Quản lý đơn hàng là một thuật ngữ đề cập đến các biện pháp được thực hiện để đảm bảo rằng các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hiệu quả. Trong một ngành, quản lý đơn hàng là một tập hợp các phương pháp hay nhất được tạo ra và thực hiện bởi ngành. Quản lý đơn đặt hàng có thể được thực hiện thông qua giải quyết vấn đề, hợp lý hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và loại bỏ lãng phí.

Tại sao Quản lý đơn hàng lại quan trọng?

Đơn đặt hàng có lẽ là khía cạnh quan trọng nhất để quản lý trong một doanh nghiệp bán lẻ và việc quản lý tốt các đơn đặt hàng này rất quan trọng vì điều này quyết định việc kinh doanh sẽ phát triển như thế nào. Quản lý đơn đặt hàng là một quy trình quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đảm bảo một quy trình hiệu quả để quản lý các đơn đặt hàng của khách hàng.

Quản lý đơn đặt hàng phù hợp một mặt đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và mặt khác phân bổ nguồn lực hiệu quả. Quản lý đơn đặt hàng cũng đảm bảo rằng các đơn đặt hàng của khách hàng được thực hiện chính xác, vào đúng thời điểm và khách hàng hài lòng với quy trình.

Nếu không có một hệ thống quản lý và xử lý đơn đặt hàng thích hợp, có khả năng bạn sẽ bỏ lỡ một số đơn đặt hàng của khách hàng hoặc trì hoãn chúng và cuối cùng gây tổn hại cho doanh nghiệp. Thực hiện đơn hàng là hoàn toàn cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt là lĩnh vực nhà hàng. Và nếu các đơn hàng không được quản lý tốt, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng chắc chắn sẽ giảm và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và tăng trưởng kinh doanh.

Thời gian giao hàng trong hệ thống quản lý đơn hàng

Thuật ngữ 'lead time' về cơ bản có nghĩa là thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình. Trong trường hợp quản lý hàng tồn kho và quản lý đơn hàng, thời gian giao hàng là khoảng thời gian tính từ khi đơn hàng được đặt cho đến khi đơn hàng được hoàn thành. Lead time có thể thuộc nhiều loại khác nhau, chẳng hạn như lead time sản xuất, lead time khách hàng hoặc lead time tích lũy, tùy thuộc vào quy trình trong chuỗi bán lẻ mà bạn đang xem xét.

Trong trường hợp quản lý đơn đặt hàng, đó sẽ là thời gian giao hàng của khách hàng, là khoảng thời gian mà doanh nghiệp của bạn dành cho quy trình thực hiện đơn hàng kể từ thời điểm nhận được đơn đặt hàng. Và điều tối quan trọng là các doanh nghiệp phải biết thời gian hoàn thành và không ngừng cố gắng để cải thiện nó vì điều này quyết định dịch vụ khách hàng, uy tín và sự tín nhiệm của thương hiệu.

Khách hàng muốn biết người bán hoặc nhà hàng sẽ mất bao nhiêu thời gian để giao hàng cho họ. Và doanh nghiệp cần thực hiện đơn hàng trong thời gian đã hứa. Với mỗi lần chậm trễ, hệ thống quản lý đơn hàng bắt đầu mất kiểm soát và hình thành một vòng luẩn quẩn với nhiều sự chậm trễ hơn. Điều này cuối cùng sẽ làm tổn hại đến danh tiếng, sự phát triển và cơ sở khách hàng của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý đơn hàng ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng như thế nào?

Trải nghiệm khách hàng được cải thiện rất nhiều khi có một hệ thống quản lý đơn hàng mạnh mẽ. Hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả là hệ thống tự động hóa quy trình đặt hàng.

Đó không chỉ là về hệ thống quản lý đơn đặt hàng; mà là về cách phần mềm hoạt động với các hệ thống quản lý khác như quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng và các công cụ quản lý kho hàng. Nếu hệ thống quản lý đơn đặt hàng không được tích hợp với sản phẩm hoặc hệ thống quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp của bạn có thể bị tụt hậu.

Khi nào nên đầu tư vào phần mềm quản lý đơn hàng?

Đầu tư vào Phần mềm quản lý đơn hàng trong các trường hợp sau:

• Nếu doanh nghiệp đang bùng nổ hoặc đang phải đối mặt với sự gia tăng số lượng đơn đặt hàng, thì bạn nên biết rằng đã đến lúc đầu tư vào một hệ thống quản lý đơn hàng mạnh mẽ để hợp lý hóa quá trình xử lý đơn hàng.

• Nếu việc xử lý đơn đặt hàng thông thường không mang lại kết quả như mong đợi và làm tăng thời gian thực hiện, bạn có thể “nhờ cậy” vào một phần mềm quản lý đơn hàng thông minh hơn.

• Nếu bạn đang mất khách hàng vì quản lý đơn hàng kém, giao hàng chậm trễ, giao hàng sai hoặc xử lý đơn hàng.

• Nếu doanh nghiệp đang mở rộng cơ sở sang các thành phố mới, mở chi nhánh, văn phòng hoặc cửa hàng mới và các đơn đặt hàng dự kiến ​​sẽ còn tăng mạnh hơn nữa.

• Nếu nhân viên luôn trong tình trạng quá tải công việc và đang gặp khó khăn trong việc quản lý đơn bán hàng, đơn mua hàng, hóa đơn hay yêu cầu đổi trả.

• Nếu hệ thống hiện tại không biết phải làm gì nếu khách hàng không hài lòng với đơn đặt hàng và muốn đổi hoặc trả lại. Những tình huống như vậy có thể gây hại cho danh tiếng của doanh nghiệp và cần được xử lý cẩn thận. Phần mềm quản lý đơn hàng (OMS) đảm bảo sẽ làm hài lòng khách hàng bằng những giải pháp phù hợp.

• Nếu chi phí hàng tồn kho đang tăng lên, trong khi doanh thu và doanh số bán hàng vẫn giữ nguyên hoặc đang giảm xuống.

• Nếu việc tìm kiếm trạng thái thời gian thực của các đơn đặt hàng, giao hàng và các giai đoạn thực hiện đơn hàng của bạn ngày càng khó khăn hơn.

5 mẹo để tăng cường hệ thống quản lý đơn hàng

1. Đồng bộ hóa với hệ thống quản lý hàng tồn kho

Nhận các đơn đặt hàng mà bạn không thể thực hiện do thiếu hàng tồn kho không phải là cách tốt nhất cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, điều quan trọng là tích hợp hệ thống quản lý đơn đặt hàng với hệ thống quản lý hàng tồn kho hoặc đầu tư vào một bộ phần mềm cung cấp cả hai công cụ. Bằng cách này, hệ thống điểm bán hàng và hệ thống quản lý đơn hàng sẽ liên tục nhận biết được lượng hàng tồn kho của bạn và nhận đơn đặt hàng tương ứng.

2. Đào tạo nhân viên

Giúp nhân viên vận hành hệ thống quản lý đơn hàng. Bạn cần đào tạo nhân viên của mình học cách sử dụng phần mềm và thấy được lợi ích của chúng.

3. Hợp nhất các kênh đặt hàng

Nếu bạn là doanh nghiệp có nhiều kênh đặt hàng, chẳng hạn như tại cửa hàng, nền tảng thương mại điện tử, cửa hàng bên thứ ba, nhà bán lẻ trực tuyến, v.v., cần có một hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh sẽ xử lý tất cả các đơn đặt hàng từ một nền tảng duy nhất và giúp công việc dễ dàng hơn.

4. Không hứa hẹn, giao hàng đúng giờ

Điều này chắc chắn sẽ làm tăng sự hài lòng của khách hàng và cải thiện danh tiếng của thương hiệu. Hãy luôn dự trù một khoảng thời gian cho việc giao hàng theo lịch trình và giao hàng sớm để khách hàng không cảm thấy khó chịu trong trường hợp có sự chậm trễ.

5. Giảm thời gian giao hàng

Luôn cố gắng giảm thời gian xử lý đơn hàng và thực hiện đơn hàng, nhưng không đánh đổi chất lượng dịch vụ. Giảm thời gian vận chuyển để giảm thời gian thực hiện đơn hàng và thời gian giao hàng.

Tầm quan trọng của quản lý đơn hàng đa kênh

Hoạt động kinh doanh bán lẻ trực tuyến đã thay đổi trong 10 năm qua và khách hàng không còn thực hiện phần lớn giao dịch mua hàng tại cửa hàng. Sự phát triển của thương mại điện tử, kết hợp với sự gia tăng của các thị trường trực tuyến như Amazon, có nghĩa là khách hàng có ít lý do hơn để vào cửa hàng.

Điều này đã làm nảy sinh nhu cầu của các nhà bán lẻ cung cấp trải nghiệm đa kênh để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh giúp nhà bán lẻ quản lý đơn hàng của khách hàng trên các kênh bán hàng khác nhau (ví dụ: di động, trang web, tại cửa hàng), sử dụng một nền tảng chung. Khách hàng có thể bắt đầu mua hàng trên trang web của nhà bán lẻ, sử dụng ứng dụng của họ để lấy sản phẩm từ cửa hàng hoặc tìm kiếm sản phẩm trên trang web của nhà bán lẻ rồi mua tại cửa hàng. Điều này mang đến cho khách hàng trải nghiệm lành mạnh và nâng cao uy tín của thương hiệu, dịch vụ khách hàng và thực hiện đơn hàng.

5 mẹo để tăng hiệu quả quản lý đơn hàng

1. Tạo ra hệ thống thân thiện với khách hàng

Nếu nhà hàng hoặc doanh nghiệp bán lẻ chọn hệ thống quản lý đơn hàng dựa trên đám mây, hãy đảm bảo rằng hệ điều hành từ xa này cũng mang lại lợi ích cho khách hàng và họ có thể đặt hàng bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ địa điểm nào. Điều này sẽ không chỉ cải thiện dịch vụ khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh.

2. Tập trung vào cá nhân hóa

Khi giao hàng, hãy thử sử dụng các phương pháp cá nhân hóa khác nhau, chẳng hạn như ghi chú viết tay hoặc gửi email xác nhận được tùy chỉnh cho từng cá nhân. Những cử chỉ này nâng cao trải nghiệm của khách hàng và sự hài lòng của khách hàng với thương hiệu của bạn. Sử dụng hệ thống quản lý đơn đặt hàng đểcá nhân hóa là phương pháp hay nhưng nhiều nhà bán lẻ hiện đang bỏ qua.

3. Hệ thống tự động

Một hệ thống tích hợp và tự động hoạt động đồng bộ với các công cụ để quản lý kho hàng, chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho. Hãy sử dụng nó như một lợi thế và xây dựng một hệ thống không có lỗi hoạt động như một cỗ máy thông minh, không để xảy ra sai sót hoặc lãng phí. Hệ thống quản lý đơn đặt hàng tự động đảm bảo bạn không bỏ lỡ đơn đặt hàng hoặc gây ra sự chậm trễ do giám sát và lỗi của con người.

4. Phân tích báo cáo và tìm ra insights

Hệ thống sẽ lưu trữ tất cả dữ liệu đơn đặt hàng lịch sử, dữ liệu đơn đặt hàng mua và bán và tạo báo cáo giống nhau. Sử dụng các báo cáo này do hệ thống quản lý đơn đặt hàng tạo ra để tìm hiểu sâu về hoạt động kinh doanh. Các báo cáo phân tích này sẽ giúp bạn khắc phục sự lãng phí, tìm ra các thiết sót và xác định các lỗ hổng cũng như cải thiện thời gian thực hiện.

5. Đào tạo nhân viên

Chạy phần mềm với sự trợ giúp của nhóm nhân viên là chìa khóa thành công của hệ thống quản lý đơn hàng. Nếu lực lượng lao động của bạn không thích ứng với hệ thống, phần mềm sẽ không thể phát huy hết tiềm năng của nó và mang lại kết quả tốt nhất.

Nguồn: Hubworks