Quản lý hàng tồn kho đề cập đến quá trình đặt hàng, lưu trữ, sử dụng và bán hàng tồn kho của công ty. Điều này bao gồm việc quản lý nguyên liệu thô, linh kiện, thành phẩm, cũng như lưu kho và xử lý các mặt hàng đó. Có nhiều loại quản lý hàng tồn kho khác nhau, mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào nhu cầu sản xuất của công ty.
Đặc điểm chính của quản lý hàng tồn kho
- Quản lý hàng tồn kho là toàn bộ quá trình quản lý từ nguyên vật liệu đến thành phẩm.
- Quản lý hàng tồn kho hướng đến mục đích sắp xếp hàng tồn một cách hiệu quả để tránh tình trạng thừa và thiếu hàng.
- Bốn phương pháp quản lý hàng tồn kho chính bao gồm: Sản xuất đúng lúc (JIT – Just in time), Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – materials requirement planning), Số lượng đặt hàng (EOQ – economic order quantity) và Thời gian thanh lý hàng tồn (DSI – days sales of inventory).
Quản lý hàng tồn kho là toàn bộ quá trình quản lý từ nguyên vật liệu đến thành phẩm.
Nguồn: Shutterstock
Lợi ích của hoạt động quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một trong những loại tài sản quý giá nhất của mỗi doanh nghiệp. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các lĩnh vực sử dụng hàng tồn kho khác, sản phẩm đầu vào và thành phẩm là cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của công ty. Việc thiếu hàng tồn kho khi nào, ở đâu và làm thế nào để bổ sung hàng tồn là điều cực kỳ cần thiết.
Đồng thời, hàng tồn kho có thể được coi là một khoản nợ phải trả (nếu không phải theo nghĩa kế toán). Một lượng lớn hàng tồn kho có nguy cơ hư hỏng, trộm cắp, hoặc thay đổi nhu cầu. Hàng tồn kho phải được bảo quản tốt và nếu không được bán kịp thời, hàng phải được thanh lý với giá rẻ, hoặc đơn giản là bị tiêu hủy.
Vì những lý do này, quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Việc biết khi nào nên bổ sung hàng tồn kho, số lượng cần mua hoặc sản xuất, mức giá phải trả – cũng như thời điểm bán và ở mức giá nào – có thể là những quyết định phức tạp. Các doanh nghiệp nhỏ thường theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công, xác định các điểm và số lượng đặt hàng lại bằng cách sử dụng các công thức bảng tính (Excel). Các doanh nghiệp lớn hơn sẽ sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource planning) chuyên dụng. Các tập đoàn quy mô lớn thậm chí còn sử dụng các ứng dụng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) tùy biến cao.
Các chiến lược quản lý hàng tồn kho khác nhau tùy thuộc vào ngành hàng. Một kho dầu có thể lưu trữ một lượng lớn hàng tồn kho trong thời gian dài, cho phép chờ nhu cầu tăng. Mặc dù việc lưu trữ dầu rất tốn kém và mang nhiều rủi ro – chẳng hạn như một trận hỏa hoạn ở Vương quốc Anh vào năm 2005 đã dẫn đến thiệt hại hàng triệu bảng Anh – nhưng bù lại, hàng tồn kho sẽ không hư hỏng hoặc lỗi mốt.
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa dễ hỏng hoặc sản phẩm có nhu cầu cực kỳ nhạy cảm với thời gian, chẳng hạn như lịch hoặc các mặt hàng thời trang theo xu hướng, việc dự trữ hàng tồn kho không phải là một lựa chọn tốt và việc đánh giá sai thời điểm hoặc số lượng đơn đặt hàng có thể gây tốn kém.
Đối với các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp, việc cân bằng rủi ro thừa và thiếu hàng tồn kho là đặc biệt khó khăn. Để đạt được những cân bằng này, các công ty đã phát triển một số phương pháp để quản lý hàng tồn kho, bao gồm lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP – Materials requirement planning) và sản xuất đúng lúc (JIT).
Kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho đại diện cho một tài sản hiện tại vì một công ty thường có ý định bán thành phẩm của mình trong một khoảng thời gian ngắn, thường là một năm. Hàng tồn kho phải được đếm hoặc đo đạc trước khi đưa vào bảng cân đối kế toán. Các công ty thường duy trì các hệ thống quản lý hàng tồn kho tinh vi, có khả năng theo dõi mức hàng tồn kho theo thời gian thực.
Hàng tồn kho được hạch toán bằng một trong ba phương pháp: Tính giá nhập trước xuất trước (FIFO – First In First Out), Chi phí nhập sau xuất trước (LIFO – Last In First Out), hoặc Chi phí bình quân (Weighted average costing). Một tài khoản quản lý kho thường bao gồm bốn loại riêng biệt:
- Nguyên liệu thô – đại diện cho các nguyên liệu khác nhau mà một công ty đầu tư cho quy trình sản xuất của mình. Những vật liệu này phải trải qua quá trình xử lý quan trọng, trước khi một công ty có thể biến chúng thành hàng hóa hoàn chỉnh sẵn sàng để bán.
- Sản phẩm dở dang (còn được gọi là hàng hóa dở dang) – đại diện cho các nguyên liệu thô đang trong quá trình chuyển đổi thành sản phẩm hoàn chỉnh.
- Thành phẩm – là những sản phẩm có sẵn để bán cho khách hàng của công ty.
- Hàng hóa – đại diện cho thành phẩm mà một công ty mua từ nhà cung cấp để bán lại trong tương lai.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm được phân tích, một công ty sẽ sử dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau. Một số phương pháp quản lý này bao gồm sản xuất đúng lúc (JIT), lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và thời gian thanh lý hàng tồn kho (DSI). Có một số phương pháp khác có thể áp dụng, nhưng đây là bốn phương pháp phổ biến nhất được sử dụng để phân tích hàng tồn kho.
Nguồn: Tyasuite
1. Sản xuất đúng lúc (JIT)
Mô hình sản xuất này bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1960 và 1970. Toyota Motor (TM) đã đóng góp rất nhiều cho sự phát triển của mô hình JIT. Phương pháp này cho phép các công ty tiết kiệm được một số tiền đáng kể và giảm lãng phí bằng cách chỉ giữ lại hàng tồn kho mà họ cần để sản xuất và bán sản phẩm. Cách tiếp cận này làm giảm chi phí lưu trữ và bảo quản, cũng như chi phí thanh lý hoặc loại bỏ hàng tồn kho dư thừa.
Quản lý hàng tồn kho JIT có thể có rủi ro. Nếu nhu cầu tăng đột biến, nhà sản xuất có thể không tìm được nguồn hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu đó, gây tổn hại đến uy tín của họ với khách hàng và đẩy hoạt động kinh doanh về phía các đối thủ cạnh tranh. Ngay cả những sự chậm trễ nhỏ nhất cũng có thể gây ra vấn đề, nếu đầu vào không đến “đúng lúc” thì có thể xảy ra tình trạng tắc nghẽn hàng hóa về sau.
Với phương pháp này, một công ty nhận được hàng hóa càng gần thời điểm thực sự cần thiết càng tốt. Chẳng hạn, nếu một nhà sản xuất ô tô cần lắp đặt túi khí vào ô tô, họ sẽ nhận túi khí khi những chiếc ô tô bắt đầu đi vào dây chuyền lắp ráp thay vì luôn có sẵn hàng để cung cấp.
2. Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP)
Phương pháp quản lý hàng tồn kho này phụ thuộc vào dự báo doanh số bán hàng. Có nghĩa là nhà sản xuất phải có hồ sơ bán hàng chính xác để có thể lập kế hoạch về nhu cầu hàng tồn kho và thông báo những nhu cầu đó với nhà cung cấp vật liệu một cách kịp thời. Ví dụ, nhà sản xuất đồ trượt tuyết sử dụng hệ thống hàng tồn kho MRP có thể đảm bảo rằng các vật liệu như nhựa, sợi thủy tinh, gỗ và nhôm luôn có trong kho dựa trên các đơn đặt hàng dự kiến.
3. Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
Mô hình này tính toán số lượng đơn vị mà một công ty nên thêm vào hàng tồn kho của mình với mỗi đơn đặt hàng theo lô để giảm tổng chi phí hàng tồn kho trong khi giả định nhu cầu của người tiêu dùng không đổi. Chi phí hàng tồn kho trong mô hình bao gồm chi phí lưu giữ và thiết lập.
Mô hình EOQ tìm cách đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho phù hợp được đặt hàng mỗi đợt để công ty không phải đặt hàng quá thường xuyên và không có hàng tồn kho dư thừa. Nó giả định rằng có sự đánh đổi giữa chi phí lưu giữ hàng tồn kho và chi phí thiết lập hàng tồn kho, và tổng chi phí hàng tồn kho được giảm thiểu khi cả chi phí thiết lập và chi phí lưu giữ đều được giảm thiểu.
4. Thời gian thanh lý hàng tồn kho (DSI)
Tỷ lệ tài chính này cho biết thời gian trung bình tính bằng ngày mà một công ty cần để biến hàng tồn kho của mình, bao gồm cả hàng hóa đang trong quá trình sản xuất, thành doanh thu. DSI còn được gọi là tuổi trung bình của hàng tồn kho, số ngày tồn kho (DIO), số ngày trong kho (DII), số ngày bán hàng trong kho và được diễn giải theo nhiều cách.
Nhìn chung, DSI thấp hơn được ưu tiên hơn vì nó cho biết thời gian thanh lý hàng tồn kho ngắn hơn, mặc dù DSI trung bình khác nhau giữa các ngành.
Mỗi phương pháp quản lý hàng tồn kho đều có ưu/ nhược điểm riêng.
Nguồn: Pexels
Một số điều cần lưu ý khi quản lý hàng tồn kho
Nếu một công ty thường xuyên thay đổi phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà không có lý do hợp lý, thì có khả năng ban quản lý của công ty đang cố gắng vẽ nên một bức tranh sáng sủa hơn về hoạt động kinh doanh của mình. Việc xóa hàng tồn kho thường xuyên có thể chỉ ra vấn đề của công ty trong việc bán thành phẩm hoặc hàng tồn kho lỗi thời. Điều này cũng có thể làm dấy lên những dấu hiệu cảnh báo về khả năng của công ty trong việc duy trì tính cạnh tranh và sản xuất các sản phẩm thu hút người tiêu dùng trong tương lai.
Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Quản lý hàng tồn kho thích hợp phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và loại sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất. Có thể không có một kiểu quản lý hàng tồn kho hoàn hảo, bởi vì mỗi kiểu đều có ưu và nhược điểm riêng. Vì thế, việc thử nghiệm và áp dụng kiểu quản lý hàng tồn kho phù hợp có thể là một chặng đường dài.
* Nguồn: Sortly
