Lập ngân sách và định giá – Phần 3: Hệ thống sổ theo dõi và báo cáo

• Tách riêng tiền kinh doanh khỏi tiền cá nhân.

• Tiền từ đi vay mượn phải được sử dụng vào kinh doanh, không dành cho tiêu dùng cá nhân.

• Ghi lại chu trình tài chính của bạn (tiền vào, tiền ra) hàng ngày.

• Tính lỗ hoặc lãi của bạn hàng tháng.

• Lập kế hoạch mua hàng và chi tiêu của bạn bằng cách dành riêng một số tiền để sẵn sàng thành toán các chi tiêu lớn hàng tháng (ví dụ tiền thuê nhà).

• Hãy nắm được tình hình lưu kho và tiền của bạn, vì thế không bị mất, bị hư hỏng hoặc bị đánh cắp.

• Quản lý tín dụng bán hàng của bạn (ví dụ như ghi lại các sản phẩm và hàng trong kho cho người khác mà chưa thanh toán - như bán ở một cửa hàng cà phê hoặc trạm xe buýt)

• Cũng có thể cần vay thêm tiền khi bắt đầu hoặc mở rộng kinh Chỉ yêu cầu vay số tiền bạn thực sự cần.

• Không nên dùng các khoản vay để bù đắp cho những thiếu hụt trong kinh doanh vì việc trả lãi vay sẽ chỉ làm tăng sự thiếu hụt đó.

• Sử dụng một phần lương hàng tháng của bạn để tái đầu tư vào kinh doanh và giúp nó phát triển.

• Giúp lập kế hoạch, theo dõi và quản lý tiền của bạn (kinh doanh và cá nhân).

• Sử dụng ba hệ thống sổ o Tiền mặt vào

  • Chi phí kinh doanh ra

  • Chi phí cá nhân ra

• Xem mẫu

Theo dõi và quản lý thua lỗ - vấn đề phổ biến

• Các sản phẩm chất lượng kém

• Sản phẩm bị hư hỏng hoặc là lỗi của người sản xuất hoặc do lỗi của bạn liên quan đến bảo quản sản phẩm kém

• Khoản vay không chỉ được sử dụng cho kinh doanh (sử dụng cho tiêu dùng cá nhân)

• Sản phẩm không bán được hoặc nhu cầu thấp (không xác định đúng lượng cần mua, không kiểm tra nhu cầu)

• Sản phẩm và/hoặc tiền bị đánh cắp. Hãy ghi chép lại, giữ tiền cẩn thận

• Nếu bạn đang nợ tiền hãy thống nhất thời điểm hoàn trả và sau đó cần lưu ý thực hiện

Theo dõi và quản lý tín dụng (bán hàng)

• Đây là việc quan trọng bởi vì ngay khi bạn để cho một người nào đó có một cái gì đó mà không phải trả tiền, bạn đã mất mát

• Bán hàng tín dụng là rủi Bạn nên tránh nếu có thể

• Nếu bạn phải cấp tín dụng, hãy xem xét tùy theo người và hoàn cảnh của họ

• Lưu giữ hồ sơ tín dụng. Viết ra xem ai phải trả, trả bao nhiêu và thời gian hoàn trả

• Yêu cầu người đó phải để lại một cái gì đó cho bạn với giá trị tương đương (ví dụ như một chiếc đồng hồ hay giấy tờ xe máy).

• Xem xét tính giá cao hơn cho sản phẩm tín dụng và dành thêm một khoản tiền phòng trường hợp mọi người không trả lại bạn

• Ghi lại thông tin các hàng mua lưu kho bao gồm ngày, mã sản phẩm, số lượng sản phẩm đã mua

• Ghi lại các hàng lưu kho đã bán bao gồm ngày, bán cho ai, tiền đã nhận/tiền cho nợ và số lượng sản phẩm

• Thường xuyên cân đôi số lưu kho để bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết những gì đã mua, những gì đã bán được và những gì còn lưu kho

• Hãy nhớ rằng, giữ hàng lưu kho (mua nhưng chưa bán) là một tài sản kinh doanh và tài sản là một phần những gì doanh nghiệp đang sở hữu, vì vậy hãy coi nó giống như tiền của bạn

Sổ sách kế toán cần thiết

Định nghĩa

Sổ tiền mặt

Là phương pháp ghi sổ đối với thu nhập và chi tiêu đòi hỏi một sổ tiền mặt ghi tay và máy tính. Không ghi tài sản, công nợ và giá trị tài sản như trong phương pháp kép vì vậy nó không thể được sử dụng để tạo ra một bảng cân đối; đây không phải là một vấn đề đối với kinh doanh nhỏ.

Hóa   đơn         bán hàng

Là phương pháp kế toán ghi lại những người mua sản phẩm của bạn và còn nợ tiền mua số sản phẩm đó. Hoá đơn bán hàng sẽ được giao cho một người mua số lượng lớn - không phải những người mua hàng ở chợ và thanh toán luôn bằng tiền mặt. Nó có thể được sử dụng để đề nghị giảm giá hoặc thanh toán nhanh chóng. Các khách hàng trả lại phiếu chuyển tiền với các thanh toán để bạn biết nó là từ ai. Nó là tốt nhất để có 2 tập, phát hành và thanh toán. Viết lên hóa đơn và giữ một bản sao hồ sơ đã xuất. Khi bạn nhận được thanh toán ghi trên hóa đơn thanh toán và chuyển nó vào hồ sơ tiền đã trả.

Đặt mua hàng

Là phương pháp kế toán ghi lại những gì bạn đã mua (lưu kho, thiết bị) và số tiền bạn nợ (chi tiêu cho kinh doanh của bạn). Người bán lẻ hoặc nhà cung cấp (nhà sản xuất thủ công mỹ nghệ), nợ tiền ai người đó được gọi là chủ nợ. Một lần nữa, bạn có thể giữ chúng trong hai tập: đã mua và mua đã thanh toán. Các chủ doanh nghiệp phải giám sát tất cả các hóa đơn mua hàng bằng cách đảm bảo giá cả được thoả thuận với các nhà cung ứng trước và đối chiếu với hóa đơn của nhà cung ứng khi hàng đến – chúng phải phù hợp về mô tả, số lượng và giá cả. Nếu có bất kỳ sự khác biệt, cần làm rõ với các nhà cung ứng ngay lập tức. Một mẫu tài khoản phải trả được sử dụng để tổng hợp các đơn đặt hàng, làm rõ số tiền nợ và ngày cần phải thanh toán.

Yêu cầu chi và biên nhận

Là phương pháp kế toán ghi lại những gì doanh nghiệp chi tiêu được hạch toán là phát sinh kinh doanh. Ví dụ, nếu bạn nhờ một người bạn nhận hộ hàng từ các nhà cung cấp theo đơn đặt hàng từ trước bạn sẽ phải trang trải một phần chi phí của cô ấy. Thường có một bên nhận với loại chi phí này. Người kinh doanh cũng có thể phát hành hoá đơn/biên nhận cho hàng hoá bán cho khách hàng.

Tiền  mặt         tiêu vặt

Là phương pháp kế toán ghi lại các khoản tiền mặt nhỏ chi cho các hạng mục kinh doanh hàng ngày như trà và tiền điện thoại. Hộp tiền mặt để tiêu vặt cũng có thể được sử dụng để giữ tiền từ khách hàng. Bạn bắt đầu với một khoản tiền mặt (ví dụ 50 $). Tất cả các giao dịch (vào và ra) đều được ghi lại trên một phiếu tiền mặt mà sau đó được nhập vào nhật ký chi tiêu vặt. Vào cuối mỗi tháng bạn cho thêm vào hộp tiền mặt để đạt đến số tiền ban đầu ($ 50).

Phiếu kiểm soát kho

Là phương pháp kế toán ghi lại các chi tiết về lưu kho của bạn (hàng đã mua). Hãy nhớ rằng, hàng lưu kho cũng là tiền. Một thẻ lưu kho sẽ ghi lại bao nhiêu hàng hóa bạn đã mua trong một khoảng thời gian do đó bạn có thông tin về hàng hóa bán chạy nhất. Nó sẽ nhắc bạn khi đặt hàng, do đó bạn không hết hàng và chúng có thể được sử dụng để làm rõ hành vi trộm cắp và thiệt hại.

Hệ thống 3 hộp (tiền kinh doanh vào, ra và tiền cá nhân)

Tháng: Giêng Năm: 2014

Mô tả

Tiền vào trong kinh doanh

Tiền ra trong kinh doanh

Tiền tiêu ra của cá nhân

Cân bằng

01.01

Tiền mặt vay để bắt đầu kinh doanh

1000.00

01.01

Đi tới làng của những người sản xuất

8.00

01.01

Mua sản phẩm (80 x $1)

80.00

03.01

Thuê cửa hàng ở chợ - trong tháng Giêng

4.00

03.01

Thuê chỗ để trưng bày – trong tháng Giêng

1.00

03.01

Bàn để bán sản phẩm

10.00*

03.01

Tờ rơi quảng cáo

5.00*

03.01

Biển hiệu ($10 và 2 x $2)

14.00*

04.01

Bán sản phẩm Tuần 1 - 15 x $1.50

22.50

11.01

Bán sản phẩm Tuần 2 - 22 x $1.50

33.00

18.01

Bán sản phẩm Tuần 3 - 23 x $1.50

34.50

25.01

Bán sản phẩm Tuần 4 - 20 x £1.50

30.00

26.01

Lương của tôi (5 giờ x 6 ngày x 4 tuần với mức $1/giờ)

$120.00

Tổng số

$1120.00

$122.00

$120.00

$878.00

Tháng: Năm:

Mô tả

Tiền vào trong kinh doanh

Tiền ra trong kinh doanh

Tiền tiêu ra của cá nhân

Cân bằng

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Tổng

Hóa đơn bán hàng

Ngày

Số hóa đơn

Đến:

Từ:

Số lượng

Mô tả

Giá đơn vị

Chi phí

Góp ý

Tổng phụ

Giảm giá

Thuế

Tổng đến hạn:

Khoản trả đến hạn:

Chi tiết tài khoản ngân hàng:

Lãi suất  % hàng năm sẽ được tính vào khoản trả chậm

Cắt ở đây

Tiền gửi

Tên khách hàng

Số hóa đơn:

Số đã trả:

(logo của bạn)                          Số đặt hàng ............................................................

Ngày đặt hàng ........................................................

Ngày dự định giao hàng...........................................

Tên người cung ứng:                                                Người mua (bạn):

...........................................                                                               ...........................................

...........................................                                                               ...........................................

...........................................                                                               ...........................................

Số sản phẩm

Mô tả sản phẩm

Số lượng

Đơn giá

Tổng số

Ghi chú:

Tổng

Thuế (% ... nếu được áp dụng )

Bưu phí/vận chuyển

Tổng nợ

Ngày ………………………………

Chi tiết

Biên nhận Có/không

Số tiền

Tổng

Trả  bởi  (điểm  chỉ  và  ký)  ………………………………………………………………………………

Nhận  bởi  (điểm  chỉ  và  ký)  ……………………………………………………………………………

Tháng:

Ngày

Chi tiết

Tiến mặt vào

Tiền mặt ra

Cân đối

Tổng tiền mặt còn lại

Tiền ban đầu                          Trừ đi tổng tiền                       = số tiền phải mặt còn lại                                                           thêm vào

Hóa đơn tiền tiêu vặt

Ngày

Tiền mặt ra

Chi tiết

Tiền mặt vào

Tổng số

Hóa đơn số

Ngày

Tiền mặt ra

Chi tiết

Tiền mặt vào

Tổng số

Hóa đơn số

Hóa đơn tiền tiêu vặt

Ngày

Tiền mặt ra

Chi tiết

Tiền mặt vào

Tổng số

Hóa đơn số

Địa chỉ liên lạc của người cung cấp/sản xuất:

Mô tả:

Giá trị và tiền cộng vào giá vốn

Góp ý:

Mua Bán

Ngày

Vào (B/F)

Ra

Cân đối

Ghi chú

Tổng số

Thu

Mô tả

Tổng

Tổng

Mô tả (ví dụ như hàng trữ trong kho, hàng tồn kho, nguyên vật liệu bán cho khách hàng, v.v...)

Tổng

Tổng chi phí bán

Lợi nhuận gộp (Tổng thu nhập trừ chi phí bán)

Mô tả (ví dụ như quảng cáo, bưu chính, nhiên liệu, v.v...)

Tổng

Tổng chi phí bán

Lợi nhuận gộp (Tổng thu nhập trừ chi phí bán)