Nguyên nhân kinh doanh quán cà phê thất bại? – Phần 2

11. Không có ngân sách hay kế hoạch

Không lên kế hoạch hoặc ngân sách phù hợp là nguyên nhân khác dẫn tới thất bại khi kinh doanh cà phê. Hình dung về tiền thuế mà bạn phải đóng, nó sẽ nhiều hơn là bạn tưởng do đó cần trang bị hiểu biết về số tiền phải đóng này.

Quản lý dòng tiền và lên kế hoạch cho việc thu chi hợp lý vì sau vài tháng bạn phải thanh toán cho nhà cung cấp và đóng thuế.

12. Chưa thật sự chú trọng vào việc kế toán và phân tích dòng tiền

Có được tiền mặt trong tay sẽ giúp cho việc lưu trữ nguyên vật liệu, trả lương, và thanh toán các chi phí hàng ngày khác được thuận tiện hơn. Do đó cần phải ước lượng được dòng tiền mặt này và công việc của người kế toán cần phải bắt tay vào ngay từ đầu khi kinh doanh quán để ước lượng được doanh số hàng ngày cũng như dự tính được lời lỗ. Việc này giúp bạn lên kế hoạch cho ngân sách tốt hơn. Và việc dự trù dòng tiền cũng là một bước rất quan trọng khi viết bản kế hoạch kinh doanh.

13. Đánh giá doanh số bán quá cao

Một quán cà phê có thể sống sót hay phải đóng cửa là do doanh số bán được hàng ngày. Do đó việc tính toán doanh thu này càng chính xác thì bạn sẽ lên ngân sách dễ hơn và tìm ra được điểm hòa vốn.

Việc đánh giá quá cao doanh số sẽ làm bạn hao hụt nhiều tiền mặt và ngày càng nợ nhiều hơn.

14. Không có sự dự phòng rủi ro

Bạn không có một cái quỹ dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra ngoài tầm kiểm soát của bạn hoặc là cho việc tân trang lại quán sau khoảng 3 năm kinh doanh.

Minh họa cho việc xác định viễn cảnh lạc quan, bi quan, điểm hòa vốn

Theo chuyên gia cà phê Robert Aguirre chia sẻ kinh nghiệm trên tờ The Medium của Mỹ, khi bạn điều hành một quán cà phê, thì cần xác định điểm hòa vốn để làm căn cứ dự đoán bạn có thể kinh doanh quán được bao lâu khi có những tháng bạn kinh doanh thấp hơn mức này.

Một số quán chia sẻ thì trung bình, quán nên bán được trên 200-250 lượt/10 tiếng/ngày. Theo như trường hợp của chúng tôi quan sát thì trung bình quán phải bán được ít nhất là một lượt cứ sau mỗi bốn phút đối với ngày thường và mỗi tám phút đối với ngày cuối tuần, như vậy trung bình một ngày chúng tôi sẽ bán tầm 150 lượt để đạt được điểm hòa vốn. Trong bối cảnh không thuận lợi, chúng tôi dự đoán doanh số chỉ được một nửa con số này, 75 lượt và trong bối cảnh lạc quan hơn thì doanh số sẽ gấp đôi, 300 lượt. Và dự kiến về doanh số trung bình của chúng tôi nên nằm giữa điểm hòa vốn và viễn cảnh tích cực, tức là 240 lượt.

Như vậy 240 lượt này sẽ được phân bổ như thế nào? Theo dữ liệu chúng tôi có về thời gian đến quán của khách thì trong một ngày quán sẽ có một thời điểm hay nhiều hơn có lượng khách tới đông nhất, và thời điểm này sẽ rơi vào buổi sáng và một thời điểm nữa là buổi chiều.

Để đo lường hiệu quả kinh doanh, chúng tôi thường dùng 16 chỉ số KPI sau:

1. Sale volume: lượt bán được mỗi ngày
2. Sales per purchase: sản phẩm bán được trong một lần mua
3. Weekday to weekend ratio: Tỉ lệ ngày thường so với ngày cuối tuần
4. Daily sales volume: lượt bán được mỗi ngày
5. Monthly sales growth: tăng trưởng doanh số hàng tháng.
6. Annual sales growth: tăng trưởng doanh số hang năm.
7. Food cost as a percentage of sales: % chi phí thức ăn trên doanh số
8. Gross profit margin: lợi nhuận biên
9. Labor costs as a percentage of sales: % chi phí nhân viên trên doanh số
10. Payroll as a percentage of fixed & operating cost: % lương nhân viên trên chi phí cố định và điều hành.
11. Average customer purchases per person hour: số lượt mua trung bình mỗi người phục vụ bán được trong một giờ
12. Average sales per person hour: doanh số trung bình một người phục vụ bán được trong một giờ
13. Rent as a percentage of sales: % chi phí thuê mặt bằng trên doanh số.
14. Rent as a percentage of fixed and operating costs: % chi phí thuê mặt bằng trên chi phí cố định và vận hành quán.
15. Net profit margin: Lợi nhuận biên ròng
16. Net operating margin: chi phí vận hành ròng.

Bản quyền của công ty Aguirre Co.

Theo bảng thống kê ở trên thì trong cả trường hợp lạc quan nhất thì chi phí nhân viên vẫn vượt quá mức cho phép (threshold) 30%. Điều này có thể giải thích là do khi doanh số bán tăng thì bạn cần thuê thêm nhân viên để đảm bảo chất lượng phục vụ. Chất lượng phục vụ có thể được đo lường bằng chỉ số lượt mua trung bình mà một nhân viên bán được trong một giờ. Và được tính bằng số lượt mua trung bình của khách một giờ chia cho tổng số nhân viên của quán. Trong viễn cảnh tích cực trên bảng số liệu trên là 6.4. Con số này thấp hơn thì chất lượng phục vụ sẽ tốt hơn.

Khi mức lương tối thiểu của nhân viên tăng lên theo thị trường thì bạn cần phải tăng doanh số bán lên, và không nên cắt giảm lương nhân viên vì nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ.

Bạn có thể tham khảo thêm bảng số liệu dưới đây về dự đoán doanh số của công ty Aguirre Coffee Co.

15. Không phải lúc nào cũng tập trung vào lợi nhuận

Cà phê gần như giống nhau ở mọi nơi. Nếu bạn tính tiền khách hàng cao quá, họ sẽ đổi qua quán khác. Hoặc là lượng ít quá, họ cũng chuyển qua chỗ khác. Tương tự với nhà cung cấp, bạn trả thấp quá họ sẽ không duy trì mối quan hệ lâu dài với bạn.

16. Tập trung quá nhiều sự chú ý cho mức lãng phí

Một số quán cà phê thất bại nguyên nhân là vì người chủ quá tập trung vào lượng thức ăn mà họ phải bỏ vì không dùng đến do đó thay vì nhận ra rằng việc hao phí là dĩ nhiên thì họ lại cắt giảm món xuống. Điều này làm cho khách hàng bớt đi nhiều sự lựa chọn và bạn khó mà kiếm được lợi nhuận nhiều từ việc chỉ bán cà phê.

17. Bạn chỉ bán cà phê

Khách hàng tới quán cà phê của bạn, dĩ nhiên là họ muốn uống cà phê. Bạn đã bán nó rồi, tuy nhiên để tăng thêm lợi nhuận, bạn cần bán những thứ khác  ngoài cà phê. Nhưng lưu ý là bạn cũng không nên bán quá nhiều lựa chọn vì nó có thể làm tăng chi phí của bạn.

18. Trang thiết bị quá kém

Một người chủ quán cà phê cần đầu tư một máy pha và máy xay cà phê tốt. Nếu máy này liên tục hư thì việc kinh doanh của quán chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Do đó khi mua phải chú ý kỹ vấn đề hỗ trợ của nhà cung cấp khi máy có sự cố.

19. Chi quá nhiều tiền cho các trang thiết bị không cần thiết

Khi nghĩ đến việc kinh doanh quán cà phê, một trong những điều đầu tiên mà người chủ cần nghĩ đến đó là đầu tư cho các thiết bị máy móc phục vụ cho việc pha chế cà phê. Các thiết bị này khá đắc tiền và làm đội giá cà phê lên khá cao. Tuy nhiên có một số chi phí là hoàn toàn có thể tránh được vì có những thiết bị mà chủ đầu tư không nhất thiết phải trang bị.

Việc xác định chi phí cho các trang thiết bị này còn phụ thuộc vào thực đơn của quán và kế đến là không gian của quán có cần không.

Cuối cùng, ngân sách của bạn sẽ là yếu tố quyết định cho việc trang bị này.

20. Quá nhiều những chuyên gia tư vấn

Những người mới mở quán thường thuê các chuyên gia lo về việc phục vụ thức ăn, quản lý tiền bạc và nhiều cái khác. Một số trợ giúp sẽ rất tốt, tuy nhiên điều này sẽ làm giảm đi lợi nhuận của bạn. Nếu bạn tập trung quá nhiều vào phần nhà bếp thì phần không gian quán nơi phục vụ khách hàng sẽ bị bớt đi, trong khi khách hàng chính là đối tượng cần nhận được sự tập trung nhiều nhất.

Nguồn tham khảo

Theo The Finacierglobal, The Medium, Andrew Bowen, coffeeshopstartups