Quy trình 10 bước setup nhà hàng, quán ăn chuyên nghiệp

Kinh doanh nhà hàng, quán ăn đang có xu hướng tăng nhanh trong mấy năm gần đây? Rất nhiều người đặt ra câu hỏi vậy mở nhà hàng thì cần chuẩn bị những gì? Bắt đầu từ đâu?… Bài viết dưới đây chia sẻ các bước cần chuẩn bị khi setup nhà hàng, quán ăn thành công.

Bước 1: Trang bị vốn kiến thức kinh doanh nhà hàng

Kinh doanh bất kỳ sản phẩm dịch vụ nào thì chủ đầu tư và nhà quản lý cần nắm rõ về lĩnh vực đó rông riêng gì nhà hàng. Để kinh doanh. Với tư cách là chủ nhà hàng hoặc là người quản lý đóng một vai trò quan trọng trong các khâu, từ lúc lên kế hoạch, xây dựng cho đến việc tuyển chọn nhân viên, lên thực đơn,…của nhà hàng. Công việc này không chỉ đòi hỏi ở bạn lòng say mê mà còn cả kiến thức sâu rộng về mọi mặt. Người chủ nhà hàng hay quản lý cần phải trang bị cho mình 4 nhóm kiến thức cơ bản sau để tránh rủi ro sau này gặp phải:

• Nhóm 1: Kiến thức về quản lý dòng tiền, quản lý tài chính. Phân tích lợi nhuận và đánh giá được các chỉ số kinh doanh
• Nhóm 2: Có kiến thức về dịch vụ và sản phẩm mà mình kinh doanh để dễ dàng đưa ra quết định các mặt hàng cần thiết cho nhà hàng.
• Nhóm 3: Kiến thức quản lý nhân viên, đào tào kỹ năng cho nhân viên
• Nhóm 4: Kiến thức về marketing và truyền thông quảng cáo

Người đầu tư nhà hàng còn phải có thêm sự tự tin bởi nếu thiếu đi yếu tố này nhà đầu tư dễ thoái lui trước các thách thức. Nếu có sự tự tin, nhà đầu tư sẽ nhận thấy trong thách thức luôn luôn ẩn chứa cơ hội. Chẳng hạn, trong quá trình kinh doanh nhà hàng, bạn sẽ phát hiện ra những khoảng trống kinh doanh mà chưa ai để ý đến như dịch vụ giặt ủi khăn ăn…Ở bước đầu định hướng kinh doanh, bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong ngành, các chủ nhà hàng mà bạn quen biết, bạn nên đi ăn nhiều ở các nhà hàng để đúc kết các nhận xét…

Bước 2: Phân tích thị trường và lập kế hoạch kinh doanh

Việc khảo sát và phân tích thị trường từ đó đưa ra được các phương án kinh doanh sản phẩm dịch vụ phù hợp mang lại hiệu quả cao. Khi bạn kinh doanh ở bất cứ một lĩnh vực nào, bạn đều phải vạch ra hướng đi cụ thể, ngắn hạn, trung hạn và dài hạn  theo từng tháng, quý, năm. Kinh doanh quán nhà hàng cũng vậy , việc tạo ra một bản kế hoạch tốt có tính khả thi cao sẽ giúp cho việc kinh doanh của bạn trở nên trơn tru hơn. Tuy vậy, bạn cũng cần phải linh hoạt, thay đổi liên tục tùy theo nhu cầu thị trường và thị hiếu của khách hàng. Nhìn chung, kế hoạch kinh doanh là để giúp bạn phác thảo, cân nhắc các yêu cầu đầu tư theo năng lực tài chính và nhu cầu thị trường.

Bước 3: Xác định được thị trường mục tiêu

Ngày nay, sự thay đổi về môi trường văn hóa đã làm thay đổi nhu cầu ăn uống của khách hàng, do đó đòi hỏi phải nâng ẩm thực lên tầm nghệ thuật. Khách hàng đang đòi hỏi ngày càng cao sự sáng tạo của đầu bếp, cung cấp nhiều món ăn mới lạ như món ăn kết hợp nét văn hóa ẩm thực giữa phương Đông và phương Tây. Các nhà hàng sẽ được xây dựng có tính chủ đề rõ nét như nhà hàng Việt Nam, Ý, Pháp, Trung Hoa,…Khách hàng của bạn xuất thân từ nhiều tầng lớp xã hội với trình độ văn hóa khác nhau. Là người cung cấp dịch vụ, bạn là người “làm dâu trăm họ”, cần phải đáp ứng ở mức tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng. Hơn nữa, sự cạnh tranh khốc liệt trên thương trường buộc bạn phải tìm cách để chiến thắng trong cuộc đua với các đối thủ. Phần thưởng sẽ chỉ dành cho người nào đáp ứng được tốt nhất, thậm chí trên cả mong đợi, các nhu cầu của khách hàng. Không có một nhà hàng nào đủ sức hấp dẫn tất cả mọi người, đó là một thực tế mà nhiều người mới bước vào kinh doanh khó chấp nhận. Hãy chỉ nhắm vào 5 hay 10% thị trường và phục vụ tốt, thế là bạn đã thành công.

Cần phân tích đặc điểm thói quen của khách hàng để lựa chọn được khách hàng mục tiêu để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

Bước 4: Tìm địa điểm kinh doanh

Địa điểm kinh doanh thuận lợi luôn là yếu tố quan trọng nhất

Đây có lẽ là bước quan trọng nhất trong việc quyết định kinh doanh thành công hay không? Tùy vào khách hàng mục tiêu mà bạn xác định mà lựa chọn địa điểm kinh doanh phù hợp. Khoản chi phí thuê địa điểm là một khoản lớn trong đầu tư ban đầu và chi phí hàng tháng về sau. Do vậy bạn cũng cần biết rằng “tiền nào của đó”. Vị trí đẹp, phố lớn thì chi phí cao. Quy mô rộng, trung tâm cũng không rẻ. Tuy nhiên, điều quan trong nhất là “địa lợi” cũng phải hợp với mô hình nhà hàng gì.Chẳng hạn, bạn có một mảnh đất rộng hơn 1.000 m2, không phải ở phố lớn trung tâm thì bạn nên định hướng đến việc mở một nhà hàng Á (Việt, Hoa, Bia, đặc sản…) tầm “thường thường bậc trung” hoặc trung – cao. Nếu vì yêu thích mà mở một nhà hàng Âu sang trọng thì bạn khó mà nắm được phần thắng, trừ phi có những lý do rất đặc biệt như bạn có sẵn thế mạnh là các mối quan hệ cá nhân.Không phải hầu hết các nhà hàng đều cần gần nơi đông dân cư, tuy nhiên đối với những nhà hàng phụ thuộc vào đặc điểm này, cần lưu ý một số điểm khi lựa chọn nơi kinh doanh:

• Lượng bán hàng dự kiến: Địa điểm bán hàng ảnh hưởng như thế nào tới khối lượng bán hàng của bạn?
• Giao thông: Xem xét lưu lượng người đi bộ và đi xe. Có khoảng bao nhiêu lượt người đi bộ và đi xe qua lại mỗi ngày? Địa điểm có thuận lợi cho việc dừng chân của khách hàng hay không?
• Nhân khẩu học: Những người sống và làm việc gần địa điểm đó có phù hợp với khách hàng mục tiêu của bạn không?
•  Khả năng thanh toán tiền thuê địa điểm: nếu bạn đã tính toán lỗ lãi trong năm đầu kinh doanh, bạn sẽ biết con số gần chính xác doanh thu bạn sẽ đạt được là bao nhiêu và dùng con số này để quyết định nên thuê địa điểm với mức bao nhiêu thì vừa.
• Thuận lợi dừng đỗ xe: địa điểm phải đảm bảo có chỗ để xe cho khách và dễ dừng đỗ.
• Gần các cửa hàng khác: những cửa hàng gần kề có thể ảnh hưởng tới doanh số của bạn, sự có mặt của họ tác động bất lợi hay có lợi?
• Lịch sử của địa điểm: tìm hiểu về địa điểm trước khi quyết định thuê hay không. Ai là người thuê trước đó và tại sao họ lại không thuê nữa?
• Phát triển trong tương lai: Tìm hiểu chiến lược quy hoạch của địa phương để biết trước liệu có sự thay đổi nào liên quan đến địa điểm bạn định thuê hay không?
• Các điều khoản hợp đồng: tìm hiểu kỹ hợp đồng thuê để có những thoả thuận hợp lý nhất.

Bước 5: Bố trí không gian và thiết kế nội thất nhà hàng

Thiết kế phong cách nhà hàng là yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của nhà hàng. Bạn cần thiết kế hợp lý cho khu chế biến, khu bếp, khu trữ hàng, khu văn phòng và khu dành cho khách. Thông thường, khu dành cho khách ăn chiếm từ 40-60% diện tích nhà hàng, 30% dành cho khu chế biến và nấu nướng, phần còn lại là khu trữ hàng và khu văn phòng. Khu dành cho khách đây là khu giúp bạn kiếm tiền, chính vì thế đừng cắt xén nó khi thiết kế. Hãy dành thời gian thăm càng nhiều nhà hàng càng tốt để phân tích cách bài trí của những nhà hàng đó. Hãy quan sát thái độ của những khách hàng tới ăn, họ phản ứng ra sao với những cách bài trí đó? Chúng tiện lợi hay không? Phân tích những cái hay và dở để rút kinh nghiệm.

• Cách thiết kế khu dành cho khách phụ thuộc vào quan niệm của bạn. Thống kê cho thấy 40 – 50% khách hàng tới theo đôi, 30% đi một mình hoặc nhóm 3 người, 20% đi theo nhóm từ 4 người trở lên. Để đáp ứng từng nhóm khách khác nhau, hãy dùng bàn cho 2 người và dùng loại có thể di chuyển để lắp ghép thành bàn rộng hơn. Cách này giúp bạn linh hoạt hơn trong việc phục vụ từng nhóm khách hàng khác nhau.
•  Khu chế biến: Các khu chế biến trong nhà hàng thường rơi vào tình trạng thiết kế không hiệu quả. Hãy nắm rõ thực đơn trong đầu để xác định từng yếu tố trong khu vực chế biến. Bạn cũng cần khu vực dành cho việc nhận, cất giữ nguyên liệu, sơ chế, nấu, rửa chén bát, khu đựng rác, thuận lợi cho nhân viên và khu dành cho văn phòng.

Hãy sắp xếp khu chế biến thức ăn sao cho chỉ cách khu nấu nướng vài bước chân. Cách thiết kế của bạn cũng nên cho phép hai đầu bếp hoặc nhiều hơn cùng làm khi có nhiều khách. Một không gian nhà hàng tiêu chuẩn không thể bỏ qua 3 yếu tố chính: Phong cách – ấm cúng – tiện dụng. Nếu bạn tạo được một không gian vì khách hàng nhiều nhất thì đó là phương án thiết kế tốt nhất cho bạn. Hầu hết những chủ đầu tư luôn muốn nhà hàng của mình phải chứa được thật nhiều khách, điều đó đồng nghĩa với việc kiến trúc sư buộc phải thu nhỏ các không gian phụ trợ khác như: toilet, khu bếp, khu quầy bar, khu nhân viên, khoảng trống, góc trang trí,…Trên thực tế, một nhà hàng sẽ có không gian đẹp hơn khi có nhiều khoảng trống hơn; do vậy không nên kê bàn ghế quá sát nhau vì sẽ làm không gian trở nên bức bối, dễ làm khách hàng mất đi sự riêng tư cần thiết. Theo kinh nghiệm của nhiều chủ nhà hàng, ban đầu nên kê bàn ghế với mật độ vừa phải vì thời gian đầu bạn chỉ có thể đạt được 50-70% công suất kinh doanh thực tế sau 3 – 6 tháng kinh doanh tốt bạn mới nên tăng thêm số chỗ ngồi nếu cần.

Bước 6: Lên thực đơn

Dựa vào khách hàng mục tiêu mà chủ nhà hàng hay quản lý yêu cầu đầu bếp lên thực đơn phù hợp. Chất lượng món ăn là một trong những yếu tố quyết định quay lại của khách hàng. Mỗi một nhà hàng đều có 1 hoặc vài món đặc trưng riêng. Làm thế nào khi khách hàng nhắc đến món ăn đó là nhớ ngay đến nhà hàng của mình là một thành công lớn.

Bước 7: Tuyển nhân viên và đào tạo nhân viên

Bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng nhân viên là quyết định chính xác bạn muốn nhân viên làm gì. Bảng mô tả công việc không nhất thiết phải quy mô như của các công ty lớn, điều quan trọng là phải liệt kê được trách nhiệm và phận sự của từng công việc.

Tiếp theo bạn cần lập bảng quy định mức lương. Để đạt hiệu quả tối ưu, bạn nên nghiên cứu mức lương chung trong ngành, sau đó đặt ra mức lương tối đa và tối thiểu đối với từng vị trí để việc trả lương dựa vào năng lực được linh hoạt hơn.

Đội ngũ phục vụ có tầm ảnh hưởng vô cùng lớn đến chất lượng cũng như hình ảnh của nhà hàng. Việc đào tạo là yêu cầu bắt buộc trong thời điểm ban đầu và tiến hành đào tạo nâng cao trong suốt quá trình vận hành nhà hàng nhằm nâng cao trình độ và đảm bảo nhân viên có đủ khả năng đáp ứng chất lượng dịch vụ. Tuyển dụng nhân sự dựa trên 3 yếu tố:  Kiến thức, kỹ năng và thái độ cùng với đó là những chính sách thu hút nhân sự giúp cơ sở được duy trì ổn định.

Bước 8: Truyền thông và marketing online

Bất cứ lĩnh vực nào cũng cần có một kế hoạch marketing và loại hình kinh doanh nhà hàng không phải là ngoại lệ. Tuy nhiên, dù áp dụng chiến lược marketing nào đi chăng nữa bạn cũng không nên bỏ qua phương pháp marketing truyền miệng bởi theo nghiên cứu, đây là phương pháp quảng cáo tốt nhất đối với ngành kinh doanh thực phẩm.

Xây dựng chiến lược marketing nhằm quảng bá thương hiệu ngay trước khi nhà hàng bắt đầu đi vào hoạt động. Chiến lược marketing phải đảm bảo việc định vị thương hiệu, cấu trúc thương hiệu, thu hút khách hàng, duy trì hình ảnh ấn tượng thông qua chất lượng phục vụ, chất lượng món ăn và giá cả.

Một khi đã có ý định quảng cáo cho nhà hàng mình, bạn phải chú ý tới thông điệp mà bạn định chuyển tải tới khách hàng. Thông điệp của bạn có thể tập trung vào một điểm khác biệt nào đó so với các đối thủ cạnh tranh. Thông điệp tung ra tập trung vào một đặc trưng nổi bật của nhà hàng một cách nhẹ nhàng, khiến khách hàng nhận ra mà đối thủ lại không có cớ để phản công. Ví dụ, với món “cá lóc nùi trấu”, bạn không chỉ nói về cách nướng cá đăc biệt của mình mà còn làm khách nhớ đến món cá lóc nhồi quá nhiều chất béo như thế nào vào tuần trước họ mới ăn và muốn có một “kinh nghiệm” mới với món cá lóc nùi trấu.

Khi khai trương nhà hàng, bạn có thể gửi giấy mời dùng bữa miễn phí tới những nhân vật tiêu biểu trong tập khách hàng mà bạn nhắm tới. Đăng kí tên trên danh sách các địa chỉ ẩm thực, sách hướng dẫn du lịch, quảng cáo trên các phương tiện thông tin hoặc giới thiệu cách chế biến một vài món ăn đặc trưng của nhà hàng trên tạp chí.

Khi đã có một chỗ đứng nhất định trên thị trường, bạn có thể thay đổi chiến lược quảng cáo tiếp thị, Ví dụ, nhiều nhà hàng đã liên kết với rạp chiếu phim để tiếp thị bằng cách in coupon giảm giá trên cuống vé xem phim, khách hàng xem phim sẽ được dùng bữa miễn phí hoặc giảm giá tại nhà hàng.

Bước 9: Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

Trong kinh doanh thực phẩm nói chung, nhà hàng ăn uống nói riêng vì thị vệ sinh an toàn thực phẩm được đặt lên hàng đầu. Đảm bảo chất lượng món ăn, vệ sinh sạch sẽ là điểm cộng để thu hút khách hàng. Chủ nhà hàng cần tìm hiểu về những quy định an toàn thực phẩm mà các nhà chức trách đã đưa ra để thực hiện cho đúng. Uy tín của nhà hàng sẽ rất khó lấy lại nếu bạn để khách hàng của mình bị ngộ độc, ngoài ra bạn còn phải trả chi phí điều trị không nhỏ cho khách hàng.

Bước 10: Quản lý hoạt động nhà hàng

Quy trình quản lý nhà hàng, quán ăn

Việc xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng cũng vô cùng quan trọng tránh thất thoát không đáng có. Phần mềm quản lý nhà hàng giúp cho chủ nhà hàng quản lý toàn bộ hoạt động thu chi của nhà hàng đồng thời cũng kiểm soát được nguyên liệu đầu vào. Ngoài ra chăm sóc khách hàng thân thiết là việc quan trọng của nhà hàng thì phần mềm sẽ giúp hỗ trợ việc đó trở lên dễ dàng hơn.

Nguồn: SmartPos