Để tổ chức một sự kiện marketing thành công cho doanh nghiệp, các nhà tiếp thị chắc hẳn đã không còn xa lạ với khái niệm timeline truyền thông. Vậy timeline truyền thông là gì? Trong bài viết này, mời các bạn cùng SO9 tìm hiểu timeline truyền thông, các mẫu timeline truyền thông và cách làm timeline truyền thông sự kiện.

1. Thế nào là timeline truyền thông?

Timeline trong tiếng anh là dòng thời gian. Một bản timeline hoàn chỉnh sẽ trình bày một chuỗi các sự kiện diễn ra theo trình tự thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc. Nhìn vào timeline, người xem sẽ biết được quy trình cũng như diễn biến của một sự kiện hay một hoạt động. Timeline cũng hay được gọi với một số cái tên khác như bảng niên hiệu, cột thời gian, mốc thời gian.

Timeline đóng vai trò đặc biệt trong việc quản lý các dự án. Nó giúp các nhà quản lý kiểm soát được thời gian bắt đầu và kết thúc, quy trình triển khai, mục tiêu của từng giai đoạn. Sử dụng timeline giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý và khoa học hơn, giảm áp lực cho công việc cho các thành viên trong nhóm.

Vậy cụ thể timeline truyền thông là gì? Đó là timeline được sử dụng để quản lý các sự kiện truyền thông của doanh nghiệp như các chiến dịch quảng cáo, chương trình CSR của doanh nghiệp,... Timeline truyền thông thường được lên chi tiết từ khâu chuẩn bị, trong chương trình, và hậu chương trình, trong đó, chỉ ra những đầu việc cần làm và thời gian cần thực hiện chúng.

2. Tầm quan trọng của việc lập timeline truyền thông trong các chiến dịch marketing

2.1. Các hoạt động marketing được diễn ra khoa học và rõ ràng

Timeline truyền thông giúp các nhà tiếp thị quản lý các hoạt động tiếp thị một cách rõ ràng, khoa học. Các đầu việc công việc sẽ được tính toán cẩn thận và sắp xếp hợp lý trong timeline. Chuẩn bị trước timeline sự kiện sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về sự kiện và quy trình thực hiện để đạt hiệu quả cao nhất. Làm timeline trước cũng giúp bạn tránh được nguy cơ bị bỏ sót những đầu việc quan trọng trong sự kiện.

Một bản mẫu timeline truyền thông sự kiện giúp bạn xây dựng được một thời gian biểu cho cả nhóm thực hiện dự án. Nhìn vào timeline, bạn sẽ biết được những việc mình nên làm, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc từng việc. Lên timeline trước sẽ giúp bạn phân công công việc đều đặn, tránh bị dồn deadline và cũng tránh được những ngày dư ra do rảnh rỗi.

2.2. Luôn có mục tiêu để hoàn thành công việc

Timeline truyền thônglà kim chỉ nam cho các hoạt động của bạn, nó đề ra mục tiêu cho từng cả sự kiện, cho từng giai đoạn và đầu việc riêng. Khi bạn có trong tay một mẫu timeline sự kiện chi tiết, bạn sẽ không bị lạc lối giữa biển công việc ngập tràn. Hơn thế, khi bạn có nhiều công việc cần xử lý cùng lúc, thì khi nhìn vào timeline bạn cũng có thể xếp được thứ tự ưu tiên cho các công việc để biết mình nên làm gì trước tiên.

Thời gian trong timeline sự kiện cần được tính toán để có thể hoàn thành mục tiêu đề ra đúng tiến độ. Công việc nhờ vậy sẽ được tiến hành đúng tiến độ, tạo động lực cho người thực hiện nỗ lực đạt được kết quả như kỳ vọng.

2.3. Đảm bảo tính hiệu quả của các chiến dịch marketing

Khi thực hiện một dự án truyền thông trong doanh nghiệp, quy trình sẽ là sự kết hợp ăn ý giữa nhiều phòng ban, nhiều cá nhân. Timeline sẽ đóng vai trò điều tiết, góp phần đảm bảo tính hiệu quả cho cả sự kiện. Có thể nói, timeline chính là cầu nối gắn kết những người thực hiện dự án ở các lĩnh vực chuyên môn khác nhau lại và cùng thực hiện một mục tiêu chung.

Dựa vào timeline truyền thông, từng cá nhân, từng bộ phận sẽ biết được nhiệm vụ hôm nay của mình, mình cần phối hợp với ai để hoàn thành công việc, sau khi làm xong thì bàn giao cho ai,... Nhờ vậy, mà quy trình sẽ không bị đứt gãy và hiệu quả công việc sẽ được tăng lên đáng kể.

3. Các giai đoạn trong timeline truyền thông marketing

Ở phần trước, chúng ta đã cùng tìm hiểu timeline truyền thông là gì và những lợi ích chính của nó. Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách làm timeline truyền thông sự kiện.

3.1. Giai đoạn trước sự kiện (Pre-event)

Timeline truyền thông tiền sự kiện chỉ ra những đầu việc bạn cần làm để chuẩn bị cho sự kiện của mình. Dưới đây là một số công việc mà các doanh nghiệp thường làm trong timeline truyền thông chuẩn bị cho sự kiện.

3.1.1. Nghiên cứu về mục tiêu và đối tượng truyền thông

Bước đầu tiên trong mọi chiến dịch truyền thông là xác định được mục tiêu và đối tượng mà doanh nghiệp mình muốn hướng đến. Vậy nên, nhiệm vụ này thường được đặt đầu tiên trong timeline truyền thông sự kiện. Sau khi xác định được mục tiêu và đối tượng tiềm năng, việc tiếp theo là tìm hiểu thật kỹ về họ. Đây cũng là thời điểm tốt để tổ chức một hoạt động minigame, giveaway… để tăng nhận thức của khán giả với thương hiệu và thu thập database khách hàng.

3.1.2. Xây dựng landing page

Rất nhiều doanh nghiệp chọn hình thức landing page là phương tiện để truyền tải thông tin tới khách hàng. Vậy nên trong giai đoạn chuẩn bị trongtimeline truyền thông, xây dựng landing page là công việc mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

3.1.3. Tìm đối tác truyền thông, bảo trợ truyền thông

Thông thường, khi các doanh nghiệp tổ chức các sự kiện lớn, họ thường đi liên kết với các đối tác truyền thông để lan tỏa thông tin về chương trình đi xa hơn. Việc hợp tác này sẽ tốn khá nhiều thời gian vì các doanh nghiệp cần tìm kiếm và đàm phán với đối tác về quyền lợi và nghĩa vụ của 2 bên. Do đó, đây chính là thời điểm thích hợp để bắt đầu tìm kiếm đối tác truyền thông.

3.1.4. Đưa tin về sự kiện trên các phương tiện social media

Khi gần tới thời gian tổ chức sự kiện, một đầu việc quan trọng trong timeline truyền thông mà doanh nghiệp cần thực hiện là nâng cao nhận thức của khán giả mục tiêu về chương trình. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn hợp tác với các những người có sức ảnh hưởng lớn. Tuy nhiên, cũng giống như khi làm việc với các đối tác truyền thông, bạn cần phải lên kế hoạch và triển khai sớm và có kế hoạch dự phòng.

3.1.5. Thuyết phục mọi người tham gia sự kiện

Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất trong timeline truyền thông tiền sự kiện. Nếu chương trình của bạn rất hay nhưng lại có rất ít người tham dự thì đó sẽ là một sự lãng phí. Để thuyết phục mọi người tham gia, đầu tiên doanh nghiệp cần tuyên truyền đầy đủ và chi tiết về sự kiện. Sau đó, tập trung đánh vào insight của đối tượng mục tiêu hay những pain point mà họ gặp phải. Nếu như những điểm bạn đưa ra thực sự trúng tâm lý khách hàng, chắc chắn họ sẽ tham dự chương trình của bạn.

3.2. Giai đoạn event launch

Khi sự kiện đã được khởi động, bạn vẫn nên duy trì các hoạt động quảng bá, kết nối với khán giả như ở giai đoạn đầu. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số hoạt động sau trong timeline truyền thông để nâng cao hiệu quả của chiến dịch truyền thông.

3.2.1. Tận dụng email marketing

Email marketing là một công cụ tiết kiệm chi phí mà vẫn có thể đạt hiệu quả cao. Đây chắc chắn sẽ là trọng tâm trong giai đoạn khởi động sự kiện. Thông qua email marketing, khán giả sẽ biết đến bạn và tham gia sự kiện của bạn nhiều hơn.

3.2.2. PR sự kiện trên mặt báo

Báo chí luôn là phương tiện hiệu quả để đưa hình ảnh thương hiệu đến gần hơn với công chúng. Đăng tải quảng cáo trên các mặt báo sẽ mở rộng phạm vi tiếp cận của doanh nghiệp, khuyến khích nhiều người tham dự sự kiện hơn.

3.3. Giai đoạn day-to-day-marketing

Ở giai đoạn này, bạn nên duy trì những hoạt động đang thực hiện, đồng thời cân nhắc thêm một số công việc sau trong timeline truyền thông

3.3.1. Early bird discount

Tâm lý người tiêu dùng thường thích các sản phẩm khuyến mãi và giảm giá. Vậy nên bạn có thể tổ chức các chương trình khuyến mãi sâu trong giai đoạn chuẩn bị của timeline truyền thông.

Ví dụ, bạn có thể khuyến khích người dùng đăng ký sớm để được giá hời cùng nhiều ưu đãi hơn.

3.3.2. Quảng cáo trả phí

Trong timeline truyền thông thì đây là giai đoạn các doanh nghiệp sẽ tăng cường các hoạt động quảng bá sự kiện. Do đó, các doanh nghiệp vẫn cần duy trì các kênh thông tin như website, mạng xã hội, tuy nhiên nếu muốn một bước đột phá mới thì bạn cần những cú huých mạnh mẽ hơn. Quảng cáo trả phí là một lựa chọn tốt cho bạn. Chạy quảng cáo qua các nền tảng Facebook Ads, Google Ads và các mạng xã hội khác đã chứng minh được tính hiệu quả của nó. Tuy nhiên, để đảm bảo ROI của việc chạy quảng cáo, bạn cần tính toán thời gian hợp lý trong timeline truyền thông sự kiện.

3.4. Giai đoạn last call

Đây là bước cuối cùng, cũng là lúc bạn cần đưa ra những hành động mạnh mẽ nhất trong chiến dịch truyền thông của mình. Bạn cần đảm bảo sự kiện của bạn được lan tỏa rộng rãi và thu hút được nhiều người tham dự. Để làm được điều này, bạn có thể phối kết hợp các hoạt động đã thực hiện ở bước trước và những con “át chủ bài” tác động mạnh mẽ đến khách hàng của mình.

3.5. Giai đoạn hậu sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, timeline truyền thông vẫn chưa dừng lại ngay. Hậu sự kiện là lúc các doanh nghiệp cần nhìn lại cả quá trình và đưa ra những đánh giá để rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau. Hậu sự kiện trong timeline truyền thông cũng là lúc để bạn gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác,... và hoàn thành nốt những công việc dang dở.

Lên timeline truyền thông không phải là một nhiệm vụ dễ dàng với các marketer, nhưng nó sẽ giúp hiệu quả công việc của nhà tiếp thị tăng lên đáng kể. Bài viết đã giới thiệu tổng quan cho bạn đọc về timeline truyền thông sự kiện và cách làm timeline truyền thông kèm theo các đầu mục mẫu timeline truyền thông mà các doanh nghiệp có thể tham khảo. Hãy lên timeline truyền thông sự kiện từ sớm để có những chuẩn bị tốt nhất cho chương trình của bạn.

Nguồn bài viết: SO9