Làm xây dựng nhất định phải phát sinh chi phí đền bù?

Chắc chắn không phải như vậy, nhưng khá nhiều doanh nghiệp Thiết kế - Xây dựng đang phải đối mặt với chuyện đền bù và phát sinh chi phí ngoài mong muốn, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận biên và cả tâm lý toàn đội ngũ công ty.

Vậy liệu có lối đi nào thoát vòng kim cô ‘đền bù & phát sinh’ chăng?

Hãy cùng Cask tìm hiểu chủ đề nhức nhối này trong bài viết dưới đây.

Như chúng ta đã biết, trong một doanh nghiệp, việc đền bù hay phát sinh chi phí đều thuộc về khâu quản lý dự án, và hết sức quan trọng vì các khoản này có thể rất cao, khiến cho toàn dự án bị lỗ. Đối với một công ty Thiết kế - Xây dựng, có những nguyên nhân đặc thù sau gây ra vấn đề này:

1. Khách hàng thường xuyên thay đổi yêu cầu

Tâm lý con người là… như vậy: hôm nay thích cái này nhưng ngày mai có thể ưng cái khác vì họ có thêm thông tin để cân nhắc hay do tác động từ xung quanh. Là chủ một doanh nghiệp, bạn khá thoải mái đáp ứng các thay đổi này, với điều kiện… chưa chốt hợp đồng; còn khi đã thi công, phần lớn mọi chỉnh sửa đều gây kéo dài thời gian và phát sinh chi phí.

=> Cách đơn giản để hạn chế điều này ngay từ đầu là làm hợp động thật chặt chẽ, có riêng các điều khoản về thay đổi khi đang thi công: làm rõ phạm vi công việc, số lần thay đổi được phép cũng như chia sẻ chi phí phát sinh ra sao đối với từng hạng mục công trình. Khi phát sinh thay đổi, doanh nghiệp cần khéo léo trong tiếp cận với khách hàng để tìm được tiếng nói chung, tránh xung đột.

2. Báo giá thấp nhằm tăng tính cạnh tranh

Đây lại là một nguyên nhân đặc thù khác đến từ chính doanh nghiệp. Để có khách hàng, nhiều công ty dự toán chi phí quá sát, xem nhẹ những biến động kinh tế về sau. Kết quả là dự án khi thi công bị ‘đội vốn’; lúc này cả doanh nghiệp lẫn khách hàng lâm vào thế khó: doanh nghiệp chân chính phải chấp nhận gồng lỗ để giữ uy tín, còn những doanh nghiệp chạy theo lợi nhuận sẽ tìm cách đẩy bớt gánh nặng cho khách hàng – một sự ‘thất nhân tâm.’

=> Lời khuyên cho các doanh nghiệp Thiết kế - Xây dựng là không nên cạnh tranh quá gắt gao về giá, vì đặc thù ngành này là thường xuyên biến động về chi phí; doanh nghiệp cần cân nhắc biên lợi nhuận tối thiểu cho mình. Mặt khác, chính quan hệ, độ uy tín và hình ảnh thương hiệu mới là các công cụ vững chắc hơn để giúp doanh nghiệp tiến bước trong kinh doanh.

3. Đội ngũ thiết kế chưa có nhiều kinh nghiệm

Do nhiều nguyên nhân, một số công ty có đội ngũ thiết kế còn non kinh nghiệm, dẫn đến nhiều sai sót trong bản vẽ; làm đội ngũ thi công không thể triển khai đúng thiết kế, do đó phải tốn nhiều thời gian điều chỉnh và làm tăng chi phí.

=> Giải pháp duy nhất là xây dựng một đội ngũ thiết kế có chuyên môn vững mạnh, vì đó chính là nòng cốt của một doanh nghiệp chuyên về sáng tạo. Bạn có thể chủ động tuyển dụng những nhân viên dày dặn kinh nghiệm hoặc phác thảo một lộ trình đào tạo rõ ràng cho cho các nhân viên trẻ, ví dụ như kết hợp giữa việc làm thiết kế tại văn phòng với các buổi giám sát thiết kế trên công trường định kỳ hàng tuần, hàng tháng.

4. Tính toán kết cấu chưa tốt

Nhiều doanh nghiệp trong ngành vẫn tính toán kết cấu chưa hợp lý, làm tăng số lượng, tăng chi phí nguyên vật liệu đầu vào một cách không cần thiết.

=> Bạn nên giao nhiệm vụ này cho những nhân viên giàu kinh nghiệm để hạn chế việc tính thừa, hạn chế áp dụng lý thuyết hoặc dựa hoàn toàn vào phần mềm.

5. Giám sát thi công kém

Quá trình giám sát thi công chưa hiệu quả; đặc biệt, việc kết nối trao đổi giữa đội ngũ thi công ngoài công trình và đội ngũ văn phòng thường xuyên lỡ mất nhiều thông tin quan trọng, dẫn đến sai sót trong thi công, kéo theo các chi phí phát sinh.  

=> Để giải quyết, trước tiên bạn cần tập trung mọi kênh giao tiếp về cùng một nền tảng, có chức năng lưu trữ mọi thông tin trao đổi. Kế đó, các thông tin quan trọng phải được chia sẻ và thông báo đến mọi bên liên quan. Và cuối cùng, đảm bảo quy trình xét duyệt và thực thi kịp thời, hạn chế kéo dài tiến độ.

6. Không quản lý được nhà thầu

Một công ty Thiết kế - Xây dựng phải phối hợp cùng lúc với nhiều nhà thầu và chất lượng thi công có sự chênh lệch. Một nhà thầu làm việc ì ạch, thả lỏng quản lý tiến độ có thể kéo theo cả dự án trễ hạn vì

=> Bạn cần quản lý nhà thầu thật chặt chẽ! Ghi rõ các điều khoản nghiệm thu và thanh toán với từng nhà thầu trong hợp đồng; bao gồm các điều khoản phạt chậm tiến độ hay gây ảnh hưởng xấu đến dự án. Ngoài ra, bạn nên áp dụng phần mềm theo dõi tiến độ từng nhà thầu nhằm theo dõi và đôn đốc kịp thời. 

7. Xem nhẹ công tác thu mua

Có lẽ thu mua là một việc dễ khiến không ít người xem nhẹ. Dễ nhưng không dễ, vì mua ‘hớ’ một món hàng, thiệt hại có thể không đáng; nhưng trong thi công, bạn phải mua hàng trăm, hàng nghìn món hàng, những khoản ‘hớ’ đó gộp lại thành một con số khổng lồ, gián tiếp cướp mất lợi nhuận của bạn.

=> Hãy tuyển chọn những nhân viên thu mua am hiểu công việc, mở rộng mạng lưới với nhiều nhà cung ứng và thường xuyên khảo sát, tìm hiểu cách tổ chức, nguồn hàng của các đối tác này. Điều đó sẽ mang đến cho bạn nhiều cơ hội mua hàng giá tốt và có thêm nhiều ưu đãi, chiết khấu đi kèm.

Bạn cũng cần tập trung và phân loại các đơn hàng theo từng dự án, từng nhóm công tác thi công để dễ theo dõi và quản lý. Nên đầu tư cho các ứng dụng theo dõi quá trình đặt hàng, giao hàng, nghiệm thu và thanh toán, tránh việc phải quản lý thủ công cho một số lượng đơn hàng quá lớn.

Tham khảo giải pháp chuyển đổi số và đăng ký trải nghiệm hệ thống miễn phí cho doanh nghiệp Thiết Kế - Xây Dựng trên các nghiệp vụ quản lý dự án, quản lý nhà thầu, quản lý nhà cung cấp, sale & marketing... tại: https://tinyurl.com/NganhThietKeXayDung

Kết: Như bạn đã thấy, trên đây là 7 nguyên nhân phổ biến cho tình trạng: thi công rồi đền bù, đền bù rồi lại… thi công. Hãy chữa trị ngay 7 vấn đề này để nhanh chóng tăng biên lợi nhuận cho mình!

Nguồn: brandsvietnam