Xử lý việc kiểm kê tài sản, quản lý tài sản của một doanh nghiệp thường tốn nhiều thời gian và công sức. Bài viết này sẽ đưa ra một số vấn đề phức tạp liên quan đến quản lý tài sản, đặc biệt là kiểm kê tài sản và cách hệ thống kiểm kê tài sản có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Kiểm kê tài sản (quản lý tài sản) là gì?

Kiểm kê tài sản (quản lý tài sản EAM) là cách một doanh nghiệp quản lý và cung cấp thông tin chi tiết về tài sản mà doanh nghiệp đang sở hữu. Điều này có thể bao gồm nhiều loại tài sản khác nhau, từ tài sản cố định hữu hình như tài sản và thiết bị, tài sản vô hình như tài sản trí tuệ. Quản lý tài sản là cách doanh nghiệp giám sát tài sản mà họ đang sở hữu để theo dõi và phân tích vấn đề như vị trí thực tế, yêu cầu bảo trì, khấu hao, hiệu suất và xử lý tài sản cuối cùng.

Quản lý tài sản là gì?

Thực hiện quản lý tài sản của doanh nghiệp hiệu quả là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của doanh nghiệp. Quản lý tài sản hiệu quả giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp nắm rõ về các tài sản mà họ sở hữu, quản lý tài sản một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất

Sự khác biệt giữa quản lý tài sản và quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn khoQuản lý tài sản (quản lý kiểm kê tài sản)

Đề cập đến các mặt hàng được bán hoặc tiêu thụ bởi doanh nghiệpLiên quan đến những gì doanh nghiệp sở hữu

Quản lý hàng tồn kho thường đề cập đến hàng tồn kho do doanh nghiệp nắm giữ trong khoảng một thời gian ngắn, trước khi sử dụng hoặc bán.Quản lý tài sản thường liên quan đến các mặt hàng được sở hữu hoặc dự định sở hữu bởi doanh nghiệp trong tối thiểu 12 tháng

Mục đích của quản lý hàng tồn kho là theo dõi vị trí, khoảng thời gian được giữ và giá trị của hàng tồn kho trước khi nó được bán hoặc sử dụng.Mục đích của quản lý quản lý tài sản (EAM) cũng giống như quản lý hàng tồn kho, nhưng sẽ bao gồm thêm việc phân tích các lĩnh vực khác như khấu hao, hiệu suất và bảo trì tài sản

Các tính năng chính cần có trong hệ thống quản lý tài sản

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý tài sản trên thị trường. Việc doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phần mềm hiệu quả, có tính năng phù hợp với quy mô và nhu cầu là rất cần thiết.

Tuy nhiên, có một số tính năng chính mà doanh nghiệp nên mong đợi ở mức tối thiểu:

Trước tiên, doanh nghiệp hãy tìm một hệ thống có thành phần lập kế hoạch bảo trì tốt. Hãy chọn một giải pháp cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch và sắp xếp, sửa chữa định kỳ và sửa chữa khẩn cấp đối với thiết bị cũng như tài sản của doanh nghiệp để đảm bảo rằng mọi sự cố làm gián đoạn hoạt động kinh doanh ở mức thấp nhất có thể.

Các tính năng chính cần có trong phần mềm kiểm kê tài sản

Một cân nhắc quan trọng khác là một hệ thống cung cấp chức năng báo cáo tốt về tài sản cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp phân tích các khía cạnh khác nhau về tài sản của mình, từ tỷ lệ khấu hao và giá trị tài sản để theo dõi và so sánh hiệu suất. Cuối cùng, còn có một số chức năng khác quan trọng cần tìm trong hệ thống phần mềm kiểm kê tài sản của doanh nghiệp.

Ví dụ: một hệ thống có thể dễ dàng điều chỉnh quy trình công việc, tài liệu mẫu và biểu mẫu cho phù hợp với sự phức tạp của các quy trình và chính sách của doanh nghiệp. Một hệ thống tương thích với điện thoại di động và dựa trên đám mây cũng sẽ mang đến sự linh hoạt và dễ sử dụng tối đa.

Tại sao nên sử dụng phần mềm kiểm kê tài sản (EAM)

Một trong những lợi thế đáng kể nhất mà phần mềm kiểm kê tài sản so với hệ thống kiểm kê tài sản thủ công là khả năng lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến từng tài sản ở một nơi. Những tài liệu lưu trữ này có thể là bảo hành, biên lai, hướng dẫn sử dụng,.. và giữ những dữ liệu này ở cùng một nơi là một cách tuyệt vời để cải thiện doanh nghiệp và hiệu quả trong quy trình kiểm kê tài sản.

Người dùng phần mềm kiểm kê tài sản cũng đánh giá cao khả năng lên lịch bảo trì tự động, cũng như có khả năng thực hiện cập nhật và kiểm tra từ xa đối với kho tài sản. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý giá cho nhân viên.

Một lợi ích quan trọng khác là khả năng giảm tổn thất do trộm cắp tài sản có giá trị thông qua xác minh thực tế và gắn thẻ tài sản cố định. Phần mềm quản lý tài sản có thể tạo ra bản kiểm kê tài sản chính xác nhất. Các vấn đề được xác định và giải quyết nhanh hơn nhiều so với thông qua phương pháp thủ công.

Số hóa quy trình kiểm kê tài sản thủ công sang phần mềm kiểm kê tài sản

Nếu doanh nghiệp đang sở hữu, mua và quản lý các tài sản cố định và tài sản khác có giá trị cao, doanh nghiệp nên xem xét cách hệ thống quản lý tài sản có thể giúp doanh nghiệp thực hiện các quy trình hiện tại một cách hiệu quả hơn. Với rất nhiều phần mềm hệ thống tài sản hiện có, hãy lựa chọn bản demo để doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mình đang đầu tư vào một hệ thống đáp ứng nhu cầu phù hợp, cụ thể của doanh nghiệp và mang lại cho doanh nghiệp giá trị đồng tiền thực sự.

Nguồn: SpeedMaint