Kaizen là một phương pháp quản lý tiến bộ từ Nhật Bản, được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Kaizen tập trung vào việc cải tiến liên tục để tạo ra sự tiến bộ và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, mình xin giới thiệu về Kaizen, các ví dụ về Kaizen và cách áp dụng Kaizen cho doanh nghiệp.

Kaizen là gì?

Kaizen trong tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi” và “cải tiến liên tục”. Trong kinh doanh, Kaizen được đề cập như một tư duy cải tiến liên tục thông qua những thay đổi nhỏ và lâu dài.

Ý tưởng là thực hiện những thay đổi nhỏ theo thời gian sẽ tạo ra những cải tiến đáng kể cho sản phẩm cuối cùng. Quy trình gồm các bước nhỏ, nếu xảy ra lỗi hoặc vấn đề được xác định, chúng sẽ được giải quyết trước khi quy trình được tiếp tục.

Trong kinh doanh, Kaizen được đề cập như tư duy cải tiến liên tục thông qua những bước tiến nhỏ và dần dần.
Nguồn: Getty Images

Kaizen trong sản xuất được coi là nền tảng của phương pháp sản xuất tinh gọn. Phương pháp này nhằm giúp tạo ra hiệu quả cao hơn bằng cách tạo tinh thần đồng đội được cải thiện thông qua văn hóa kỷ luật cao, tập trung vào chất lượng công việc và sự cải tiến.

Phương pháp Kaizen đã được phát triển bởi các nhà sản xuất Nhật Bản trong những năm 1960-1970, và là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự phát triển cực kỳ thành công của ngành công nghiệp sản xuất ô tô Nhật Bản.

Chu kỳ Kaizen

Hệ thống Kaizen có thể được thực hiện theo chu trình 7 bước để tạo ra môi trường dựa trên sự cải tiến liên tục. Phương pháp này bao gồm các bước sau:

• Thu hút nhân viên tham gia: Tìm kiếm sự tham gia của nhân viên và bao gồm cả việc thu hút sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề.
• Tìm vấn đề: Sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả các nhân viên, thu thập các vấn đề và cơ hội tiềm năng.
• Tìm giải pháp: Khuyến khích nhân viên đưa ra giải pháp sáng tạo, với tất cả cả các vấn đề. Sau đó, lựa chọn một giải pháp tốt nhất hoặc áp dụng linh hoạt nhiều giải pháp từ các ý tưởng được trình bày.
• Kiểm tra giải pháp: Thực hiện giải pháp tốt nhất đã chọn ở trên bằng cách tạo các chương trình thử nghiệm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp.
• Phân tích kết quả: Hãy kiểm tra tiến độ với các kế hoạch cụ thể về việc ai sẽ là đầu mối liên hệ, và cách tốt nhất là thu hút sự tham gia của nhân viên cấp quản lý. Sau đó, xác định mức độ thành công của sự cải tiến, thay đổi.
• Nếu kết quả khả quan, hãy áp dụng giải pháp trong toàn doanh nghiệp.
• Tiếp tục lặp lại các bước nói trên với các giải pháp mới được thử nghiệm khi thích hợp hoặc danh sách các vấn đề mới cần được giải quyết.

Ngoài ra, có cách tiếp cận bổ sung cho chu trình hệ thống Kaizen, chẳng hạn như cách tiếp cận được cô đọng thành 4 bước: Lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, hành động. Chu trình này được gọi là chu trình Shewhart hoặc chu trình Deming.

Nguồn: ViinDoo

Các nguyên tắc Kaizen của 5S

Khung 5S là một phần quan trọng của hệ thống Kaizen, hỗ trợ thiết lập một nơi làm việc lý tưởng. 5S tập trung vào việc tạo ra trật tự trực quan, tổ chức, sạch sẽ và tiêu chuẩn hóa để cải thiện lợi nhuận, hiệu quả, dịch vụ an toàn.

• Seiri/ Sắp xếp: Loại bỏ bớt những vật không cần thiết, không tích tụ và không giữ những vật gây trở ngại.
• Seiton/ Sắp xếp trật tự: Sắp xếp các mục để dễ dàng tìm kiếm.
• Shine/ Sạch sẽ: Giữ cho không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp.
• Seiketsu/ Làm sạch tiêu chuẩn hóa: Hệ thống hóa các công cụ quan trọng và thực hành tốt nhất về công tác dọn dẹp nơi làm việc.
• Shitsuke/ Duy trì: Không ngừng nỗ lực, cải tiến và thành công.

Nguồn: Six Sigma

Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen

Ưu điểm của Kaizen

• Kaizen tập trung vào cải tiến dần dần nhằm tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi vì những quyết định lớn có thể gây ra sự phản đối và đẩy lùi sự thay đổi.
• Kaizen khuyến khích xem xét kỹ lưỡng các quy trình để giảm thiểu sai sót và lãng phí.
• Kaizen làm giảm nguy cơ phát sinh lỗi, nhu cầu giám sát và kiểm tra cũng được giảm thiểu.
• Tinh thần của nhân viên được cải thiện vì Kaizen khuyến khích ý thức về giải trí và mục đích.
• Sự tập trung vào khách hàng mở rộng khi nhân viên nhận thức rõ hơn về các yêu cầu của khách hàng.
• Các hệ thống được áp dụng để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả trong ngắn hạn và dài hạn.

Nhược điểm Kaizen

• Các công ty có văn hóa và giao tiếp khép kín, trước tiên cần tập trung vào những thay đổi văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu.
• Cách triển khai Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra sự phấn khích nhất thời, do đó khó duy trì lâu dài.

Các ví dụ về Kaizen

1. Toyota

Trong các ví dụ về Kaizen, có lẽ Toyota là ví dụ điển hình nhất. Kaizen – triết lý cải tiến không ngừng của người Nhật – là một nguyên tắc mà Toyota thực hành tốt đến mức từ này đã trở thành từ đồng nghĩa với công ty.

Toyota là một trong những nhà sản xuất đầu tiên áp dụng Kaizen và gắn liền với triết lý này chặt chẽ đến mức nhiều người tin rằng họ tạo ra nó. Kaizen đã hiện diện trong mọi chiếc Toyota, từ chiếc Corolla khiêm tốn đến chiếc Camry thời thượng. Nó thậm chí còn thâm nhập vào các nhánh quan trọng khác của Toyota.

Một quy trình lắp ráp phổ biến của Toyota là một quy trình có thể thực hiện hiệu quả bởi một nhóm người nhất định. Với Kaizen, họ tiếp tục tìm cách hoàn thành quy trình với một nhóm nhỏ hơn, để từ đó nhân viên có thể tự do di chuyển, làm việc và học thêm các công việc mới. Việc không ngừng theo đuổi cải tiến liên tục chính là đặc tính của Kaizen.

Nguồn: Gobranding

2. Nestlé

Nestlé là một trong những công ty thực phẩm lớn nhất thế giới và là công ty đang áp dụng Kaizen. Ban lãnh đạo Nestlé đã lập bản đồ dòng giá trị tại một nhà máy đóng chai mới để tìm ra chất thải. Điều này dẫn đến hoạt động cải tiến các quy trình sao cho hiệu quả hơn tại nhà máy.

Ngoài ra, tư duy đổi mới liên tục cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho công ty Nestlé SA của Thụy Sĩ giữ vị trí là công ty thực phẩm lớn nhất thế giới. Văn hóa Kaizen giúp thúc đẩy phần lớn sự đổi mới đó.

Trong một cuộc phỏng vấn với The Leadership Network, Faith Burndred – “nhà vô địch” của Nestlé tại Trung tâm công nghệ sản phẩm Nestlé York – đã nhận xét rằng một trong những thách thức lớn nhất để thực hiện Kaizen thành công là “đặt sự tập trung quá nhiều vào các công cụ thay vì phát triển tư duy”.

Chính vì lý do này mà công ty sản xuất thực phẩm tập trung vào việc trang bị cho các nhà lãnh đạo kỹ năng và sự tự tin để họ duy trì vai trò là hình mẫu trong các hoạt động tinh gọn.

Như Burndred đã nói: “Nếu các nhà lãnh đạo luôn thể hiện tầm quan trọng của mình và tự mình làm gương cho những hành vi đúng đắn, thì điều này tự nhiên sẽ thúc đẩy sự thay đổi văn hóa”. Minh chứng này bao gồm sự hỗ trợ và khuyến khích liên tục của nhân viên, cũng như những thách thức đang diễn ra để thúc đẩy các cải tiến trong quy trình hoạt động.

Nguồn: WirtschaftsWoche

3. Samsung

Samsung là một trong những công ty đi đầu cho sự trỗi dậy của Hàn Quốc. Công nhân tại các nhà máy của Samsung được đào tạo chuyên sâu và là những nhân sự lành nghề. Trong các nhà máy này, chúng ta sẽ thấy hệ thống sản xuất tiên tiến và phương pháp Kaizen được áp dụng cho các các chiến lược cải tiến quy trình tại chỗ với nhịp độ nhanh. Kaizen nhấn mạnh vào khả năng cạnh tranh sản xuất và hiệu quả hoạt động, kỷ luật tổ chức nghiêm ngặt, lòng trung thành của nhân viên, khen thưởng và sự tham gia của người lao động trong vai trò quản lý, lãnh đạo.

Tuy nhiên, Samsung cũng chịu sự ảnh hưởng mô hình của Mỹ, bằng chứng là sự xuất hiện của những nhà máy gần như thuê ngoài. Trong các nhà máy thuê ngoài, các công việc đơn giản hơn và công nhân nhà máy có ít chuyên môn hơn. Trong những nhà máy như vậy, Samsung cũng ít áp dụng kỹ thuật Kaizen, mà thay vào đó là các phương pháp quản trị khác nhau.

Kaizen sẽ được áp dụng tốt nhất khi sử dụng trong môi trường phù hợp, và Samsung đã sử dụng Kaizen ở đúng nơi, đúng thời điểm.

Nguồn: Reuters

Với các ví dụ về Kaizen, chúng ta có thể thấy rõ ràng rằng phương pháp này là một công cụ quan trọng để tăng cường hiệu quả và năng suất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả Kaizen, doanh nghiệp cần phải thực hiện cam kết nghiêm ngặt và quyết tâm thay đổi văn hóa doanh nghiệp của mình.

Triển khai Kaizen cho doanh nghiệp trong 9 bước

Nếu muốn áp dụng cách tiếp cận Kaizen thành công như các ví dụ nêu trên, mỗi doanh nghiệp cần tìm ra sự cố cần khắc phục. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình dưới đây:

• Xác định vấn đề
• Thành lập nhóm
• Thu thập thông tin từ khách hàng nội bộ, bên ngoài và xác định mục tiêu cho dự án
• Xem lại tình hình và quá trình hiện tại
• Suy nghĩ và xem xét bảy lựa chọn thay thế có thể
• Quyết định ba lựa chọn thay thế tốt nhất trong số bảy lựa chọn
• Mô phỏng và đánh giá các phương án này trước khi thực hiện
• Trình bày ý tưởng và đề xuất với các nhà quản lý
• Thực hiện các kết quả Kaizen

Tuy nhiên, quy trình áp dụng Kaizen cũng đặt ra một số thách thức cho doanh nghiệp của bạn. Một trong những thách thức chính là thay đổi văn hóa doanh nghiệp để phù hợp với phương pháp Kaizen. Bởi Kaizen yêu cầu sự cam kết và sự thay đổi từ tất cả các thành viên trong doanh nghiệp.

Kết luận

Qua các ví dụ về Kaizen, chúng ta có thể thấy Kaizen là một phương pháp quản lý mạnh mẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự thành công bằng sự tiến bộ liên tục và tập trung vào sự cải tiến. Bằng cách áp dụng Kaizen, doanh nghiệp có thể tăng cường năng suất, giảm chi phí và cải thiện chất lượng sản phẩm/ dịch vụ. Tuy nhiên, để áp dụng Kaizen hiệu quả, doanh nghiệp cần cam kết và thay đổi văn hóa quản trị.

* Nguồn: speedmaint.com