứng” xác nhận giao dịch rõ ràng chuyên nghiệp. Đây là cách thức thường được áp dụng bởi các khách hàng doanh nghiệp, khách đi với số lượng lớn, hoặc đoàn khách nước ngoài cần phiên dịch thông tin.

Thông thường, khách hàng sẽ gửi thông tin đặt bàn đến email của nhà hàng. Sau khi nhận được mail, nhân viên sẽ email lại, hoặc gọi điện thoại để xác nhận, có thể yêu cầu khách cung cấp thêm các thông tin cần thiết khác, đồng thời thông báo về khoản tiền đặt cọc mà khách cần thanh toán trước.

Lưu ý quan trọng khi sắp xếp bàn đặt trước

Dưới đây là các lưu ý quan trọng dành cho Nhân sự tiếp nhận các đặt bàn của khách (thường là nhân viên phục vụ trực hotline đặt bàn), để sắp xếp bàn chu đáo trước khi khách đến. 

- Lắng nghe và lưu lại chính xác mọi thông tin đặt bàn của khách như đã đề cập ở đầu bài viết này.

- Dựa vào thời gian đặt trước mà khách vừa cung cấp, nhân viên phục vụ nhanh chóng kiểm tra số lượng bàn còn trống của nhà hàng trong khoảng thời gian đó và xác nhận đặt chỗ thành công với khách hàng nếu nhà hàng còn đủ chỗ. Ngược lại, nếu không thể nhận thêm khách, nhân viên xin lỗi và hẹn khách dịp khác.

- Nắm chắc các quy định về đặt cọc của nhà hàng để thông báo chính xác cho khách trong quá trình trao đổi việc đặt bàn.

- Trường hợp đoàn khách có người già, trẻ em, người khuyết tật, phụ nữ mang thai,… nhân viên phục vụ cần tinh tế sắp xếp chỗ ngồi hợp lý và sẵn sàng hỗ trợ khi cần.

- Nếu số lượng khách đến quá đông, bộ phận Phục vụ cần có sự phân công khu vực làm việc để đảm bảo khách nhận được sản phẩm và dịch vụ chất lượng nhất.

- Sau khi đã chuẩn bị bàn ăn đặt trước, nhân viên phục vụ cần đặt biển “Đã đặt” (Reserved) để thông báo cho các khách hàng khác biết để họ chủ động lựa chọn ngồi bàn ăn khác.

Hình thức đặt bàn trước không còn quá xa lạ với nhà hàng và nhiều thực khách. Thậm chí, trong một bài viết khác, PasGo đã chia sẻ về việc “Đặt bàn trước – cách tăng doanh thu nhà hàng thầm lặng bị bỏ qua”, đủ để thấy tầm quan trọng của các hình thức đặt bàn này.

Thế nhưng, để mọi hoạt động cung cấp dịch vụ nhà hàng chỉnh chu nhất, mọi quản lý, nhân viên, đặc biệt là nhân viên phục vụ cần nắm chắc quy trình công việc của mình.

Hi vọng, với các hình thức đặt bàn nhà hàng mà PasGo vừa chia sẻ, dưới góc nhìn của một người quản lý, chủ nhà hàng, bạn sẽ có nhiều thông tin và giải pháp phù hợp cho nhà hàng của mình trong việc đào tạo nhân viên và tiếp nhận khách hàng.

Chúc các bạn kinh doanh nhà hàng thành công,

Thân ái,

Heli Pham – PasGo Team