Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 1: Các phần mềm quản lý nhà hàng đều giống nhau?

Nhiều người thường lựa chọn giải pháp quản lý được phát triển bởi nhà sản xuất phần mềm hàng đầu, và tin rằng nó sẽ tối ưu toàn bộ vận hành cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. Điều này được thể hiện trong các bản demo, vì nhiều bộ phần mềm khá giống nhau về cảm quan. Chi phí của các giải pháp phần mềm khác nhau cũng thường rất dễ so sánh ở cái nhìn đầu tiên.

Mặc dù nhìn bề ngoài thì giống nhau, trên thực tế các bộ phần mềm quản lý khác nhau có sự khác biệt rất lớn. Việc tìm ra những tính năng và chức năng hữu ích của một giải pháp thì đầy thách thức, bởi hàng nghìn sản phẩm đang được thêm nhiều tiện ích bổ sung do các nhà cung cấp phần mềm nhỏ phát hành, nhằm giải quyết các lỗ hổng về chức năng.

Vậy làm cách nào để một doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng và dịch vụ ăn uống có thể đáp ứng mong muốn thực tế và tìm ra giải pháp giúp hệ thống hoạt động tốt hơn?

HÃY PHÂN TÍCH 3 GÓC ĐỘ CỦA MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ HIỆU QUẢ.

Các giải pháp theo chiều dọc

Các giải pháp theo chiều dọc thường được thiết kế chuyên sâu cho một ngành hoặc ngành phụ trợ. Khi bạn tìm kiếm một hệ thống phần mềm để vận hành nhà hàng, một ứng dụng được tích hợp các tính năng giống như một tia hy vọng, vì khả năng hoạt động của các giải pháp theo ngành thường dễ tương thích với các quy trình hiện có trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, có một vài yếu tố bạn cần cân nhắc. Các giải pháp theo chiều dọc độc lập, được tích hợp đầy đủ trước đây thì được phát triển bởi các nhà phát triển phần mềm nhỏ, họ thường bị hạn chế về nguồn lực. Điều này thường dẫn đến việc họ không thể nâng cấp sản phẩm, hậu quả là phần mềm của họ bị trì trệ, lạc hậu.

Vì lý do này, xu hướng gần đây là hướng tới các nhà cung cấp phần mềm lớn hơn có khả năng tài chính và nguồn lực sâu rộng để liên tục đầu tư cải tiến sản phẩm.

Các giải pháp theo chiều ngang

Chiều ngang là cách gọi khác của giải pháp phần mềm chung, phù hợp với mọi hình thức kinh doanh, đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của nhiều ngành khác nhau.

Ưu điểm của loại giải pháp này: Bạn sẽ được dùng chức năng đã được thử nghiệm, dễ dàng tìm được nhà cung cấp/ đối tác công nghệ với chi phí thấp.

Mặt khác, các giải pháp này được thiết kế cho các doanh nghiệp trong mọi ngành, có nghĩa là sẽ giảm bớt các quy trình dành riêng cho nhà hàng và dịch vụ ăn uống.

Loại giải pháp này có thể là một lựa chọn tốt nếu các quy trình kinh doanh của bạn được chuẩn bị sửa đổi để phù hợp với những quy trình được phát triển trong phần mềm. Tuy nhiên, bạn cũng phải sẵn sàng đầu tư thời gian và công sức để điều chỉnh lại một cách đáng kể.

Các giải pháp theo chiều chéo

Nền tảng phần mềm đường chéo kết hợp độ rộng của các ứng dụng phần mềm theo chiều ngang với các tiện ích bổ sung ngách theo chiều dọc, để tạo ra các bộ giải pháp phong phú về mặt chức năng.

Nếu bạn đang tính đến một giải pháp theo đường chéo, điều quan trọng là phải ký hợp đồng với một đối tác triển khai duy nhất có kinh nghiệm dày dặn trong việc tích hợp toàn bộ giải pháp. Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn tránh khỏi các vấn đề trách nhiệm giải trình không thể tránh khỏi, bị phát sinh trong quá trình triển khai so với nhiều nhà cung cấp cùng lúc.

Vậy làm thế nào để bạn chọn được một hướng tiếp cận phù hợp?

Hãy thu thập mọi yêu cầu, ý kiến từ trong nội bộ công ty. Xác định mục đích của doanh nghiệp, mục tiêu/chỉ số và các chiến lược cấp thiết của tổ chức. Xem xét các yêu cầu kinh doanh và liệt kê những thách thức đang cản trở bạn đạt được mục tiêu đó.

Để đạt được điều này, điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn phải xác định sự phát triển tầm nhìn và phạm vi. Trong bộ tài liệu này, bạn sẽ xác định các mục tiêu trên, đảm bảo xác định và tách biệt các yếu tố “phải có”, “muốn có” và “danh sách mong muốn”.

Trong tài liệu này, bạn nên liệt kê các thông tin chính sau:

• Một danh sách ưu tiên các nhu cầu và yêu cầu quan trọng của từng bộ phận, bao gồm cả danh sách mong muốn.
• Một bản mô tả cách truyền đạt thông tin và được chia sẻ giữa các bộ phận.
• Hệ thống thu thập dữ liệu thủ công và tự động hiện tại.
• Dữ liệu về lượng giao dịch (ví dụ: số lượng khách hàng, tỷ lệ quay vòng bàn, đơn đặt hàng, thực phẩm thừa).
• Các mục đích của doanh nghiệp, với các số liệu rõ ràng, có thể đo lường được (ví dụ: đạt được ít nhất 85% đánh giá tích cực trực tuyến, phục vụ tới bàn trong vòng 20 phút, ).
• Dữ liệu và báo cáo tài chính theo yêu cầu của các bên liên quan đên kế toán, kiểm toán và ngân hàng.
• Các báo cáo và phân tích cần thiết cho việc quản lý và hoạt động hàng ngày.
• Các yêu cầu tích hợp với các hệ thống nội bộ và các ứng dụng trên máy tính.
• Các thông tin quan trọng khác có thể hữu ích trong quá trình lựa chọn.

Khi biên soạn danh sách này, hãy thật thực tế. Lưu ý rằng nếu bạn phân loại từ 3-7% yêu cầu của mình là “phải có”, bạn sẽ loại bỏ hầu hết các giải pháp phần mềm có sẵn trên thị trường.

Sau khi tổng hợp các thông tin về doanh nghiệp, biên soạn và sắp xếp lại, bạn cần phải phân tích từng giải pháp quản lý tiềm năng, về mức độ giải quyết đối với từng mục tiêu và yêu cầu kinh doanh ưu tiên của doanh nghiệp.

Lời khuyên: Hãy tập trung cao độ vào đầu ra báo cáo, dễ tương tác và tốc độ nhập và chuyển dữ liệu (ví dụ: tốc độ nhanh của order được gửi từ máy POS đến nhà bếp), thời gian xử lý cập nhật và báo cáo cũng như tính trực quan của giao diện cho người dùng.

Xem đầy đủ bộ tài liệu tại

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 1: Các phần mềm quản lý nhà hàng đều giống nhau?

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 2: Tìm giải pháp mới khớp với ý tưởng sẵn có của bạn

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 3: Để bộ phận kỹ thuật tự quyết định

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 4: “rẻ nhất” đồng nghĩa với “tốt nhất”

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 5: Kiểm soát chặt chẽ các nhà cung cấp để giảm chi phí

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 6: Quan trọng hóa bản demo

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 7: Không xin ý kiến tham khảo

Nguồn: Dcorp R-Keeper Vietnam