Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. Vậy mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì? Cùng tìm hiểu bài viết để xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các quy tắc, vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm xác định cách thức các hoạt động của công ty phải được định hướng để đạt được các mục tiêu của nó. Nó cũng điều chỉnh luồng thông tin qua các cấp của công ty và phác thảo mối quan hệ báo cáo giữa nhân viên cấp trung, quản lý cấp cao, giám đốc điều hành và chủ sở hữu. Nó thực sự là một hệ thống phân cấp cho một công ty, mặc dù một số cấu trúc tổ chức nhấn mạnh sự thiếu phân cấp gần như hoàn toàn.
Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần phù hợp, ổn định để thực thi chiến lược thành công
Có thể hiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp bao gồm:
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ chức
- Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận (department)
- Mô tả công việc, quyền hạn trách nhiệm cho các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức
- Quy trình làm việc của các phòng ban
Cơ cấu của tổ chức thường được thể hiện thông qua sơ đồ tổ chức hay còn gọi là Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức là một sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty bằng cách chi tiết vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong một tổ chức.
- Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
- Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
- Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
- Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
- Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất.
4 kiểu mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất
1. Cấu trúc phân cấp
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phân cấp là kiểu sơ đồ tổ chức phổ biến nhất. Có một vài mô hình được bắt nguồn từ mô hình này.
Trong cơ cấu tổ chức phân cấp, các nhân viên được nhóm lại với mỗi nhân viên có một người giám sát rõ ràng . Việc nhóm được thực hiện dựa trên một vài yếu tố, do đó nhiều mô hình bắt nguồn từ điều này. Dưới đây là một vài trong số những yếu tố đó
- Chức năng – nhân viên được phân nhóm theo chức năng mà họ cung cấp. Hình ảnh dưới đây cho thấy một biểu đồ tổ chức chức năng với các nhóm tài chính, kỹ thuật, nhân sự và quản trị viên.
- Địa lý – nhân viên được phân nhóm dựa trên khu vực của họ. Ví dụ ở Hoa Kỳ, nhân viên có thể được phân nhóm theo tiểu bang. Nếu đó là một công ty toàn cầu, việc phân nhóm có thể được thực hiện theo các quốc gia.
- Sản phẩm – Nếu một công ty đang sản xuất nhiều sản phẩm hoặc cung cấp các dịch vụ khác nhau, nó có thể được phân nhóm theo sản phẩm hoặc dịch vụ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức chức năng, một biến thể của mô hình phân cấp
Ưu điểm
- Xác định rõ hơn các cấp quyền hạn và trách nhiệm
- Hiển thị những người mà mỗi người báo cáo hoặc những người để nói chuyện về các dự án cụ thể
- Tạo động lực cho nhân viên với con đường sự nghiệp rõ ràng và cơ hội thăng tiến
- Cung cấp cho mỗi nhân viên một chuyên môn
- Tạo tình bạn thân thiết giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận
Nhược điểm
- Có thể làm chậm sự đổi mới hoặc những thay đổi quan trọng do bộ máy hành chính gia tăng
- Có thể khiến nhân viên hành động vì lợi ích của bộ phận thay vì toàn bộ công ty
- Có thể khiến nhân viên cấp dưới cảm thấy như họ có ít quyền sở hữu hơn và không thể bày tỏ ý kiến của mình cho công ty
2. Cấu trúc ma trận
Trong mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Ma trận , các mối quan hệ báo cáo được thiết lập dưới dạng lưới hoặc ma trận, thay vì theo hệ thống phân cấp truyền thống. Đây là một kiểu quản lý tổ chức trong đó những người có kỹ năng tương tự được tập hợp lại để thực hiện các nhiệm vụ công việc, dẫn đến việc phải báo cáo cho nhiều người quản lý (đôi khi được gọi là báo cáo đường liền và đường chấm, tham chiếu đến các biểu đồ tổ chức kinh doanh truyền thống).
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Ma trận
Ưu điểm
- Cho phép người giám sát dễ dàng lựa chọn các cá nhân theo nhu cầu của dự án
- Cung cấp một cái nhìn năng động hơn về tổ chức
- Khuyến khích nhân viên sử dụng các kỹ năng của họ ở nhiều năng lực khác nhau ngoài vai trò ban đầu của họ
Nhược điểm
- Trình bày xung đột giữa quản lý bộ phận và quản lý dự án
- Có thể thay đổi thường xuyên hơn các loại sơ đồ tổ chức khác
3. Cấu trúc ngang / phẳng
Đây là kiểu mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hầu hết được các công ty nhỏ và các công ty mới thành lập áp dụng trong giai đoạn đầu. Hầu như không thể sử dụng mô hình này cho các công ty lớn hơn với nhiều dự án và nhân viên.
Điều quan trọng nhất của cơ cấu này là nhiều cấp quản lý cấp trung bị loại bỏ . Điều này cho phép nhân viên đưa ra quyết định nhanh chóng và độc lập. Do đó, một lực lượng lao động được đào tạo tốt có thể làm việc năng suất hơn bằng cách trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định.
Biểu đồ cơ cấu tổ chức phẳng
Ưu điểm
- Trao cho nhân viên nhiều trách nhiệm hơn
- Thúc đẩy giao tiếp cởi mở hơn
- Cải thiện khả năng phối hợp và tốc độ thực hiện các ý tưởng mới
Nhược điểm
- Có thể tạo ra sự nhầm lẫn vì nhân viên không có người giám sát rõ ràng để báo cáo
- Có thể tạo ra những nhân viên có kỹ năng và kiến thức tổng quát hơn
- Có thể khó duy trì một khi công ty phát triển vượt quá trạng thái mới thành lập
4. Cấu trúc mạng
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cấu trúc mạng giúp hình dung các mối quan hệ bên trong và bên ngoài giữa các nhà quản lý và quản lý cấp cao nhất. Chúng không chỉ ít phân cấp hơn mà còn phân cấp hơn và linh hoạt hơn so với các cấu trúc khác.
Ý tưởng đằng sau cấu trúc mạng dựa trên mạng xã hội. Cấu trúc của nó dựa trên giao tiếp cởi mở và các đối tác đáng tin cậy; cả bên trong và bên ngoài. Cấu trúc mạng lưới được xem như là agiler hơn các cấu trúc khác bởi vì nó có ít lốp xe hơn, nhiều quyền kiểm soát hơn và luồng dưới cùng của quá trình ra quyết định.
Biểu đồ cơ cấu tổ chức mạng
Ưu điểm
- Hình dung trang web phức tạp của các mối quan hệ tại chỗ và bên ngoài trong các công ty
- Cho phép các công ty linh hoạt và nhanh nhẹn hơn
- Cung cấp thêm quyền lực cho tất cả nhân viên để cộng tác, chủ động và đưa ra quyết định
- Giúp nhân viên và các bên liên quan hiểu quy trình và quy trình làm việc
Nhược điểm
- Có thể nhanh chóng trở nên quá phức tạp khi xử lý nhiều quy trình ngoại vi
- Có thể khiến nhân viên khó biết ai là người có tiếng nói cuối cùng
Mô hình cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là 4 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ phổ biến trong doanh nghiệp.
1. Cơ cấu tổ chức bộ phận
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bộ phận phân cấp chức năng, vì vai trò của nhân viên được phân chia theo sản phẩm hoặc khu vực, thay vì chức năng, trong doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: bạn có thể chia Việt Nam thành bốn bộ phận: bắc, đông, nam và tây. Mỗi bộ phận sau đó sẽ có nhân viên của riêng mình. Điều này cung cấp cho mỗi khu vực các chuyên gia trong từng lĩnh vực cho khu vực đó. Nếu doanh nghiệp của bạn bán các sản phẩm khác nhau, bạn cũng có thể tách các vai trò của sản phẩm theo cơ cấu tổ chức bộ phận.
2. Cơ cấu tổ chức phẳng
Một cấu trúc phẳng dựa vào khả năng tự quản lý. Mô hình này hoạt động tốt đối với các công ty nhỏ vì công việc và nỗ lực trong một công ty nhỏ tương đối minh bạch. Điều này không có nghĩa là nhân viên không có cấp trên và người để báo cáo. Chỉ cần quyền ra quyết định được chia sẻ và nhân viên phải chịu trách nhiệm về các quyết định của họ.
3. Cơ cấu tổ chức chức năng
Khi bạn thiết lập một cơ cấu tổ chức chức năng, bạn đang xây dựng một hệ thống phân cấp dựa trên vai trò công việc của từng nhân viên. Cơ cấu tổ chức chức năng nhóm các nhân viên cùng làm việc hướng tới một mục tiêu chung.
Ví dụ: tất cả các nhân viên tiếp thị của bạn sẽ ở trong cùng một nhóm. Ngay cả khi bạn chỉ có hai hoặc ba nhân viên hoàn thành vai trò tiếp thị của doanh nghiệp nhỏ của mình, bạn sẽ cấu trúc nó để một người phụ trách, chẳng hạn như phó giám đốc tiếp thị. Nhóm của anh ấy sẽ bao gồm một giám đốc tiếp thị và một giám đốc quan hệ công chúng.
Cơ cấu chức năng cung cấp sự tập trung cho nhân viên, bởi vì họ biết rằng họ đang làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Trong ví dụ này, mục tiêu chung là tiếp thị và quảng bá doanh nghiệp.
4. Cơ cấu tổ chức ma trận
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cấu trúc ma trận kết hợp các đặc điểm của cơ cấu tổ chức chức năng và bộ phận. Cơ cấu tổ chức ma trận hoạt động giống như một đội hơn. Thay vì các trưởng bộ phận, mỗi đội có một trưởng nhóm. Cơ cấu tổ chức ma trận tập hợp những nhân viên tập trung vào một dự án, nhưng thực hiện các vai trò khác nhau từ khắp doanh nghiệp của bạn.
Cơ cấu tổ chức ma trận có sự phân quyền nhất, có nghĩa là nó có thể gây nhầm lẫn cho nhân viên về việc ai là người phụ trách. Cơ cấu tổ chức ma trận phù hợp nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ở cấp độ quốc tế hoặc phục vụ các khu vực địa lý khác nhau.
Kết luận
Trong thế giới đầy biến động ngày nay, thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một hoạt động liên tục và đồng thời cũng là một thách thức đối với bất kỳ nhà quản lý nào – dù đang quản lý một doanh nghiệp toàn cầu hay một đội nhóm cực nhỏ. Một cơ cấu tổ chức ổn định đồng nghĩa với việc đại bộ phận doanh nghiệp vận hành trôi chảy mà không cần quá nhiều sự giám sát đốc thúc, lúc này nhà lãnh đạo có thể trút bớt gánh nặng công việc và yên tâm xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp.
Nguồn bài viết: Zen Office
