Khả năng mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng thương mại điện tử phụ thuộc vào mức độ bạn điều hướng hàng loạt vấn đề thực hiện đơn hàng có thể xảy ra giữa đơn hàng và giao hàng. Việc phải đối mặt với những vấn đề này có thể mất nhiều thời gian. May mắn thay, hầu hết các vấn đề về xử lý đơn hàng đều có giải pháp rõ ràng.
6 vấn đề thường gặp trong quá trình thực hiện đơn hàng
1. Đơn đặt hàng trước
Thách thức: Đơn hàng đặt trước là một thách thức dai dẳng trong thời kỳ COVID do sự gián đoạn của chuỗi cung ứng.
Giải pháp: Shippers có thể ứng phó với tình trạng đặt hàng dự trữ bằng cách làm việc với đối tác xử lý đơn hàng của họ để dự báo nhu cầu về hàng tồn kho, dựa trên các mẫu đơn đặt hàng lịch sử. Một nghiên cứu chặt chẽ về việc sử dụng SKU có thể đảm bảo rằng bạn đang luân chuyển hàng trong kho một cách thích hợp, bổ sung các mặt hàng khi cần thiết. Ngoài ra, bạn có thể làm việc với đối tác của mình để thiết lập các cấp độ đặt hàng một cách chiến lược trong hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và tự động kích hoạt cảnh báo bổ sung trước khi xảy ra tình huống đặt hàng trễ, đặc biệt đối với các SKU có xu hướng hết hàng nhanh.
2. Thời gian vận chuyển chậm
Thách thức: Một số vấn đề thực hiện đơn hàng lớn nhất không liên quan đến kho hàng. Nhiều hãng vận tải đã phải đối mặt với tình trạng khủng hoảng trong những năm gần đây. Mặc dù các doanh nghiệp ecommerce đã vượt qua giai đoạn dự phòng dày đặc liên quan đến COVID, nhưng những vấn đề đó vẫn còn phổ biến và người gửi hàng có thể phải đối mặt với thời gian vận chuyển chậm hơn dự kiến.
Giải pháp: Các thương hiệu có ít quyền kiểm soát đối với việc các hãng vận chuyển bưu kiện đáp ứng yêu cầu giao hàng cho dịch vụ đã mua tốt đến mức nào – ngoài việc chuyển đổi hãng vận chuyển nếu hiệu suất suy giảm. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể thêm trung tâm xử lý đơn hàng vào mạng lưới của tổ chức để giảm thời gian vận chuyển. Khoảng cách ngắn hơn sẽ dẫn đến việc giao hàng nhanh hơn và chi phí bưu kiện thấp hơn. Trong những trường hợp này, việc hợp tác với đối tác xử lý đơn hàng có mạng lưới kho xử lý đơn hàng trên toàn quốc sẽ rất hữu ích.
3. Nhận hàng chậm trễ
Thách thức: Nhà cung cấp không tuân theo nguyên tắc tiếp nhận của kho hàng (kích thước pallet và giới hạn xếp chồng, yêu cầu về nhãn, độ chính xác của đơn vị đo và tiêu chuẩn mặt hàng hỗn hợp). Điều này gây ra sự chậm trễ vì nhóm tiếp nhận của nhà cung cấp buộc phải đóng gói lại hoặc dán nhãn lại các mặt hàng. Vấn đề thực hiện đơn hàng này đặc biệt khó chịu vì bạn biết hàng tồn kho của mình đã được giao và không hiểu tại sao loại hàng vẫn chưa xuất hiện trong hệ thống dưới dạng hàng tồn kho sẵn sàng để bán.
Giải pháp: Nếu sản phẩm của bạn có nguồn gốc từ các nhà cung cấp, sau đó vận chuyển đến kho thực hiện, hãy đảm bảo bạn cung cấp cho các nhà cung cấp này hướng dẫn nhận hàng của 3PL. Nếu họ tuân thủ các nguyên tắc này, hàng hóa của bạn sẽ được nhận và sẵn sàng để bán nhanh nhất có thể.
4. Quản lý kém khối lượng đơn hàng
Thách thức: Người gửi hàng phải đối mặt với sự tăng giảm nhu cầu sản phẩm tùy theo mùa và những gì họ cung cấp. Nếu quản lý không tốt, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ cho khách hàng hoặc phát sinh những chi phí không cần thiết.
Giải pháp: Để giải quyết vấn đề thực hiện đơn hàng này, điều quan trọng là phải làm việc với đối tác có giải pháp thực hiện đơn hàng linh hoạt. Một giải pháp có thể tăng hoặc giảm quy mô dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn, bổ sung thêm tài nguyên khi nhu cầu bùng nổ và giảm bớt tài nguyên khi nhu cầu chậm lại. Những đối tác có thể điều chỉnh theo luồng đơn hàng thay đổi có nghĩa là những thay đổi đột ngột hoặc theo mùa về nhu cầu sẽ không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Ngoài ra, điều này còn dẫn đến chi phí thực hiện song song với nguồn doanh thu của bạn.
5. Chênh lệch hàng tồn kho
Thách thức: Khi số lượng hàng tồn kho của người gửi hàng và nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng không khớp nhau, điều đó có thể dẫn đến các đơn đặt hàng giao sau không mong muốn và các vấn đề thực hiện đơn hàng khác.
Giải pháp: Đặt số lượng chu kỳ thường xuyên, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng, để đảm bảo số lượng của bạn khớp với số lượng thực tế trong kho. Đối tác thực hiện đơn hàng của bạn phải có hệ thống và nhóm quản lý hàng tồn kho để chạy số chu kỳ và quản lý chặt chẽ hàng tồn kho để đảm bảo độ chính xác. Ngoài ra, đối tác phù hợp có thể giúp giải quyết vấn đề thực hiện đơn hàng này bằng cách cấp cho bạn quyền truy cập 24/7 vào cổng thông tin cập nhật trực tiếp về kho hàng. Điều này giúp lập kế hoạch chính xác và theo dõi các xu hướng theo thời gian thực.
6. Thiếu hụt lao động
Thách thức: Ngày nay, việc tìm kiếm và giữ chân nhân sự kho hàng chất lượng ngày càng khó khăn hơn. Nếu không có nhân viên nhận đơn đặt hàng, người gửi hàng có thể phải chịu chi phí làm thêm giờ cao, phụ thuộc quá nhiều vào nhân viên đại lý tạm thời và không thể nhận đơn hàng đúng hạn.
Giải pháp: Nếu bạn thuê ngoài thực hiện đơn hàng, hãy tìm đối tác có hệ thống WMS đầy đủ tính năng có thể hỗ trợ phương pháp lấy hàng phù hợp nhất dựa trên hồ sơ đơn hàng. Điều này cũng hữu ích nếu đối tác có thể tận dụng các phương pháp chọn hàng hóa tự động, chọn hàng dựa trên công nghệ phù hợp để giảm yêu cầu về lao động. Bạn cũng sẽ muốn một công ty thực hiện đơn hàng có thành tích tốt trong việc giữ chân nhân sự quản lý kho. Hãy biến điều này thành một trong những câu hỏi đủ điều kiện của bạn. Phải mất nhiều tháng để một cộng sự mới đạt được năng suất tối đa. Nếu các cộng sự liên tục thay đổi, tỷ lệ nhân sự mới cao sẽ làm giảm năng suất tổng thể.
Nguồn: Amwarelogistics
