Sau những chia sẻ về các biện pháp cân bằng cung cầu trong quy trình quản lý và vận hành chuỗi cung ứng, số thứ 3 của series Supply Chain Management sẽ thảo luận về những yếu tố cần lưu tâm trong quá trình cân đối chi phí với sản lượng (volume), khả năng đáp ứng (velocity) khi phát sinh đơn hàng trong thực tế giữa phòng Sales và Logistics.

Supply Chain Management là series cung cấp những trải nghiệm, kinh nghiệm từ chị Lý Ngọc Phương – Former Strategic Planning Manager tại Wilmar CLV về các yếu tố nền tảng của quy trình quản lý chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp.

* Trước khi chia sẻ về các mâu thuẫn giữa 2 phòng Sales và Logistics, chị Phương có thể chia sẻ một số thuật ngữ thường được dùng trong quá trình làm việc giữa 2 bên?

Thuật ngữ đầu tiên cần đề cập là Order Fulfillment. Đây cũng là keyword chủ đạo khi nhắc đến mối quan hệ giữa Sales và Logistics. Thuật ngữ này dùng để chỉ quá trình hoàn thành đơn hàng, tính từ thời điểm xác nhận đơn hàng đến thời điểm khách hàng nhận được đơn.

Kế đến là 2 thuật ngữ thường đi đôi với nhau: Inbound Logistics và Outbound Logistics. Inbound logistics sẽ gắn liền với quá trình mua hàng, trữ nguyên vật liệu và Outbound logistics sẽ tập trung vào các quá trình bán hàng vòng ngoài. Với chủ đề thảo luận về mối quan hệ giữa Sales và Logistics thì tôi sẽ tập trung vào thuật ngữ Outbound Logistics nhiều hơn.

Cuối cùng là 3PL – Third-party logistics provider. Thuật ngữ dùng chỉ đơn vị cung cấp dịch vụ Logistics như kho, vận tải.

Order Fulfillment keyword chủ đạo khi nhắc đến mối quan hệ giữa Sales và Logistics.
Nguồn: Net Solutions

* Vậy ở tầm vĩ mô, mối quan hệ giữa Sales và Logistics ở cấp độ chiến lược trong hoạt động của doanh nghiệp nên được hiểu như thế nào?

Nhìn chung, chiến lược Hệ thống phân phối (Sales) sẽ quyết định Thiết kế hệ thống Outbound Logistics thông qua các yếu tố sau đây.

Thứ nhất là mật độ phân bố của khách hàng theo khu vực địa lý. Ví dụ, nhà máy của một doanh nghiệp nằm ở ngoại ô Hồ Chí Minh (HCM). Họ có khách hàng tập trung ở khu vực HCM, Đông Nam Bộ nhiều hơn so với khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long (ĐBSCL) và miền Trung. Lúc này, chiến lược Hệ thống phân phối sẽ cần cân nhắc đến khoảng cách vận chuyển. Với những khu vực gần hơn như nội ô thành phố sẽ có thời gian vận chuyển ngắn hơn và ngược lại.

Một điểm khác cần lưu ý khi thiết kế Hệ thống phân phối là hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông vận tải ở khu vực giao hàng. Nếu trường hợp khu vực sử dụng phương thức vận chuyển đường bộ có đường cấm tải, doanh nghiệp sẽ cần tìm những tuyến đường hoặc phương pháp vận chuyển thay thế. Hoặc với khu vực ĐBSCL có lợi thế về hệ thống sông ngòi dày đặc thì sẽ ưu tiên vận chuyển bằng đường thuỷ, đặc biệt với những ngành hàng vận chuyển theo số lượng lớn như lúa, phân bón, vật tư xây dựng…

Hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông vận tải ở khu vực giao hàng là điểm cần lưu ý khi thiết kế hệ thống phân phối.
Nguồn: VnEconomy

Tiếp theo, thời gian giao hàng cũng là một yếu tố cần tính toán kĩ, đối chiếu liên tục với lịch giao hàng cho đối tác để tối ưu chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp. Yếu tố độ lớn đơn hàng, ví dụ dưới 10 tấn/chuyến hoặc 20 tấn/chuyến, sẽ tác động đến việc lựa chọn phương tiện vận chuyển sao cho tối ưu chi phí vận hành. Những yếu tố khác cần lưu ý sẽ là giá trị hàng hoá và kích thước, tỷ trọng của từng nhóm hàng.

Từ các yếu tố trên, phòng Logistics sẽ thiết kế hệ thống Logistics phù hợp. Thông qua việc xác định mức tồn kho sẽ thiết kế được hệ thống kho bãi, phương thức vận chuyển nhằm đảm bảo hiệu quả về chi phí và khả năng đáp ứng nhanh.

* Từ phần chia sẻ của của chị có thể thấy rất nhiều yếu tố cần cân nhắc trong quy trình thiết kế hệ thống phân phối và logistics. Chị có thể đưa một ví dụ cụ thể hơn về quy trình này?

Tôi lấy ví dụ, một công ty sản xuất hàng tiêu dùng ở HCM có hai kênh phân phối chính GT và MT từ khu vực Đà Nẵng trở vào. Trong đó, 60% số bán đến từ khu vực HCM và Đông Nam Bộ, 40% còn lại từ khu vực ĐBSCL và miền Trung. Tần suất giao hàng 1 tuần/lần.

Mức hàng tồn an toàn sẽ cần cân đối được chi phí vận tải và chi phí trữ hàng.

Khách hàng ở HCM và Đông Nam Bộ có đơn hàng với độ lớn từ 5-20 tấn/đơn, vị trí gần nhà máy nên doanh nghiệp này chọn phương thức xuất hàng trực tiếp để tối ưu chi phí logistics nhờ vào số lượng lớn. Xuất hàng trực tiếp là quá trình đơn hàng được vận chuyển từ kho tại nhà máy đến thẳng kho của khách hàng.

Đối với khách hàng khu vực ĐBSCL, miền Trung với đơn hàng nhỏ hơn 5 tấn, doanh nghiệp chọn xuất gián tiếp thông qua kho trung gian 3PL. Tức từ kho tại nhà máy, lô hàng này sẽ được chuyển đến kho trung gian của bên thứ 3 và chuyển đến kho của khách hàng. Phương thức vận chuyển này sẽ ưu tiên mức độ sẵn sàng đáp ứng đơn hàng hơn là tối ưu chi phí.

Thực tế, sau một thời gian tăng trưởng và số bán tại khu vực ĐBSCL, miền Trung đạt được mức ổn định thì doanh nghiệp có thể chuyển sang phương thức xuất trực tiếp để tối ưu hoá chi phí mà vẫn đảm bảo mức độ sẵn sàng đáp ứng đơn hàng.

* Chị Phương có thể chia sẻ một vài lưu ý khi phân bổ tồn kho thành phẩm ở kho trung gian?

Với kho trung gian, doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng tồn kho an toàn (buffer stock) để hạn chế tình trạng đứt hàng.
Nguồn: Shopee

Kho trung gian thường ở xa nhà máy nên doanh nghiệp sẽ cần dự trù thêm lượng hàng tồn kho an toàn (buffer stock) để hạn chế tình trạng đứt hàng (stock out) do các yếu tố khách quan (thời tiết, kẹt xe) trong quá trình vận chuyển.

Mức hàng tồn kho an toàn có thể được xác định dựa vào dữ liệu lịch sử được ghi nhận liên tục qua từng đợt giao hàng. Mức hàng tồn an toàn sẽ cần cân đối được chi phí vận tải và chi phí trữ hàng.

Bạn có thể hình dung rõ hơn việc quyết định dựa trên quy tắc cân đối chi phí vận tải và trữ hàng qua ví dụ sau. Kho trung gian của doanh nghiệp ở khu vực miền Trung với phương thức vận chuyển bằng container đường biển (lead time 10 ngày). Phương thức này sẽ có chi phí thấp hơn 15% so với vận chuyển bằng container đường bộ (lead time 3 ngày). Nếu chi phí để dự trữ hàng cho 7 ngày chênh lệch ít hơn 15%, doanh nghiệp sẽ chấp nhận trữ hàng tồn kho ở mức cao để sử dụng container đường biển.

* Ở cấp độ hoạt động hàng ngày, mâu thuẫn của Sales và Logistics là gì ?

Mâu thuẫn giữa Sales & Logistics thường sẽ xoay quanh việc cân đối chi phí với sản lượng (volume), khả năng đáp ứng (velocity) khi phát sinh đơn hàng trong thực tế. Có 2 trường hợp mâu thuẫn chính là thiếu hàng và đơn hàng không đủ tải.

Tình trạng thiếu hàng xảy ra khi mức tồn kho của 1 số SKUs bị thiếu so với nhu cầu đơn hàng phát sinh hoặc số lượng tồn kho có thể xuất hàng ít hơn so với báo cáo bởi các nguyên nhân khách quan như bao bì rách vỡ, hư hỏng. Trường hợp còn lại là đơn hàng không đủ tải.

* Chị Phương có thể nêu một số hướng giải quyết cho các mâu thuẫn nêu trên?

Với trường hợp thiếu hàng, bước đầu tiên cần làm là trao đổi với khách hàng về SKU bị thiếu trong đơn. Trong trường hợp đơn hàng cần gấp hoặc lượng tồn không đủ sẽ có hai hướng giải quyết phổ biến như sau.

Mâu thuẫn giữa Sales & Logistics thường xoay quanh việc cân đối chi phí với sản lượng (volume), khả năng đáp ứng (velocity) khi phát sinh đơn hàng trong thực tế.

Đầu tiên, đội Sales có thể linh động điều chuyển hàng từ các kho vệ tinh lân cận. Lẽ dĩ nhiên, biện pháp này sẽ tốn một phần chi phí nhưng đó là cái giá cần trả để có thể “chữa cháy” tình hình.

Trong trường hợp xấu hơn, khi các kho vệ tinh cũng không đủ hàng tồn để bổ sung, đội Sales lúc này cần làm việc với khách hàng để xác định lượng tồn thực tế của mặt hàng đó ở kho. Liệu khách hàng có thể đợi đến lần đặt hàng tiếp theo hay không? Nếu thật sự lượng hàng tồn không đủ để phân phối đến cái đại lý bán lẻ, các bạn Sales lúc này sẽ cần khéo kéo thương lượng với khách hàng khác (không bị gấp về mặt lead time) để phân bổ lượng hàng đang còn thiếu cho khách hàng cần gấp hơn.

Với tình huống đơn hàng không đủ tải, bộ phận logistics có thể tìm cách ghép đơn với khách hàng trong cùng tỉnh, thành phố hoặc 2 tỉnh/ thành có vị trí gần nhau. Việc có thêm điểm đến trong lộ trình vận chuyển sẽ cần doanh nghiệp trả thêm phần phí phụ thu cho bên cung cấp dịch vụ vận tải.

Trường hợp không thể ghép đơn và đơn hàng khẩn, doanh nghiệp sẽ buộc phải chấp nhận trả một mức phí cao để vận chuyển theo chuyến. Một giải pháp giúp tối ưu chi phí vận chuyển là sử dụng chính sách khuyến khích khách hàng đặt hàng với số lượng lớn để có chi phí vận chuyển tốt nhất. Đó có thể là chiết khấu vào giá hoặc mua hoặc hàng tặng hàng với những đơn hàng số lượng lớn.

Khi đơn hàng không đủ tải, bộ phận logistics có thể tìm cách ghép đơn trong cùng tỉnh, thành phố hoặc 2 tỉnh/thành có vị trí gần nhau.
Nguồn: VnExpress

* Vậy những chỉ số nào thường được dùng để theo dõi hiệu quả của hoạt động Logistics?

Quá trình theo dõi hiệu quả của hoạt động logistics nói chung sẽ cần đến khá nhiều chỉ số. Đầu tiên là Total Logistics cost – tổng chi phí tính từ giai đoạn trữ hàng tồn kho, chi phí qua các kho trung gian, bốc xếp, vận tải. Thông thường, tổng chi phí nên được so sánh giữa những đơn hàng có điểm tương đồng. Những điểm tương đồng thường gặp như khách hàng ở cùng khu vực địa lý, cùng phương thức xuất trực tiếp. Ví dụ, 2 khách hàng cùng khu vực địa lý, cùng xuất trực tiếp nhưng chi phí của khách A cao hơn. Vậy lý do có thể là gì? Đó có thể là do đơn hàng nhỏ hơn, hoặc các yếu tố khách quan khác tác động.

Đối với hoạt động quản lý hàng tồn kho sẽ cần theo dõi các chỉ số thiết yếu sau. Đầu tiên là Inventory accuracy – độ chính xác lượng tồn kho. Đôi khi, lượng hàng thực tế tại kho có thể xuất đi sẽ bị chênh lệch so với số liệu trên báo cáo. Sự chênh lệch này có thể do hư hỏng, bao bì bị rách. Một chỉ số khác cần lưu tâm là Cost of carry inventory – chi phí liên quan đến các hoạt động trữ hàng.

Stock aging là chỉ số dùng để kiểm tra tình trạng, chất lượng của hàng tồn kho (thời gian ở trong kho, tốc độ luân chuyển ra khỏi kho lưu trữ) nhằm kịp thời phát hiện những loại hàng chậm luân chuyển, bị hư hỏng do trữ quá lâu. Một chỉ số khác liên quan đến chất lượng hàng tồn là Downgraded inventory – tỷ lệ hàng bị giảm cấp sau một thời gian trữ kho.

Kế đến là Order fulfillment rate/time. Chỉ số này được dùng để kiểm tra khả năng đáp ứng đơn hàng trên thực tế. Documentation accuracy dùng để kiểm tra độ chính xác của những chứng từ cần thiết cho quá trình gửi hàng, đảm bảo lead time giao hàng không bị ảnh hưởng bởi trục trặc về mặt giấy tờ.

Khi theo dõi độ hiệu quả trong việc quản lý kho, bãi, chỉ số Warehouse utilization được dùng để đánh giá mức độ sử dụng kho hàng đã đạt mức tối ưu hay chưa. Warehouse cost dùng để theo dõi sự thay đổi chi phí lưu kho. Cuối cùng, Transportation cost sẽ cung cấp cơ sở để so sánh chi phí vận chuyển theo từng khu vực địa lý hoặc theo phương thức vận chuyển (đường bộ, đường thuỷ hoặc đường hàng không…).

* Cảm ơn chị Phương về những chia sẻ súc tích trên!

Thu Nga / Brands Vietnam

* Nguồn: Brands Vietnam