Trong môi trường cạnh tranh hiện đại đòi hỏi các doanh nghiệp phải điều chỉnh/xây dựng lại chiến lược và cách tiếp cận của mình nhằm duy trì và phát triển trong bất kỳ ngành nào. Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, các giải pháp phần mềm hiện đại sẽ giúp bạn duy trì hoạt động trơn tru và hiệu quả. Do đó, hệ thống quản lý kho hàng là giải pháp cần thiết cho doanh nghiệp trong ngành bán lẻ. Hệ thống không chỉ giảm bớt sai sót của con người, tăng năng suất mà còn có thể xử lý nhiều hoạt động kho hàng như nhận và quản lý hàng tồn kho, quản lý lao động và chuỗi cung ứng,...
Hệ thống quản lý kho hàng là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là một giải pháp phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày trong doanh nghiệp, chẳng hạn như hỗ trợ lưu trữ hàng tồn kho, lấy hàng, đóng gói, bổ sung hàng tồn kho,... Hệ thống còn cho phép doanh nghiệp cải thiện dịch vụ giao hàng tốt hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng bằng cách biết chính xác mọi sản phẩm ở đâu, khi nào cần đặt hàng lại hoặc sản xuất bao nhiêu. Điều này làm cho hoạt động kinh doanh của bạn trở nên hiệu quả và dễ dàng.
Các loại hệ thống quản lý kho hàng hiện nay
Có bốn loại giải pháp WMS chính mà chúng ta sẽ khám phá để giúp bạn xác định loại nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Hệ thống quản lý kho độc lập: Đây là loại hệ thống quản lý kho điển hình, được triển khai trực tiếp trên phần cứng và mạng của doanh nghiệp.
Module chuỗi cung ứng: Loại này tập trung vào tự động hóa các nhiệm vụ như quản lý hàng tồn kho, tìm nguồn cung ứng nguyên liệu và đánh giá chu kỳ sản phẩm. Để làm được điều này đòi hỏi phải đầu tư vào ứng dụng lập kế hoạch chuỗi cung ứng cung cấp các tính năng lưu kho.
Tích hợp với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Loại này bao gồm các tính năng quản lý kho và cung cấp một số chức năng ERP khác.
Hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây: Loại này được lưu trữ trên máy chủ riêng/tách biệt, đảm bảo bảo mật dữ liệu cao hơn cho các công ty xử lý hàng tồn kho có giá trị cao hơn.
Lên ý tưởng xây dựng hệ thống quản lý kho hàng
Thông thường, hệ thống quản lý kho hàng (WMS) sẽ có một số tính năng chính sau:
Vai trò của người dùng trong WMS
Hiểu các đặc quyền của người dùng trong hệ thống quản lý kho giúp bạn cấp quyền truy cập vào các tính năng và chức năng chính xác hơn. Có 2 vai trò người dùng - Người quản lý (Manager) và Quản trị viên (Administrator).
Manager: Người quản lý là người có các quyền cơ bản, chịu trách nhiệm thực hiện các tác vụ như tạo và gửi hóa đơn, lên lịch nhận hàng, xem chi tiết mặt hàng cơ bản, trạng thái, số liệu thống kê và lịch sử giao dịch, tạo, cập nhật hoặc xóa các mục,...
Administrator: Quản trị viên có thể thực hiện tất cả các hoạt động và quản lý mọi khía cạnh của hệ thống quản lý kho và có khả năng hiển thị tất cả các tính năng và chức năng. Ngoài ra, quản trị viên có thể tạo hoặc xóa người dùng.
Cấu trúc xây dựng hệ thống quản lý kho
Dưới đây bạn có thể thấy cấu trúc của dự án và các công nghệ có thể áp dụng để phát triển hệ thống riêng cho mình.
Trang tổng quan dành cho người quản lý
Đây là trang chủ và là nơi đầu tiên người quản lý nhìn thấy khi đăng nhập vào tài khoản của họ. Dashboard cung cấp một bức tranh rõ ràng về quy trình làm việc. Với tư cách là Người quản lý, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau được trình bày trong menu chính:
Thông tin liên hệ
Mặt hàng
Đơn đặt hàng
Đóng gói
Hóa đơn
Tích hợp
Báo cáo
Thông tin liên hệ
Với tính năng này, bạn có thể tìm thấy tất cả thông tin chi tiết về khách hàng mà bạn giao dịch. Tất cả các thông tin như tên, email, số điện thoại, địa chỉ thanh toán và giao hàng, thông tin trang web,...đều được lưu trữ trong hệ thống quản lý kho để có thể thực hiện giao dịch nhanh chóng và hiệu quả. Bạn không chỉ có thể gửi email và xem thông tin về khách hàng mà còn có thể dễ dàng tạo các giao dịch bán hàng. Trong trang này, bạn có thể tìm thấy một bảng có thông tin sau:
ID (Thông tin nhận dạng)
Họ và tên
E-mail
Công ty
Bằng cách nhấp vào trường, thông tin với các tab sau sẽ được hiển thị:
Tổng quan chung
Giao dịch
Lịch sử
Mặt hàng
Bạn có thể dễ dàng truy cập tính năng này bằng cách nhấp vào tùy chọn Items trong menu chính. Các mặt hàng được xem là sản phẩm bạn đang bán hoặc dịch vụ bạn đang cung cấp cho khách hàng và có thể được mua từ các nhà cung cấp trong doanh nghiệp. Bạn không chỉ có thể xem và vận hành tất cả các mục mà còn có thể phân tích chúng trong giải pháp WMS của mình. Trong một bảng WMS có cấu trúc rõ ràng, bạn có thể tìm thấy thông tin sau:
Bạn có thể tạo một mục mới và nhập tất cả thông tin cần thiết bằng cách nhấp vào nút Thêm ở đầu trang Items.
Đơn đặt hàng
Bạn có thể dễ dàng truy cập tính năng này từ tùy chọn tương ứng trong menu chính của mình. Trên trang này, tất cả thông tin chi tiết về quy trình bán hàng - số lượng, giá cả và giao hàng được trình bày trong bảng có các cột sau:
ID (Thông tin nhận dạng)
Ngày
Số đơn hàng
Tên khách hàng
Trạng thái (Bản nháp, Đã xác nhận, Đã đóng, Vô hiệu, Đang chờ)
Đã lập hoá đơn
Đóng gói
Đã vận chuyển
Số lượng
Hành động
Ở đầu trang Danh sách đơn hàng, bạn sẽ tìm thấy nút Thêm đơn hàng cho phép bạn tạo đơn hàng mới và nhập các chi tiết quan trọng.
Đóng gói
Có thể truy cập tùy chọn Đóng gói từ tùy chọn tương ứng trong menu chính của bạn. Với tính năng đó, bạn có thể chọn đơn hàng của khách hàng mà bạn muốn vận chuyển và gán thông tin phiếu gói hàng cho các mặt hàng. Tất cả thông tin được trình bày trong bảng với các cột sau:
Ở đầu trang, bạn có thể tìm thấy nút Thêm gói và bộ lọc cho phép bạn sắp xếp các gói theo trạng thái bạn cần.
Hóa đơn
Tùy chọn Hóa đơn có thể được truy cập từ tùy chọn tương ứng trong menu chính. Tùy chọn này cho phép bạn cung cấp tất cả thông tin về đợt giảm giá bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, chi tiết vận chuyển,... Trong bảng, bạn có thể thấy các cột sau:
Bằng cách nhấp vào tên người dùng, hóa đơn có tất cả thông tin về giao dịch mua sẽ được hiển thị. Ngoài ra, bạn có thể thêm hóa đơn mới bằng nút Thêm hóa đơn ở trên cùng.
Tích hợp
Bạn có thể tìm thấy trang Tích hợp trong menu chính của mình. Với tính năng đó, bạn có thể kết nối nhiều thông tin riêng biệt như cổng thanh toán, hãng vận chuyển,... sẽ hoạt động như một hệ thống. Trang tích hợp không chỉ giúp bạn phân tích tốt hơn các quy trình kinh doanh mà còn cho phép bạn tăng năng suất và cải thiện quy trình làm việc. Ở đầu trang, bạn có thể tìm thấy nút Thêm cho phép bạn thêm các tiện ích tích hợp mới.
Báo cáo
Bạn có thể tìm thấy trang Báo cáo ngay trong menu chính của mình. Với tính năng đó, bạn không chỉ có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh trong công ty một cách chuyên nghiệp mà còn giúp giảm chi phí và quản lý rủi ro. Bằng cách xác định mặt hàng có lợi nhất và theo dõi hoạt động mua bán, bạn mới có thể đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu và đạt được thành công.
Thông báo
Tính năng này giúp tất cả người dùng hệ thống quản lý kho bãi được cập nhật. Người dùng có thể thiết lập cách họ muốn nhận thông báo và cảnh báo trong hệ thống quản lý kho hàng. Điều này không chỉ giúp họ nắm rõ hơn về các tin tức diễn ra trong WMS mà còn được thông báo về những thay đổi như vận chuyển, tồn kho, trạng thái hóa đơn, đơn hàng trả lại,...
Trang tổng quan dành cho quản trị viên
Đây là trang chủ và quản trị viên sẽ nhìn thấy khi đăng nhập vào tài khoản. Trang này cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về hoạt động của công ty - các mặt hàng bán chạy nhất, doanh số bán hàng và tóm tắt hàng tồn kho, hóa đơn gần đây, số lượng đơn đặt hàng đã vận chuyển,... Quản trị viên có thể truy cập các mục khác nhau và những mục quan trọng của hệ thống quản lý kho như:
Thông tin liên hệ
Mặt hàng
Đơn đặt hàng
Đóng gói
Hóa đơn
Tích hợp
Báo cáo
Cài đặt
Cài đặt
Tính năng này có thể được tìm thấy trong menu chính của Quản trị viên. Trên trang Cài đặt, bạn sẽ thấy các tiện ích sau:
Người dùng
Mặt hàng
Địa điểm
Điều chỉnh hàng tồn kho
Cấu hình
Hồ sơ công ty
Bằng cách nhấp vào tiện ích Người dùng, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang Người dùng. Tại đây bạn có thể thực hiện một số thay đổi như:
Bằng cách nhấp vào tiện ích Hồ sơ Công ty, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang nơi bạn có thể chỉnh sửa tất cả thông tin về công ty của mình:
Ngoài ra, bạn có thể chọn logo cho công ty của mình và tải lên dễ dàng.
Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho hàng WMS
Hàng rời, đóng gói sẵn và hàng hóa cồng kềnh: Tính năng này cho phép bạn kiểm soát hàng tồn kho của mình trong hệ thống. Bạn không chỉ có thể đóng gói hàng hóa khi hàng đến với số lượng lớn mà còn có thể chia nhỏ các gói hàng nếu có nhu cầu hoàn thành đơn hàng.
Tích hợp nhà cung cấp dịch vụ: Kết hợp dữ liệu vận chuyển và quy trình thực hiện để tăng tốc quá trình đặt hàng tự động, in nhãn vận chuyển và quản lý số theo dõi (tracking number).
Theo dõi chu kỳ: Tự động hóa việc đếm hàng tồn kho và loại bỏ các lỗi thủ công, tăng hiệu suất đếm hàng tồn kho.
Lưu trữ theo chỉ dẫn: Hỗ trợ lưu trữ hàng tồn kho thông minh và cho phép bạn lưu trữ hàng hóa nhận được dựa trên khối lượng, địa điểm, kích thước và trọng lượng sản phẩm, phân loại vật liệu nguy hiểm và các thông số khác.
Tích hợp thương mại điện tử: Tính năng này cho phép bạn tích hợp các tính năng tạo đơn hàng và giỏ hàng trực tuyến.
Hỗ trợ thiết bị di động: Hỗ trợ nhiều loại thiết bị nhập cùng một lúc. Việc quét mã vạch nhanh chóng, đáng tin cậy để ra vào kho là điều bắt buộc.
Hỗ trợ nhiều địa điểm: Cung cấp hỗ trợ cho nhiều địa điểm kho nhằm hỗ trợ các đơn hàng từ những địa điểm khác nhau được thực hiện dễ dàng nhất.
Hợp nhất đơn hàng: Tập hợp tất cả hàng hóa của một đơn đặt hàng trực tuyến với nhiều sản phẩm vào một gói hàng có thể vận chuyển được.
Dán nhãn: In nhãn mã vạch của riêng họ cho các lô hàng nhận được cũng như đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và yêu cầu ghi nhãn khác nhau.
Hỗ trợ EDI: Kiểu sử dụng dữ liệu này cho phép máy tính/công cụ chia sẻ thông tin, nhờ đó hỗ trợ nhiều công cụ đặt hàng, thanh toán, phân tích và tối ưu hóa quy trình kinh doanh hơn.
Dữ liệu thời gian thực: Cho phép bạn phân bổ tốt nhất hàng tồn kho, nhân công và các tài sản khác để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn.
Nhận hàng và trả hàng: Lập kế hoạch và đơn giản hóa quy trình nhận hàng và trả hàng bằng cách quét lại và đưa chúng trở lại kho.
Phân phối theo chu kỳ ngắn nhất: Với tính năng đó, mô hình chuyển động sẽ theo mô hình con rắn cho phép bạn chọn nhiều đơn hàng cùng một lúc.
Lợi ích phần mềm quản lý kho hàng đem lại cho doanh nghiệp
Bây giờ bạn đã biết các tính năng và chức năng chính của giải pháp WMS. Nhưng còn những lợi ích mà WMS đem lại là gì?
Vòng quay hàng tồn kho nhanh hơn: Cải thiện độ chính xác của hồ sơ và cắt giảm sự di chuyển hàng tồn kho từ khi nhận đến khi vận chuyển, giải pháp WMS có thể giúp bạn giảm thời gian giao hàng và giảm nhu cầu về hàng tồn kho an toàn.
Theo dõi: Dễ dàng theo dõi mọi mặt hàng hoặc bưu kiện trong kho của mình bằng số serial.
Đồng bộ hóa thông tin hàng tồn kho theo thời gian thực: Bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các kênh bán hàng của mình đều được cập nhật nhờ quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực và cập nhật tự động. Cách này không chỉ giúp bạn giảm thiểu rủi ro bán quá mức mà còn tránh việc nhập dữ liệu không cần thiết.
Quản lý đơn hàng: Bạn có thể dễ dàng tạo đơn đặt hàng, đơn hàng đặt sẵn, gửi hàng, xử lý hàng hóa nhanh và hiệu quả hơn.
Cải thiện năng suất lao động: Với giải pháp WMS, bạn có thể giảm thiểu các vấn đề liên quan đến quy trình lỗi thời hoặc thủ công và cải thiện động lực của nhân viên.
Tăng doanh số bán hàng: Bằng cách tích hợp các tài khoản Amazon, eBay, Shopify hoặc Etsy, bạn có thể bắt đầu bán hàng hóa của mình và tăng doanh số bán hàng.
Quyết định dựa trên dữ liệu: Bạn có thể xác định các vấn đề tồn kho tiềm ẩn và đưa ra quyết định quan trọng dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Điểm mấu chốt: Bạn có được trao quyền với hệ thống quản lý kho?
Một hệ thống quản lý kho hiệu quả mang lại cơ hội quý báu cho công ty bán lẻ. Nó không chỉ giúp tăng cường khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và giảm chi phí đáng kể mà còn cải thiện hiệu suất của công ty, quản lý rủi ro và đạt được hiệu quả tốt hơn. Hãy xem xét những tùy chọn phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn và triển khai giải pháp phần mềm quản lý kho hàng (WMS) để đạt được sự thành công trong lĩnh vực thương mại điện tử.
Nguồn: ddi-deva
