Tư vấn Setup Bộ phận Lễ tân Khách sạn

Phần A. Nội dung gói tư vấn

1. Giới thiệu gói tư vấn

Gói tư vấn Setup Bộ phận Lễ tân Khách sạn được thiết kế nhằm chuẩn hóa hoạt động lễ tân, từ quy trình tiếp nhận – phục vụ khách, hệ thống nhân sự, setup quầy tiếp tân đến công cụ quản lý. Chuyên gia sẽ trực tiếp đào tạo và giám sát khai trương để đảm bảo bộ phận lễ tân vận hành trơn tru, tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ điểm chạm đầu tiên của khách hàng.

2. Nội dung và phạm vi tư vấn

2.1 Thiết lập tiêu chuẩn dịch vụ lễ tân

• Quy chuẩn lễ tân trong các loại hình khách sạn
• Kịch bản lễ tân theo tình huống: check-in, check-out, đặt phòng, xử lý khiếu nại
• Tiêu chuẩn trang phục, phong cách giao tiếp, thái độ phục vụ

2.2 Phát triển đội ngũ nhân sự lễ tân

• Định biên nhân sự và khái toán quỹ lương bộ phận lễ tân
• Phỏng vấn, tuyển dụng và phân loại vị trí: trưởng lễ tân, ca trưởng, nhân viên lễ tân, concierge
• Đào tạo kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng xử lý tình huống

2.3 Setup quầy lễ tân và công cụ hỗ trợ

• Sơ đồ bố trí quầy lễ tân, khu vực khách chờ
• Danh sách trang thiết bị và công cụ (POS, máy tính, điện thoại, hệ thống PMS – Property Management System)
• Hướng dẫn setup khu vực lễ tân theo chuẩn thương hiệu

2.4 Quy trình vận hành bộ phận lễ tân

• Bộ quy trình chi tiết từ check-in đến check-out
• Checklist vận hành hàng ngày và checklist theo ca
• Hướng dẫn phối hợp lễ tân với các bộ phận khác (buồng phòng, bảo vệ, kỹ thuật, F&B)

2.5 Giám sát & hiệu chỉnh giai đoạn khai trương

• Giám sát hoạt động lễ tân trong tuần khai trương
• Điều chỉnh kịch bản và quy trình theo thực tế khách sạn
• Hỗ trợ thêm 02 buổi họp trực tuyến sau bàn giao

3. Thời gian triển khai

• Tổng thời gian dự án: không quá 90 ngày kể từ ngày ký hợp đồng
• Thời gian chuyên gia trực tiếp tại địa điểm: 30–45 ngày (bao gồm 01 tuần giám sát toàn diện bộ phận Lễ tân)
• Hỗ trợ online xuyên suốt quá trình triển khai qua Zoom, điện thoại, Zalo group

Phần B. Hệ thống văn bản bàn giao

1. Đề xuất chính sách bán hàng
2. Bảng danh sách trang thiết bị và dụng cụ
3. Sơ đồ bày trí khu vực Lễ tân
4. Mô tả công việc và checklist từng vị trí nhân sự bộ phận
5. Bảng lương bộ phận
6. Bảng xếp lịch làm việc
7. Bộ quy trình vận hành bộ phận